Was sind die Vorteile von Verhaltens-richtlinien und eines Ethikkodex?

Um in der aktuellen regulatorischen Umgebung erfolgreich zu sein, ist es für ein Unternehmen entscheidend, eine  «Kultur des richtigen Handelns» zu fördern. Da die Europäische Union kontinuierlich Gesetze zur Bekämpfung von Fehlverhalten ergänzt und verfeinert, gehört die Vermeidung abschreckender Sanktionen wegen Gesetzesverstößen zu den wichtigsten Vorteilen der Verhaltensrichtlinien und eines Ethikkodes.

Es gibt jedoch viele weitere Gründe, Standards für das Verhalten Ihrer Mitarbeitenden festzulegen. Laut Deloitte: „Unternehmen, die positive Ethik tief in ihrer Kultur verankern, können gesunde Renditen durch die Loyalität von Mitarbeitenden und Kunden sowie den öffentlichen Respekt für ihre Marke erzielen, was sich in höheren Renditen für die Aktionäre niederschlagen kann.“ 

Der Ethics Index von Ethisphere zeigt, dass die 21 ethischsten Unternehmen der Welt einen vergleichbaren Index von Large-Cap-Unternehmen in den fünf Jahren bis Januar 2021 um 7,1 % übertrafen. Dies zeigt, dass Unternehmen, die in ihre Mitarbeitenden, ihre Kulturen und Gemeinschaften investieren, dies in Renditen für das Unternehmen und seine Stakeholder umwandeln können.

1. Was ist der Zweck von Verhaltensrichtlinien und eines Ethikkodex?

Verhaltensrichtlinien und ein Ethikkodex bieten einen Rahmen dafür, die Erwartungen eines Unternehmens, gegenüber seiner Stakeholder und deren Geschäftstätigkeiten, festzulegen. Der Kodex sollte Folgendes umfassen:

• Die Prinzipien des Unternehmens
• Ihre Standards
• Ihre Erwartungen an das ethische und moralische Verhalten aller, die mit dem Unternehmen in Verbindung stehen.

Es ist entscheidend, dass jeder die Mission und Werte des Unternehmens versteht, um eine einheitliche Belegschaft zu schaffen, die effektiv, produktiv und ethisch zusammenarbeitet. Der Ethikkodex und die Verhaltensrichtlinien vermitteln diese Verpflichtungen klar an alle relevanten Parteien.

2. Gibt es einen Unterschied zwischen einem Ethikkodex und den Verhaltensrichtlinien?

Viele verwenden die Begriffe Ethikkodex und Verhaltensrichtlinien als Synonym. Sie sind im Wesentlichen ähnlich, weisen jedoch auch Unterschiede auf. Beide basieren auf den Prinzipien, Werten und der Mission des Unternehmens, aber hier sind ihre Unterschiede:

Durch die Kombination beider Aspekte in Verhaltensrichtlinien und einem Ethikkodex können Sie sowohl Handlungen als auch Absichten positiv beeinflussen und eine robuste Compliance-Kultur schaffen.

3. Die Vorteile von Verhaltensrichtlinien und eines Ethikkodex

3.1 Baut einen guten Ruf auf

Ethische Grundsätze im Geschäftsleben sind wichtiger denn je. Kunden, Lieferanten, Aktionäre und andere Stakeholder erwarten, dass Unternehmen ihre Arbeit auf korrekte Weise erledigen.

Nach öffentlichkeitswirksamen Fällen unethischen Verhaltens wie den  LIBOR- und Enron-Skandalen stehen Unternehmen verstärkt unter Beobachtung, um Fehlverhalten konsequent zu beseitigen und Vertrauen zu wahren. 

Die Risiken, mit illegalem oder unethischem Verhalten in Verbindung gebracht zu werden, sind so groß, dass die aktive Schaffung eines ethischen Geschäftsumfelds unerlässlich ist. Dies hilft, einen guten Ruf in der Branche aufzubauen und das öffentliche Vertrauen in die Organisation zu stärken.

