Wie man Whistleblowing fördert (und warum es für die Compliance wichtig ist)

Es ist wichtig zu wissen, wie man das Melden von Missständen in Organisationen fördern kann. Es trägt zu einer positiven Unternehmenskultur bei und hilft, die Einhaltung von Vorschriften wie der neuen EU-Hinweisgeberschutz-Richtlinie sicherzustellen. 

Es gibt auch einen finanziellen Grund, Fehlverhalten aufzudecken. Es wird vermutet, dass Korruption in EU-Ländern jedes Jahr bis zu 120 Milliarden Euro kostet, eine Zahl, die 1% des gesamten BIP der Union entspricht. In der öffentlichen Auftragsvergabe schätzt die gleiche Studie, dass Regierungsverträge aufgrund von Betrug und Finanzmissbrauch bis zu 15% mehr kosten könnten, als sie sollten. 

Im privaten Sektor gaben 37% der EU-Unternehmen an, dass Korruption für sie ein Problem beim Geschäfte machen darstellt. Unabhängig davon, in welchem Sektor Sie tätig sind, ist das Fördern von Meldungen von Hinweisgebern der Schlüssel zur Beseitigung dieses Fehlverhaltens und zur Schaffung eines fairen Wettbewerbs. 

1. Warum sind Meldungen von Hinweisgebern wichtig?

Es gibt viele Gründe, warum das Unternehmen Hinweisgeber ermutigen sollte, Meldungen von Missständen und Fehlverhalten zu machen und dessen effiziente und proaktive Bearbeitung wichtig sind. Dazu gehören:  

1.1 Compliance

Bis Dezember 2021 mussten alle EU-Mitgliedstaaten die EU-Hinweisgeberschutz-Richtlinie (Richtlinie 2019/1937) in nationales Recht umsetzen. Dies erfordert, dass Organisationen mit 50 oder mehr Mitarbeitern bestimmte Maßnahmen durchführen und die unten genannten Fristen einhalten. 

1.2 Höhere Mitarbeitermoral

Einer der Gründe, warum viele potenzielle Hinweisgeber keine entscheidenden Informationen weitergeben, ist, dass sie Angst haben oder glauben, dass es zwecklos ist. Dies schafft eine Kultur der Unterdrückung und Einschüchterung. Mitarbeiter fühlen sich gezwungen, Fehlverhalten zu dulden und glauben, dass sich nichts ändern wird. 

Die Unternehmensleiterin Margaret Heffernan erinnert sich an ein Unternehmen, in dem eine Führungskraft beinahe zurückgetreten wäre, anstatt einen sexuellen Übergriff in der Organisation aufzudecken. Er wurde jedoch ermutigt, seine Geschichte sicher zu teilen, der Täter wurde entlassen und die Führungskraft befördert. Das Ergebnis, so Heffernan, war, dass "das ganze Unternehmen beobachtete, was passierte, und begann zu glauben, dass Veränderungen möglich sind."  

1.3 Bessere Unternehmensreputation

Das Fördern von Whistleblowing gibt dem betreffenden Unternehmen die Chance, schnell und entschieden zu handeln. Ein Problem frühzeitig zu erkennen oder sogar vorwegzunehmen und Systeme anzupassen, um es zu bekämpfen, zeigt, wie ernst ein Unternehmen Compliance-Angelegenheiten nimmt. Die Entwicklung dieser Unternehmenskultur erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass das Unternehmen für seine positiven Veränderungen gesehen wird und verringert die Wahrscheinlichkeit einer Verwicklung in einen Skandal. 

Tatsächlich haben viele Organisationen die Chance, ihren Ruf zu schützen, aber entscheiden sich dafür, Hinweisgeber zu ignorieren. Die Folge davon ist oft, dass die meldende Person frustriert wird und sich an die Presse wendet, was dem Unternehmen schadet. Die PR-Expertin Dorothy Crenshaw stellt fest, dass "die meisten [Hinweisgeber] Probleme oder Missbräuche den verantwortlichen Personen wiederholt melden. Sie wenden sich in der Regel erst an die Presse, wenn sie alle anderen Möglichkeiten ausgeschöpft haben." 

Sie nennt das Beispiel von WeWork, dem gewerblichen Immobilienunternehmen, das einen Whistleblower auszahlte, um zu verhindern, dass Anschuldigungen wegen sexueller Belästigung, Entschädigungsdiskriminierung und illegalen Drogenkonsums im Unternehmen öffentlich gemacht werden. Hätte das Unternehmen die Anschuldigungen intern behandelt, hätte es vielleicht den großen Skandal vermieden, der auftrat, als Informationen über die ursprünglichen Anschuldigungen und die nachfolgende Vertuschung bekannt wurden. 

