Hur man uppmuntrar visselblåsning (och varför det är nyckeln till efterlevnad)

Att veta hur man uppmuntrar visselblåsning är avgörande för organisationer i både offentlig och privat sektor. Det bidrar till en positiv företagskultur och hjälper till att säkerställa överensstämmelse med förordningar som den nya EU-direktivet om visselblåsning. 

Det finns också ett övertygande ekonomiskt fall för att avslöja oegentligheter. Korruption inom EU-länder sägs kosta upp till €120 miljarder varje år, en siffra som motsvarar 1% av unionens hela BNP. Inom området offentlig upphandling uppskattar samma forskning att offentliga kontrakt kan kosta upp till 15% mer än de borde på grund av bedrägeri och ekonomiskt oegentligt förfarande. 

Inom privat sektor sade 37% av EU-företagen att korruption hade varit ett problem för dem när det gäller att handla effektivt. Oavsett vilken sektor du arbetar inom, är uppmuntran till visselblåsning nyckeln till att utrota denna oegentlighet och skapa ett jämbördigt spelplan. 

1. Varför är visselblåsning viktigt? 

Det finns många skäl till varför uppmuntran till visselblåsning och hantering av den på ett effektivt och proaktivt sätt är viktigt. De inkluderar:  

1.1 Efterlevnad

Senast december 2021 måste alla EU-medlemsstater införliva EU:s visselblåsardirektiv (direktiv 2019/1937) i lag. Detta kräver att organisationer med 50 eller fler anställda måste utföra vissa åtgärder och hålla sig till de två nedanstående deadlines.

1.2 Högre anställdas moral

En av anledningarna till att många potentiella visselblåsare inte kommer fram med avgörande information är att de är rädda för att göra det eller att de känner att det är meningslöst. Detta skapar en kultur av undertryckning och skrämsel. Anställda känner att de måste vara medskyldiga till felaktigheter och att ingenting kommer att förändras. 

Företagsledaren Margaret Heffernan anmärker att ett företag där en chef nästan avgick för att han valde avslöja ett sexuella övergrepp i organisationen. Han uppmuntrades dock att dela sin historia på ett säkert sätt, rovdjuret avskedades och exekutiven befordrades. Resultatet, säger Heffernan, var att "hela företaget såg vad som hände och började tro att förändring var möjlig." 

1.3 Bättre varumärkesreputation

Att uppmuntra visselblåsning internt ger varumärket ifråga chansen att agera snabbt och beslutsamt. Att upptäcka ett problem tidigt, eller till och med förekomma ett, och justera systemen för att motverka det visar hur seriöst ett företag tar efterlevnadsfrågor. Att utveckla denna företagskultur gör det mer troligt att företaget ses som en kraft för positiv förändring, och minskar sannolikheten att bli indragen i en skandal.  

Faktum är att många organisationer har chansen att skydda sitt rykte men väljer att ignorera visselblåsare. Resultatet av detta är ofta att den rapporterande personen blir frustrerad och talar med pressen, vilket skadar företaget. PR-experten Dorothy Crenshaw hävdar att: "de flesta [visselblåsare] rapporterar problem eller övergrepp till de ansvariga, och ofta upprepade gånger. De vänder sig vanligtvis inte till pressen förrän de har uttömt andra vägar."  

Hon citerar exemplet med WeWork, det kommersiella fastighetsföretaget, som betalade av en visselblåsare för att förhindra att påståenden om sexuella trakasserier, lönediskriminering och olaglig droganvändning i företaget blev offentliga. Hade företaget hanterat anklagelserna internt vid den tiden, hade det kanske undvikit den stora skandalen som uppstod när informationen om de ursprungliga påståendena och den efterföljande mörkläggningen framkom.  

1.4 Skydd av kunder och skattebetalare

Ekonomiska oegentligheter är kostsamma för företag inom privat sektor, och finansiering av detta underskott kan leda till att kunderna får bära bördan av höjda priser vid anskaffning av varor eller tjänster. Minskade vinster kan också negativt påverka aktieägares utdelningar. Inom offentlig sektor leder korruption i upphandling till att styrande organ betalar för mycket för kontrakt. Detta innebär ett onödigt slöseri med skattebetalarnas pengar. 

Ett svar på att avslöja korruption i båda sektorerna är att uppmuntra visselblåsare att avslöja detta beteende var de än hittar det. Ju fler rapporter anställda gör, desto lättare är det att utrota oegentligheter och skapa bättre värde för pengarna för kunder och allmänheten i allmänhet. 