3.2 Steigert die Attraktivität des Unternehmens

Ein guter Ruf verstärkt die Wahrscheinlichkeit, dass ethisch orientierte Kunden bei Ihnen einkaufen. Wie Anna-Mieke Anderson, CEO der Greener Diamond Foundation, in einem Artikel für Forbessagt: 

„Die heutigen Verbraucher suchen nach ethischen, umweltfreundlichen Marken, die Menschen und den Planeten vor Profite stellen.“

Darüber hinaus investieren Aktionäre eher in Unternehmen, die eine klare Politik der Fairness und Nachhaltigkeit in einem Ethikkodex und Verhaltensrichtlinien verankert haben. Fehlt ein solcher Kodex oder solche Richtlinien, signalisiert dies, dass weniger Wert auf richtiges Handeln gelegt wird. Dies, wiederum, setzt das Unternehmen einem höheren Risiko für internes Fehlverhalten und dem damit verbundenen Reputationsschaden aus. 

3.3 Zieht herausragende Mitarbeiter an

Millennials stellen einen großen Teil der Belegschaft und sind eine Generation, die von einem Bedürfnis nach Ethik und Fairness in allen Lebensbereichen angetrieben wird. In ihrem Beruf möchten sie sicherstellen, dass ihr Arbeitgeber sich für Fairness und ein besseres Arbeitsumfeld einsetzt. 

Ihr Ethikkodex ist eine Möglichkeit, zu zeigen, dass Ihr Unternehmen diese Werte teilt. Dies macht Sie für potenzielle Mitarbeiter attraktiver. Unternehmen mit einer starken ethischen Haltung können sich die besten Talente auf dem Markt aussuchen, indem sie eine höhere Lebensqualität bieten als jene, die diese Prinzipien nicht fördern.

Dies gilt auch für die Bereiche Diversität und Inklusion. Wenn Ihr Kodex eine inklusive Haltung auf allen Ebenen Ihrer Organisation fördert, sind Sie eher in der Lage, die besten Talente zu gewinnen – unabhängig von Alter, Geschlechtsidentität, ethnischer Zugehörigkeit, sexueller Orientierung oder anderen demografischen Merkmalen. Ohne dieses Engagement verpassen Sie Talente, die das Gefühl haben, dass sie aufgrund ihres Hintergrunds nicht gleichbehandelt werden. 

3.4 Beweist Ihr gesellschaftliches Verantwortungsbewusstsein

Umwelt, Soziales und Unternehmensführung (ESG) sind die Schlüsselkriterien für nachhaltige Investitionen  im heutigen Markt. Das „S“ in ESG steht für soziale Aspekte, also wie ein Unternehmen seine Mitarbeiter behandelt und mit seiner Gemeinschaft umgeht. Es geht um das Wohlbefinden der Mitarbeiter und soziale Gerechtigkeit.

Ihr Verhaltenskodex und die Art und Weise, wie Sie diesen intern und extern fördern, dienen als Beweis für Ihre Absicht, ein faires und gerechtes Arbeitsumfeld zu schaffen. Bewegungen wie #MeToo und Black Lives Matter haben gezeigt, dass es noch viele Ungleichheiten gibt.

Unternehmen, die sich weigern, diese anzufechten und positive Veränderungen herbeizuführen, werden feststellen, dass verantwortungsbewusste Investoren sie meiden. Stattdessen bevorzugen diese Investoren Unternehmen, die eine proaktive Politik in Sachen sozialer Verantwortung und ethischer Grundsätze verfolgen.

3.5 Hilft bei der Offenlegung und dem Management von Interessenkonflikten

Die Marktmissbrauchsverordnung (MMVO) verlangt von Personen, die Empfehlungen zu Investitionen abgeben, dass sie  Interessenkonflikte im Rahmen ihrer Arbeit offenlegen. 

Wenn Sie diesin Ihre Verhaltensrichtlinien aufnehmen, sorgen Sie dafür, dass Mitarbeiter verstehen, warum die Einhaltung der Verordnung wichtig ist und welche Folgen ein Verstoß für sie und das Unternehmen hat. 

