Vilka är fördelarna med att ha en etik- och uppförandekod?

Att skapa en kultur där rättvisa och etik genomsyrar hela organisationen är avgörande för att lyckas i dagens komplexa regleringsmiljö. EU fortsätter att utveckla lagstiftning för att bekämpa oegentligheter, och en av de största fördelarna med en etik- och uppförandekod är att den hjälper företag att undvika stränga sanktioner för regelbrott. 

Det finns dock fler skäl att etablera tydliga riktlinjer för medarbetares beteende. Deloitte påpekar att ”företag med en stark etisk kultur kan dra nytta av lojala medarbetare, engagerade kunder och ett respekterat varumärke – faktorer som i sin tur kan leda till ökad avkastning för aktieägarna.” 

Ethisphere Ethics Index visar att världens 21 mest etiska företag överträffade ett jämförbart index för stora bolag med 7,1 % under de fem åren fram till januari 2021. Detta bekräftar att företag som investerar i sina medarbetare, sin kultur och sitt samhällsansvar kan omsätta detta i konkret affärsmässig framgång – till fördel för både företaget och dess intressenter. 

1. VVad är syftet med en etik- och uppförandekod?

En uppförandekod och etiska riktlinjer utgör ett ramverk som definierar hur ett företag förväntar sig att alla dess intressenter ska agera i relation till verksamheten. Koden bör omfatta: 

• Organisationens grundläggande principer 

• Normer och riktlinjer 

• Förväntningar på etiskt och moraliskt beteende hos alla med anknytning till företaget 

Att säkerställa att alla förstår företagets uppdrag och värderingar är avgörande för att skapa en enhetlig och samarbetsinriktad arbetsstyrka. En tydlig etik- och uppförandekod kommunicerar dessa förväntningar till samtliga relevanta parter och bidrar till en mer etisk, produktiv och effektiv arbetsmiljö. 

2. Är det någon skillnad mellan en etisk kod och en uppförandekod? 

Många använder begreppen etisk kod och uppförandekod synonymt. De är i stort sett likadana, men det finns också vissa skillnader. Du baserar båda på organisationens principer, värderingar och uppdrag, men här skiljer de sig åt: 

Genom att kombinera de två i en etik- och uppförandekod säkerställer du att både handlingar och intentioner påverkas på ett positivt sätt, vilket skapar en stark efterlevnadskultur. 

3. Fördelar med en uppförandekod och etisk kod

3.1 Bygger ett gott rykte 

Etiska principer inom näringslivet är viktigare än någonsin. Kunder, leverantörer, aktieägare och andra intressenter förväntar sig att organisationer agerar ansvarsfullt och korrekt. 

Efter uppmärksammade skandaler som LIBOR-manipulationen och Enrons kollaps utsätts företag för ökad granskning för att motverka oegentligheter och stärka sin trovärdighet. 

Att förknippas med olagligt eller oetiskt beteende innebär stora risker. Därför är det avgörande att aktivt arbeta för en etisk affärsmiljö – det stärker organisationens rykte inom branschen och ökar allmänhetens förtroende. 

3.2 Ökar företagets attraktivitet

Ett starkt rykte gör att etiskt medvetna kunder blir mer benägna att välja just ditt företag. Som Anna-Mieke Anderson, VD för The Greener Diamond Foundation, uttrycker det i en artikel för Forbes: 

"Dagens konsumenter söker etiska, miljövänliga varumärken som prioriterar människor och planeten framför vinster." 

Även investerare föredrar företag med tydliga riktlinjer för rättvisa och hållbarhet, förankrade i en etik- och uppförandekod. Avsaknaden av en sådan kod kan signalera en brist på engagemang för ansvarsfullt företagande, vilket ökar risken för interna oegentligheter och skadar företagets anseende. 

3.3 Lockar de bästa medarbetarna

Millennials utgör en betydande del av arbetskraften och drivs av en stark vilja att verka för etik och rättvisa i alla aspekter av livet. På arbetsplatsen söker de arbetsgivare som aktivt främjar rättvisa och en positiv arbetsmiljö. 