1.4 Schutz von Kunden und Steuerzahlern

Finanzielles Fehlverhalten ist kostspielig für Unternehmen im Privatsektor, und die Finanzierung dieses Defizits könnte dazu führen, dass Kunden die Last erhöhter Preise beim Erwerb von Waren oder Dienstleistungen tragen. Reduzierte Gewinne können sich auch negativ auf die Dividenden der Aktionäre auswirken. Im öffentlichen Sektor führt Korruption bei Beschaffung dazu, dass Regierungsstellen für Verträge zu viel bezahlen. Das bedeutet eine unnötige Verschwendung von Steuergeldern.  

Eine Lösung, um Korruption aufzudecken, besteht darin, Hinweisgeber zu ermutigen, dieses Verhalten überall dort zu offenbaren, wo sie es finden. Je mehr Meldungen Mitarbeiter erstatten, desto einfacher ist es, Fehlverhalten auszumerzen und ein besseres Preis-Leistungs-Verhältnis für Kunden und die Öffentlichkeit im Allgemeinen zu schaffen.

2. Hindernisse für Whistleblowing

Obwohl es richtig ist, dass Missstände gemeldet werden und es bereits Hinweisgeber-Meldesysteme dafür gibt, kann es auch einige Hindernisse für Mitarbeiter geben. Dazu gehören:  

• Ein Mangel an Vertrauen in die Hinweisgeber-Meldesysteme des Unternehmens. Es könnte sein, dass sie nicht glauben, dass das Management zuhört oder dass sie nicht erwarten, dass ihr Bericht zu einer effektiven Maßnahme führt. 
• Angst vor Vergeltung. Einige Mitarbeiter glauben auch, dass sie eine Bestrafung oder andere Konsequenz erleiden für das Melden von Fehlverhalten. Vergeltung könnte Herabstufung, Belästigung, Entlassung, begrenzte Karrieremöglichkeiten innerhalb des Unternehmens oder jede andere Maßnahme, die das Unternehmen ergreifen könnte, um den Hinweisgeber ‘zu bestrafen', beinhalten. Der Hinweisgeber sollte keine Angst vor Repressalien haben. 
• Angst vor Ausgrenzung. In Fällen, in denen das Unternehmen den Bericht akzeptiert, könnte dies zu Änderungen in den Arbeitspraktiken oder Bestrafungen für den Täter oder Kollegen führen, die aktiv an dem betrügerischen Verhalten beteiligt waren. Der potenzielle Hinweisgeber könnte davon abgehalten werden, seine Meldung zu erstatten, wenn er befürchtet, dass Kollegen ihn ausgrenzen, ignorieren oder ihm sogar das Leben unangenehm machen könnten, als Reaktion auf die Meldung.  

3. Wie Meldungen von Hinweisgebern gefördert werden könnnen

Mit der Whistleblower-Richtlinie ist es wichtig sicherzustellen, dass Ihre Organisation bereit ist, die neuen Regeln einzuhalten. Hier sind die Schritte, die Sie unternehmen müssen: 

3.1 Fördern einer “speak-up” Kultur

Eine "speak-up" Kultur (oder eine "Whistleblowing-Kultur") muss der erste Schritt zur Transparenz sein. Den Mitarbeitern zu vermitteln, dass sie sich mit allen Bedenken oder Problemen an Vorgesetzte wenden können, ist entscheidend, um den freien Informationsfluss zu fördern. 

Mitarbeiter sollten auch positiv ermutigt werden, sofort alles Besorgniserregende, das sie während ihres Arbeitstages bemerken, zu melden. Eine sofortige Meldung ist der beste Weg, um zu verhindern, dass Verstöße zu großen Problemen werden. Dies sollte als positiver Schritt am Arbeitsplatz gesehen und als solcher gefeiert werden.

3.2 Zustimmung des Top-Managements einholen

Eine "speak-up" Kultur kann nicht erreicht werden, wenn das Management sie nicht unterstützt. Die Kultur muss sich auf alle Ebenen der gesamten Organisation ausbreiten, vom CEO bis zum Praktikanten, um als plausibel und effektiv angesehen zu werden. Wenn das Management die Kultur nicht unterstützt oder ethisches Verhalten offen fördert, stehen die Chancen gering, dass sich die Mitarbeiter sicher genug fühlen, um Fehlverhalten zu melden.

3.3 Klare Verfahren einführen

Von Verhaltens-Richtlinien bis hin zur Einrichtung interner Meldeverfahren gibt es viel zu tun, um das Melden von Missständen zu ermöglichen. 

Der richtige Ort, um zu beginnen, ist die Implementierung eines internen Whistleblower-System, das von der EU-Hinweisgeberschutz-Richtlinie gefordert wird. Dieses Meldesystem sollte die Vertraulichkeit schützen der meldenden Person und aller von ihnen genannten Dritten, die beschuldigt werden. 

