6 beprövade sätt att förebygga oetiskt beteende på arbetsplatsen

Enligt en nyligen genomförd undersökning är 15 % av anställda i Europa medvetna om oetiskt beteende på sina arbetsplatser. Detta innebär dock inte att de alltid är villiga att rapportera detta beteende. I Tyskland erkände nästan en fjärdedel av de anställda (23 %) att de aldrig skulle eskalera sina bekymmer. Detta visar tydligt att det behövs en kulturförändring för att uppmuntra medarbetare att rapportera oetiskt beteende. 

Inom EU måste företag främja fördelarna med att rapportera oetiskt beteende för både medarbetare och företag. Lyckligtvis finns det flera sätt att förebygga oetiskt beteende och uppmuntra rapportering av missförhållanden. 

Det är inte bara viktigt att uppmuntra en etisk kultur där anställda kan säga ifrån, utan företag, styrande organ och myndigheter bör göra allt de kan för att visa att de är fast beslutna att utrota olagliga metoder från sina arbetsplatser. Det mest övertygande skälet till detta är EU:s direktiv om visselblåsning, men det är inte det enda. 

Mer än hälften av invånarna i EU (52 %) tror till exempel att offentliga upphandlingskontrakt vinns genom mutor och personliga kontakter snarare än genom verklig konkurrens. Detta minskar förtroendet för dessa myndigheter och endast en gemensam satsning på att motverka oetiskt beteende kan bidra till att ändra den uppfattningen. 

1.  Vad är oetiskt beteende på arbetsplatsen?

Oetiskt beteende på arbetsplatsen är allt beteende som inträffar på en arbetsplats och strider mot de accepterade moraliska normerna för den arbetsmiljön. Ofta handlar det om handlingar som på något sätt gynnar förövaren på bekostnad av kollegor, organisationen, dess kunder eller allmänheten i stort. I de flesta fall är detta beteende olagligt, men det kan också referera till handlingar som anses vara omoraliska eller olämpliga av kollegor. 

Syftet med EU:s visselblåsardirektiv är att stödja anställda och andra intressenter inom organisationer att rapportera om överträdelser av EU-lagstiftningen. I takt med att medlemsländerna genomför direktivet i sin lokala lagstiftning bedriver dessutom organ som Transparency International lobbyverksamhet för att de ska utvidga omfattningen av oetiskt beteende till att även omfatta nationell lagstiftning. 

2. Sex sätt att förebygga oetiskt beteende på arbetsplatsen

2.1 Skapa en uppförandekod 

Medarbetare förväntas agera etiskt, men vad etiskt beteende innebär kan variera från person till person. För att säkerställa att alla inom organisationen förstår vad som förväntas av dem, bör en detaljerad uppförandekod tas fram. Denna kod ska ange vad som är acceptabelt och vad som inte är det i olika situationer på arbetsplatsen. 

Till exempel kan uppförandekoden innehålla riktlinjer för hur utlägg ska redovisas för att förhindra att medarbetare använder företagets pengar för personliga utgifter. 

2.2 Se över uppförandekoden regelbundet

Din uppförandekod eller etiska kod bör vara ett organiskt dokument som du kan uppdatera i medarbetarhandboken när det är lämpligt. Det är bra att gå igenom den varje år med medarbetarna och se vad som fungerar, vad som behöver förbättras och vad som behöver läggas till för att spegla den ständigt föränderliga miljön på arbetsplatsen.  

Låt alla medarbetare läsa den uppdaterade versionen och skicka tillbaka en bekräftelse på att de har förstått dokumentet och hur det påverkar dem. Att låta dem bidra till uppförandekoden skapar en känsla av delaktighet och motiverar dem att följa den.  

2.3 Förstärk konsekvenserna för oetiskt beteende

Förutom att betona vikten av etiskt beteende, måste konsekvenserna för de som bryter mot uppförandekoden vara tydliga. När någon bryter mot uppförandekoden bör detta hanteras snabbt och effektivt. Det kan innebära varningar eller till och med uppsägning om detta krävs av koden. Om det inte finns några konsekvenser för att bryta mot koden kan det skapa en uppfattning om att oetiskt beteende kan passera utan åtgärder. 

2.4 Anställ rätt personer

För att skapa en etisk arbetsmiljö är det viktigt att anställa rätt personer. Detta innebär att rekryteringsprocessen bör innehålla ett etiskt element. Kolla referenser noggrant och se till att de stämmer. Om referenserna visar att en kandidat har agerat oetiskt tidigare, bör detta vara en varningssignal. 

Genom att använda etik som en nyckelfaktor i beslutsfasen av din rekryteringsprocess kan du bidra till att förhindra framtida oetiskt beteende. 

2.5 Bygg en lojal gemenskap

Ju mer medarbetarna känner sig engagerade i sitt arbete och uppskattade av företaget, desto mer sannolikt är det att de agerar i företagets bästa intresse. Lojala medarbetare är avgörande för ett företag. Om de inte känner någon samhörighet är det lättare att motivera oetiska handlingar på arbetsplatsen.  