2. Hinder för visselblåsning  

Även om visselblåsning är det rätta att göra och det kanske redan finns system på plats, kan det finnas hinder för att anställda kommer fram med den information de har hittat. Dessa inkluderar:  

• Brister i förtroendet för organisationens system. Det kan vara att de inte tror att ledningen kommer att lyssna, eller att de inte förväntar sig att deras rapport leder till effektiva åtgärder. 
• Rädsla för repressalier. Ännu värre än att bli ignorerad, vissa anställda tror att de kan möta straff eller andra konsekvenser för att avslöja olaglig aktivitet inom företaget. Repressalier kan inkludera degradering, trakasserier, avsked, begränsade karriärmöjligheter inom företaget eller andra åtgärder som företaget kan vidta för att 'bestraffa' visselblåsaren. Visselblåsaren bör inte känna någon rädsla för vedergällning. 
• Rädsla för alienation. I de fall där företaget accepterar rapporten, kan det leda till förändringar i arbetsrutiner eller bestraffningar för förövaren eller kollegor som var en aktiv del av det bedrägliga beteendet. Den potentiella visselblåsaren kan avskräckas från att göra sin rapport om de är oroliga för att kollegor kommer att isolera dem, ignorera dem eller till och med göra deras liv obehagligt som svar på rapporten. 

3. Hur man uppmuntrar visselblåsning

Med EU-direktivet om visselblåsning i sikte är det viktigt att se till att din organisation är redo att följa de nya reglerna. Här är stegen du behöver ta nu: 

3.1 Främja en speak-up-kultur

En speak-up-kultur (eller en 'visselblåsarkultur') måste vara det första steget mot transparens. Att låta personalen veta att de kan närma sig linjechefer och andra företagsledare för att diskutera alla bekymmer eller problem är nyckeln till att uppmuntra fri informationsflöde. 

Inte bara bör anställda känna att de kan prata med ledningen om oro, de bör också aktivt uppmuntras att omedelbart signalera allt oroande de stöter på under sin arbetsdag. Omedelbar rapportering är det bästa sättet att stoppa oegentligheter från att bli stora problem. Detta bör ses som ett positivt steg på arbetsplatsen och firas som sådant.  

3.2 Få godkännande från toppledningen

Du kan inte uppnå en tala-ut-kultur om ledningen inte stödjer den. Kulturen måste spridas genom hela organisationen på varje nivå, från VD till praktikant, för att ses som trolig och effektiv. Om ledningen inte köper in i policyn och öppet stödjer etiskt beteende, är det minimala chanser att anställda känner sig tillräckligt trygga för att rapportera. 

3.3 Införa tydliga procedurer

Från uppförandekoder till att inrätta interna mekanismer för rapportering, det finns mycket arbete att göra för att möjliggöra visselblåsning. 

Rätt plats att börja är att implementera ett internt rapporteringssystem som krävs av EU:s Visselblåsardirektiv. Detta system bör skydda konfidentialiteten för den rapporterande personen och alla tredje parter de nämner, oavsett om de är stödjande kollegor eller individer som står inför en anklagelse om felaktigt agerande. 

Efter rapporten bör organisationen bekräfta mottagandet inom sju dagar och ge feedback inom tre månader om resultatet av organisationens undersökning av rapporten. Feedback kan indikera genomförda uppföljningsåtgärder eller planerade åtgärder för att rätta till problemet. 

Som organisation bör du ha en kompetent, oberoende person på plats för att ta emot rapporter, samt för att undersöka de problem som visselblåsare tar upp och för att kommunicera med dem. Du bör vara medveten om tidslinjen och se till att du skyddar identiteterna för dem som rapporterar enligt Dataskyddsförordningen (GDPR). 

Förresten...

Du kan uppnå allt ovanstående med ett online-rapporteringssystem som IntegrityLog. Det hjälper till att skydda rapporter från alla utom de utvalda personerna, följer GDPR och erbjuder en lättanvänd instrumentpanel som håller dig uppdaterad om statusen för alla aktiva ärenden. Detta innebär att du aldrig kommer att missa en deadline eller förlora en rapport. 

3.4 Informera och utbilda anställda 

Anställda måste förstå processen att följa när de har något att rapportera. De bör veta om de system du har på plats och vilken typ av skydd de kan använda när de kommer fram med information om regelbrott. På samma sätt bör de som har i uppgift att acceptera och undersöka rapporter veta vad de måste göra och hur de måste agera för att förbli följsamma med lagen. 

3.5 Inför en policy mot repressalier

Rädsla för repressalier är en av de viktigaste anledningarna till varför vissa visselblåsare inte kommer fram för att göra rapporter. De nya EU-lagarna om skydd för visselblåsare tar itu med detta genom att förbjuda alla former av repressalier mot en visselblåsare från organisationen eller individer. En visselblåsare kan söka juridiskt rättsmedel för alla repressalier, inklusive att få ersättning för rättsliga kostnader, medicinsk behandling och smärta och lidande orsakade av repressalierna. 