Fördern Sie eine offene Berichterstattung über Interessenkonflikte, indem Sie diese in Ihren Kodex aufnehmen. Dies schafft eine «Speak-Up Kultur» , die solche Erklärungen schätzt. Mitarbeiter sind ehrlicher, und Sie können die aufgeworfenen Probleme angehen, bevor sie zu Problemen führen.

3.6 Etabliert standardisierte Best Practices für internes Verhalten

Zentralisierte Verhaltensrichtlinien schaffen Klarheit darüber, wie interne Stakeholder ihre Pflichten wahrnehmen. Prozesse und Prinzipien, die für den internen Betrieb wichtig sind, können so standardisiert werden. 

Diese professionellen Standards umfassen das Onboarding, das Beschwerdeverfahren, die Untersuchung von Whistleblowing-Fällen, die Weisungskette, Arbeitsaufgaben und andere interne Abläufe. 

3.7 Etabliert standardisierte Best Practices für externes Verhalten

Ebenso kann Ihr Kodex Grenzen für externes Verhalten setzen, wie Vertraulichkeitsanforderungen, Schutz des geistigen Eigentums, Kommunikationsprotokolle mit Kunden und mehr. 

Dies stellt sicher, dass Mitarbeiter stets integer handeln. Sie schaffen nicht nur ein gesetzeskonformes und faires Umfeld innerhalb des Büros, sondern halten sich auch außerhalb des Unternehmens an diese Grundsätze. 

Ihr Kodex sollte auch das Verhalten von Mitarbeitern außerhalb der Organisation abdecken. So können Sie das Risiko des Missbrauchs von geschützten Unternehmensmaterialien oder anderer Aktivitäten minimieren, die das Verhältnis zwischen Unternehmen und Kunden schädigen könnten. 

3.8 Verbessert die Einhaltung von Vorschriften

Es gibt viele Vorschriften und Richtlinien, an die sich Unternehmen halten müssen. Für Compliance-Abteilungen gehört es zum Alltag, über die Feinheiten der EU-Gesetzgebung auf dem Laufenden zu bleiben. Andere Mitarbeiter hingegen lesen in der Regel keine umfangreichen juristischen Dokumente.

Ihr Ethikkodex und Ihre Verhaltensrichtlinien sind die Orte, an denen Sie die wesentlichen Compliance-Themen klar darstellen. Beispielsweise wird dort erläutert, wie  Gespräche im Rahmen der MiFID-II-Anforderungen aufzuzeichnen sind oder was zu tun ist, wenn ein Mitarbeiter in eine Insiderliste aufgenommen wird. 

4. Wie man einen Ethikkodex und Verhaltensrichtlinien fördert

4.1 Verpflichtungen der Mitarbeiter klar und ausführlich erklären

Gesetzestexte können für Personen, die nicht daran gewöhnt sind, sie zu lesen, schwer verständlich sein. Daher sollte Ihr Kodex die Handlungspunkte von MMVO, MiFID II, der EU-Hinweisgeberschutz -Richtlinie  und anderen relevanten Dokumenten in einem klaren, verständlichen Format präsentieren. 

4.2 Richtlinien und Vorgaben an alle Mitarbeiter kommunizieren

Ihr Kodex sollte allen Mitarbeitern zugänglich gemacht und von ihnen gelesen werden. Dies stellt sicher, dass sie sich ihrer Verantwortung in Bezug auf den Kodex und ihr Verhalten innerhalb der Organisation bewusst sind.

Speichern Sie das Dokument in einer gemeinsamen digitalen Arbeitsumgebung und verlangen Sie von den Mitarbeitern eine Erklärung, dass sie es gelesen und verstanden haben. Fügen Sie in regelmäßige Schulungen einen Überblick über den Kodex ein, um ihn in den Köpfen der Mitarbeiter präsent zu halten.

Der Kodex sollte auch Teil des Willkommenspakets für neue Mitarbeiter sein. 