Involvera medarbetarna i uppförandekoden, uppmuntra dem att uttrycka sin oro, lyssna på dem, lugna dem och se till att det finns en god tvåvägskommunikation för att öka lojaliteten och minska risken för oetiskt beteende. 

2.6 Implementera övervaknings- och rapporteringssystem

Med så många olika lagar att hålla i minnet hela tiden och med ekonomiska påföljder för både juridiska och fysiska personer som bryter mot dem, kan det vara avgörande att implementera övervaknings- och rapporteringssystem för att upprätthålla efterlevnaden.  

Här ger vi dig en lista över system som du kan implementera för att säkerställa en etisk arbetsplats:   

2.7 Främja dina värderingar och ge ett gått exempel

I era bolagsdokument bör ni se till att era värderingar innehåller hänvisningar till etik, integritet, ärlighet och liknande termer, men ni bör också själva gestalta dessa värderingar. Om ledningen agerar på ett etiskt sätt, fattar etiska beslut och lever som de lär, uppmuntrar detta medarbetarna att följa exemplet. 

2.8 Belöna etiskt beteende

För att främja medarbetarnas lojalitet och säkerställa engagemang och samhörighet med företaget bör du belöna deras arbete. Om medarbetarna får uppskattning för sina insatser är det mindre sannolikt att de utnyttjar oetiska alternativ.  

Några av de sätt du kan visa uppskattning på är att ge bonusar, halvdagar eller andra incitament för framgångsrika arbetsmetoder. 

2.9 Bjud in motiverande talare

Demotivation kan leda till en mängd olika problem inom en organisation. Ett av resultaten av detta kan vara en ökad risk för att ägna sig åt oetiskt beteende. Genom att bjuda in motivationstalare kan du inspirera dina medarbetare och få dem att bli mer entusiastiska inför jobbet.  

Dessutom kan dessa motivationstalare till och med ta upp ämnet etik för att ytterligare sprida budskapet om din intention att främja ett gott etiskt beteende och utrota oetiska aktiviteter. 

2.10 Erbjuda etikutbildning

Som en uppföljning till motivationsföreläsningar kan en fullständig utbildning i etik vara ett effektivt sätt att uppmuntra era anställda att fatta rätt beslut för sina kollegors och företagets bästa. 

Att hjälpa anställda att förstå vikten av visselblåsning och hur det gynnar samhället i stort är ett bra exempel. Ni kan också prata om processen för att göra en rapportering, hur visselblåsare vars identitet har avslöjats ska bemötas och vilka steg organisationen tar för att följa upp rapporterna. Detta hjälper medarbetarna att förstå konsekvenserna av oetiskt beteende, samtidigt som det uppmuntrar dem att rapportera om de upptäcker oegentligheter. De kommer känna sig trygga i vetskapen om att de blir lyssnade på och skyddade.  

2.11 Implementera ett system för att rapportera oetiskt beteende

Att införa en visselblåsarpolicy ger en vägledning för potentiella rapportörer och hjälper dem att förstå hur de kan göra en rapportering samt vilka steg som följer därefter. Policyn bör försäkra rapportörerna om att företaget stöttar dem och att de kan förbli anonyma. Det signalerar också att företaget kommer att hålla dem informerade om utredningens framsteg och resultat samt vidta lämpliga åtgärder. 

3. Vanliga frågor

3.1 Vilka arbetsplatser kan orsaka oetiskt beteende?

Oengagerade medarbetare kan vara mer benägna att begå oetiska handlingar eftersom de känner mindre samhörighet med företaget och mindre skuldkänslor för att ha utnyttjat det. Dessutom kan tråkighet leda till att beteendet blir konkurrensdrivande. I det här fallet kan medarbetarna försöka ta genvägar för att få en fördel. En annan arbetsmiljö där oetiskt beteende kan frodas är när ledningen agerar oetiskt och föregår med dåligt exempel. 

3.2 Vad är de vanligaste formerna av oetiskt beteende på arbetsplatsen?

Enligt Ethical Resource Centre är de fem vanligaste formerna av oetiskt beteende: 

• Missbruk av arbetstid 
• Aggressivt beteende 
• Stöld av anställda 
• Att ljuga för kollegor 
• Överträdelse av företagets internetpolicy 

4. Slutsats

Att låta oetiskt beteende frodas på arbetsplatsen kan leda till dålig produktivitet, förlust av företagets resurser, brottslig verksamhet och skada på ditt varumärke. Det är orättvist mot kollegor, företaget, kunderna och till och med allmänheten i många fall. Det kan leda till problem med efterlevnad av lagar och regler och skapa en skadlig miljö på arbetsplatsen. Genom att införa övervaknings- och rapporteringssystem kan du visa ditt engagemang för etiskt beteende och för att avslöja och undanröja oegentligheter.  

IntegrityLog är ett automatiserat rapporteringssystem för visselblåsning som är förenligt med EU:s visselblåsningsdirektiv och som gör det enkelt att rapportera och följa upp. Begär en demo av IntegrityLog eller en 14-dagars gratis testperiod för ditt företag idag. 

5. Källor och vidare läsning

• How to investigate a whistleblowing report
• All about whistleblowing channels
• How to encourage whistleblowing
• How to stay compliant with MAR and MiFID II 
• How to develop a compliance strategy