En tydlig etisk kod visar att ditt företag värdesätter dessa principer, vilket gör det mer attraktivt för kvalificerade kandidater. Organisationer med en stark etisk grund har bättre förutsättningar att rekrytera toppkompetens genom att erbjuda en arbetsplats där värderingar och integritet står i fokus. 

Detta gäller även inom mångfald och inkludering. En kod som uppmuntrar en inkluderande kultur på alla nivåer i företaget ökar chanserna att locka de bästa kandidaterna, oavsett ålder, könsidentitet, etnicitet, sexuell läggning eller andra bakgrundsfaktorer. Utan ett sådant åtagande riskerar ni att förlora talanger som inte känner sig välkomna eller rättvist behandlade. 

3.4 Bevisar ert samhällsansvar

Miljö, sociala frågor och bolagsstyrning (ESG) är avgörande faktorer för hållbara investeringar på dagens marknad. Den sociala aspekten inom ESG fokuserar på hur företag tar hand om sina anställda och engagerar sig i samhället, med särskild betoning på medarbetarnas välbefinnande och social rättvisa. 

Din uppförandekod, tillsammans med hur den kommuniceras internt och externt, fungerar som ett tydligt bevis på företagets åtagande att skapa en rättvis och inkluderande arbetsplats. Rörelser som #MeToo och Black Lives Matter har belyst de kvarstående ojämlikheter som finns i samhället och på arbetsplatser. 

Företag som inte aktivt arbetar för att främja social rättvisa och positiv förändring riskerar att förlora investerares och aktieägares förtroende. Ansvarsfulla investerare söker i allt högre grad bolag som har en tydlig och proaktiv policy för socialt ansvar och etiska affärsprinciper. 

3.5 Hjälper till att rapportera och hantera intressekonflikter

Marknadsmissbruksförordningen (MAR) kräver att personer som ger investeringsrekommendationer redovisar eventuella intressekonflikter som kan uppstå i samband med deras arbete. 

Genom att införa detta i din uppförandekod säkerställer du att medarbetarna förstår vikten av att följa förordningen samt de konsekvenser det kan få för både dem själva och företaget. 

Uppmuntra öppen rapportering av intressekonflikter genom att inkludera detta i din kod. På så sätt skapar du en kultur där sådana deklarationer uppskattas. Medarbetarna kommer troligen att vara mer ärliga, vilket ger dig möjlighet att hantera potentiella problem innan de eskalerar. 

3.6 Skapar standardiserade bästa praxis för internt beteende

Genom att implementera en centraliserad uppförandekod elimineras oklarheter kring interna intressenters förståelse av sina skyldigheter. Du kan standardisera de processer och principer som är avgörande för företagets interna verksamhet. 

Dessa professionella standarder inkluderar bland annat introduktionsprocesser, klagomålsrutiner, utredningar av visselblåsartillslag, befälsordning, arbetsuppgifter och andra viktiga delar av dina interna arbetsprocesser. 

3.7 Skapar standardiserade bästa praxis för externt beteende

På samma sätt kan din uppförandekod sätta riktlinjer för externt beteende, såsom sekretesskrav, skydd av immateriella rättigheter, protokoll för kundkommunikation och mer. 

Detta garanterar att medarbetarna alltid agerar med integritet. De upprätthåller inte bara en korrekt och rättvis arbetsmiljö utan följer också dessa principer utanför kontoret. 

Din kod bör omfatta de anställdas beteende utanför organisationen för att förhindra att privat information läcker ut eller att skyddat företagsmaterial används. Detta bidrar till att minska risken för aktiviteter som kan skada företagets relationer med sina kunder.

3.8 Förbättrar efterlevnaden

Det finns många förordningar och direktiv som organisationer måste följa, och det är en del av efterlevnadsavdelningens ansvar att hålla sig uppdaterad om EU:s lagstiftning. 

För många anställda är det osannolikt att de kommer att läsa omfattande juridiska dokument. Därför är en etik- och uppförandekod den bästa platsen för att tydligt beskriva viktiga efterlevnadsområden, som att spela in handelssamtal enligt MiFID II eller hantera anställda som läggs till på en insiderlista. 