4.3 Das Protokoll zur Meldung fragwürdiger ethischer Standards erklären

Indem Sie zeigen, dass Sie hohe ethische Standards schätzen, ermutigen Sie die Mitarbeiter, Verhaltensweisen zu melden, die nicht den Erwartungen entsprechen. Dies erfordert einen robusten HInweisgeber-Prozess, der den Anforderungen der EU-Hinweisgeberschutz -Richtlinie entspricht.

Sie müssen die Mitarbeiter darüber informieren, wie sie eine Meldung einreichen, welche  Meldekanäle  Sie verwenden, wie die Vertraulichkeit der Meldungen gewährleistet wird und wie Sie sie vor Repressalien schützen , falls ihre Identität bekannt wird. 

4.4 Verfahren zur Untersuchung von Anschuldigungen und Verhängung von Sanktionen schaffen

Es ist wichtig, eine Richtlinie für die Untersuchung von Hinweisgeber-Meldungen zu erstellen. Dazu gehört die Ernennung einer unabhängigen Person oder Abteilung, die den Eingang der Meldung innerhalb von sieben Tagen bestätigen und die Ergebnisse der Untersuchung innerhalb von drei Monaten zurückmelden muss. Außerdem sollten Sanktionen für Personen festgelegt werden, die unethisch gehandelt haben.

5. Häufig gestellte Fragen

5.1 Was sind gute Verhaltensrichtlinien?

Gute Verhaltensrichtlinien sind so geschrieben, dass sie für Ihre Mitarbeiter leicht verständlich sind und die zentralen Werte und die Mission Ihres Unternehmens klar zum Ausdruck bringen. Er sollte auch Ihre Erwartungen an das Verhalten und die ethischen Verpflichtungen Ihrer Belegschaft enthalten. 

5.2 Was ist ein Beispiel für Verhaltensrichtlinien?

Ein Beispiel finden Sie im Ethikkodex und den Verhaltensrichtlinien von Euronext . Der Kodex und die Richtlinien zeigen klar, wie sehr das Unternehmen ethisches Verhalten schätzt, beginnend mit Informationen darüber, wie Verstöße gegen den Kodex gemeldet werden können. Die prominente Platzierung dieser Informationen beruhigt potenzielle HInweisgeber, da sie sehen, dass das Unternehmen Berichte ermutigt und wertschätzt und diejenigen, die sich äußern, nicht diskriminiert.

Der Ethikkodex und die Verhaltensrichtlinien von Euronext legen die wichtigsten Risikobereiche des Unternehmens sowie die erwarteten Verhaltensweisen der Mitarbeiter dar. Darüber hinaus kommunizieren sie auch die Verantwortung des Unternehmens gegenüber seinen Mitarbeitern, was zeigt, dass ethisches Verhalten in beide Richtungen funktioniert.

5.3 Verbessert ein Ethikkodex und Verhaltensrichtlinien die Verantwortlichkeit?

Ja, ein Ethikkodex und Verhaltensrichtlinien helfen, die Verantwortlichkeit zu verbessern, können dies jedoch nicht isoliert erreichen. Sie müssen einen Teil einer Compliance-Kultur sein, in der es als positiv angesehen wird, sich zu äußern und das Richtige zu tun. Das Beispiel muss von oben gegeben werden. Die Mitarbeiter müssen sehen, dass sich Führungskräfte ethisch verhalten, damit sie glauben, dass die Organisation es mit ihrer ethischen Haltung ernst meint.

6. Fazit

Die Vorteile eines Ethikkodex und Verhaltensrichtlinien sind so zahlreich, dass es unverzichtbar ist, diese für Ihre Organisation zu erstellen – von der Verbesserung der Attraktivität Ihres Unternehmens für Investoren bis hin zur Vermeidung von Bußgeldern seitens der Aufsichtsbehörden. Ihr Ethikkodex ist ein wesentlicher Bestandteil Ihrer Strategie. 

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7. Referenzen und weitere Artikel

• How to write a conflict of interest policy + template
• How to create a compliance communication strategy
• How to write a code of conduct
• Why you should allow anonymous reporting
• How to prevent unethical behaviour