Det är viktigt att ta hänsyn till allt ovanstående när du utarbetar en policy för att förhindra repressalier mot rapporterande personer.

3.6 Offentliggör organisationens åtagande för rapportering  

För att visa hur seriös organisationen är om att uppmuntra rapportering och agera på problem innan de utvecklas, bör du offentligt meddela din policy. Detta gör att anställda känner sig mer trygga och avslappnade när de rapporterar. Det förstärker också organisationens etik och skapar en mer pålitlig affärsbild i ögonen på anställda, kunder och investerare. 

3.7 Utred och följ upp

När de korrekta policies och procedurer är på plats kan du börja utreda och följa upp rapporterna. Ditt online-verktyg för visselblåsarrapportering hjälper dig att följa de stränga deadlines på ett effektivt sätt. Tidsfristen på tre månader för feedback är det minimikrav men, om det fungerar bättre för ditt företag, kan du sträva efter att leverera snabbare.  

3.8 Utvärdera och förbättra

Som med alla processer, bör ditt rapporteringssystem ständigt utvecklas. Utvärdera ständigt arbetsflödet och resultaten för att se till att du tillhandahåller de mest effektiva och effektiva resultaten. Justera vid behov för att förbättra effektiviteten i din visselblåsningsprocess. 

4. Riskerna med att avråda visselblåsning

En huvudrisk med att avråda visselblåsning är att du inte kommer att förändra skadliga beteenden inom din organisation. Mindre oegentligheter växer när de lämnas utmanade och kan bli kroniska. Du löser inte ett problem genom att ignorera det och detta kan visa sig katastrofalt längre fram. Du riskerar också juridiska problem om olämpligt och korrupt beteende får blomstra inom din organisation. Att motverka dessa beteenden visar att du är engagerad i efterlevnad. 

Effekten av att tysta visselblåsare på medarbetarmoralen kan också skada din organisation. En miljö av rädsla och hot kan leda till förlust av produktivitet och högre personalomsättning. 

Slutligen, i en affärsverksamhet eller offentlig organ med inga rapporteringskanaler eller där rapportering avråds, är det enda alternativet för visselblåsare att gå ut offentligt genom media. Om detta händer, är potentialen för skada på ditt varumärkes rykte extremt hög och kan vara förödande. För att inte nämna konsekvenserna för ett helt land om statliga anställda exponerar oetiskt beteende eller korruption för media. 

5. Vanliga frågor

5.1 Vilket skydd bör du ge visselblåsare? 

Organisationer och statliga myndigheter måste skydda rapporterande personer, deras familjer och alla kollegor som stöttat dem genom att bevara deras anonymitet. De bör också förhindra dem från att lida av någon form av repressalier om deras identitet blir känd. Ett annat krav i direktivet är att tillhandahålla visselblåsaren med gratis omfattande information om deras rättigheter, juridiskt skydd, rättshjälp för att bekämpa repressalier, ekonomisk hjälp och tillgång till psykologiskt stöd. 

5.2 Vilka är de huvudsakliga visselblåsningskanalerna? 

De tre nivåerna av visselblåsarrapportering är intern, extern och offentlig exponering. Direktivet dikterar att organisationer bör uppmuntra visselblåsare att först göra en intern rapport muntligt eller skriftligt, med externa auktoriserade organ som fackföreningar och revisorer som nästa steg. Visselblåsaren kan också rapportera genom offentlig exponering i media.  

5.3 Vad händer om en visselblåsare ljuger?   

Det finns straff inkluderade i EU:s visselblåsardirektiv för falsk rapportering. Om det bevisas att en rapporterande person har lämnat en falsk rapport, kommer de att vara ansvariga för "effektiva, proportionella och avskräckande straff". Detta inkluderar att betala för eventuella skador deras rapport orsakade organisationen.

6. Slutsats 

Att veta hur man uppmuntrar visselblåsning är viktigt juridiskt, för ryktet och ur affärsetisk synvinkel. Det är avgörande för efterlevnad, särskilt med det nya direktivet som träder i kraft. Det bevisar också för dina arbetstagare att de är värdefulla och att du är öppen för förändring och förbättring. 

Att använda ett visselblåsarverktyg som IntegrityLog gör att du kan genomföra de nödvändiga undersökningarna samtidigt som du följer reglerna och håller dig på rätt kurs för att leverera resultat inom en effektiv tidsram. Boka en demo nu för att ta reda på mer.

7. Referenser och vidare läsning

• Whistleblowing Reporting Channels
• How to Encourage Whistleblowing 
• Whistleblowing Systems
• Transparency International on Whistleblowing
• Whistleblower Protection