4. Hur man främjar en etik- och uppförandekod

4.1 Förklara tydligt och grundligt medarbetarnas åtaganden

Lagstiftning kan vara svårt att förstå för dem som inte är vana vid att läsa den. Därför bör din kod sammanfatta åtgärdspunkterna i MAR, MiFID II, EU:s visselblåsardirektiv och andra relevanta dokument på ett tydligt och lättbegripligt sätt.  

4.2 Kommunicera policyn och riktlinjerna till alla anställda

Det är viktigt att göra din kod tillgänglig för alla anställda och kräva att de läser den, för att säkerställa att de förstår sitt ansvar för koden och sitt beteende inom organisationen. Lägg upp dokumentet på en gemensam digital plattform och be medarbetarna skriva under en bekräftelse på att de har läst och förstått det, samt inkludera en översikt av koden i de regelbundna utbildningarna för att hålla den aktuell.  

Koden bör också ingå i välkomstpaketet för nyanställda. 

4.3 Förklara protokollet för rapportering av tvivelaktiga etiska standarder 

Genom att visa att du värdesätter hög etisk standard uppmuntrar du medarbetare att rapportera beteende som inte uppfyller förväntningarna. Detta kräver en robust visselblåsarprocess som uppfyller kraven i EU Whistleblowing Directive. 

Du måste informera medarbetare om hur de gör en anmälan, vilka rapporteringskanaler som används, konfidentialitet vid hantering av rapporter och hur du skyddar dem från vedergällning efter att de lämnat in sin anmälan om deras identitet upptäcks. 

4.4 Skapa rutiner för att utreda anklagelser och utdöma påföljder

Du bör etablera en policy för hur företaget hanterar visselblåsarrapporter. Policyn bör omfatta en oberoende person eller avdelning som bekräftar mottagandet av rapporten inom sju dagar och återkopplar med utredningens resultat inom tre månader. Dessutom bör det finnas rättsliga påföljder för dem som bedöms ha agerat oetiskt. 

5. Vanliga frågor

5.1 Vad är en bra uppförandekod?

En effektiv uppförandekod är tydlig och lätt att förstå för dina medarbetare, och kommunicerar klart företagets kärnvärden och mission. Den beskriver också tydligt dina förväntningar på beteende och de etiska ansvar som medarbetarna har.  

5.2 Vad är ett exempel på en uppförandekod?

Ett exempel på en tydlig uppförandekod och etiska regler är Euronexts, som klart visar hur mycket företaget värdesätter etiskt beteende. Koden inleds med information om hur man rapporterar överträdelser, vilket ger potentiella visselblåsare förtroende genom att tydligt visa att företaget uppmuntrar och värdesätter rapportering och inte kommer att diskriminera dem som säger ifrån. 

I Euronexts uppförandekod och etiska regler framgår också de viktigaste riskområdena för verksamheten samt företagets förväntningar på de anställdas beteende. Dessutom betonas företagets ansvar, vilket visar att etiskt beteende förväntas och respekteras på alla nivåer. 

5.3 Förbättrar en uppförandekod ansvarsskyldigheten?

Ja, en uppförandekod och etiska regler spelar en viktig roll för att förbättra ansvarstagandet, men de räcker inte på egen hand. De måste vara en del av en kultur för efterlevnad där det uppmuntras att säga ifrån och agera rätt. Exemplet måste komma från ledningen, och de anställda måste se att cheferna agerar etiskt för att verkligen tro på organisationens engagemang för etiska principer. 

6. Slutsats

Att ha en etisk kod och uppförandekod medför många fördelar och är avgörande för din organisation. Det stärker företagets attraktionskraft för investerare och hjälper till att undvika straffavgifter från tillsynsmyndigheter, vilket gör den etiska koden till en central del av din strategi. 

För att ytterligare förbättra efterlevnaden och uppmuntra medarbetarna att rapportera oetiskt beteende med tryggheten att de kommer att bli hörda och skyddade kan du använda IntegrityLog. Det här online verktyget behandlar rapporteringar i enlighet med GDPR och EU:s visselblåsardirektiv, bevarar sekretessen och påminner utredare om kommande deadlines. Begär en gratis demo för ditt företag idag. 

7. Referenser och vidare läsning

• How to write a conflict of interest policy + template
• How to create a compliance communication strategy
• How to write a code of conduct
• Why you should allow anonymous reporting
• How to prevent unethical behaviour