Der Meldung folgenden muss das Unternehmen innerhalb von sieben Tagen eine Empfangsbestätigung versenden und innerhalb von drei Monaten eine Rückmeldung zum Ergebnis der internen Untersuchung geben. Die Rückmeldung kann abgeschlossene Nachfolgemaßnahmen oder geplante Maßnahmen zur Behebung des Problems angeben. 

Als Unternehmen sollten Sie eine kompetente, unabhängige Person haben, welche die Meldungen empfangt, die Probleme untersucht und mit dem Hinweisgeber kommuniziert. Sie sollten sich der Fristen bewusst sein und sicherstellen, dass Sie die Identitäten derjenigen schützen, die nach der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) berichten. 

3.4 Informieren und schulen Sie Ihre Mitarbeiter

Ihre Mitarbeiter müssen den Prozess verstehen, dem sie folgen müssen, wenn sie etwas zu melden haben. Sie sollten über die Hinweisgeber-Meldesysteme und über den Schutz, den sie in Anspruch nehmen können, wenn sie mit Informationen über Regelverstöße vorrücken, Bescheid wissen. Ebenso sollten diejenigen, die die Meldungen entgegennehmen und untersuchen, wissen, was sie tun und wie sie handeln müssen, um gesetzestreu zu bleiben. 

3.5 Eine Richtlinie gegen Vergeltung etablieren

Die Angst vor Vergeltungsmaßnahmen ist einer der wichtigsten Gründe, warum einige Hinweisgeber keine Berichte erstatten. Die neuen EU-Hinweisgeberschutz-Richtlinie geht dieses Problem an, indem sie jede Art von Vergeltungsmaßnahmen gegen einen Hinweisgeber durch das Unternehmen oder Einzelpersonen verbietet. Ein Hinweisgeber kann rechtliche Abhilfe für jegliche Vergeltung suchen, einschließlich der Erstattung von Rechtskosten, medizinischer Behandlung und Schmerzen, die durch die Vergeltung verursacht wurden.  

Es ist wichtig, all dies zu berücksichtigen, wenn Sie eine Richtlinie zur Verhinderung von Vergeltungsmaßnahmen gegen meldende Personen erarbeiten.

3.6 Veröffentlichen Sie Ihr Engagement bezüglich Whistleblowing 

Um zu zeigen, wie ernst es Ihrem Unternehmen ist, dass Missstände gemeldet und Probleme behoben werden, sollten Sie Ihre Richtlinie dazu bekannt machen. Dies gibt den Mitarbeitern ein sichereres Gefühl und erleichtert ihnen das Melden. Es unterstreicht auch die Ethik Ihrer Organisation und vermittelt ein vertrauenswürdigeres Geschäftsbild in den Augen der Mitarbeiter, Kunden und Investoren. 

3.7 Untersuchung und Nachverfolgung

Sobald die richtigen Richtlinien und Verfahren vorhanden sind, können Sie mit der Untersuchung und Nachverfolgung von Meldungen beginnen. Ihr digitales Hinweisgeber-Meldesystem hilft Ihnen dabei, die strengen Fristen effizient einzuhalten. Die Dreimonatsfrist für das Feedback ist die Mindestanforderung, aber sie können auch früher eine Rückmeldung geben. 

3.8 Bewerten und verbessern

Wie bei allen Prozessen sollte Ihr Hinweisgeber-Meldesystem ständig weiterentwickelt werden. Bewerten Sie ständig den Arbeitsablauf und die Ergebnisse, um sicherzustellen, dass Sie die effizientesten und effektivsten Ergebnisse liefern. Bei Bedarf sollten sie Anpassungen machen, um die Wirksamkeit Ihrer Prozesse zu Meldungen von Hinweisgebern zu verbessern. 

4. Risiken, wenn Hinweisgeber entmutigt werden

Ein Hauptrisiko, wenn Hinweisgeber entmutigt werden, besteht darin, dass Sie schädliche Verhaltensweisen innerhalb Ihres Unternehmens nicht ändern werden. Kleinere Fehlverhalten wachsen, wenn sie unangefochten bleiben und können endemisch werden. Sie lösen ein Problem nicht, indem Sie es ignorieren, und dies kann sich später als katastrophal erweisen. Sie riskieren auch rechtliche Probleme, wenn Fehlverhalten und Korruption in Ihrem Unternehmen gedeihen dürfen. Die Bekämpfung dieser Verhaltensweisen zeigt, dass Sie sich den Vorschriften verpflichtet fühlen.  

Hinweisgeber zu unterdrücken kann Ihrem Unternehmen ebenfalls schaden. Eine Atmosphäre der Angst und Einschüchterung kann zu Produktivitätsverlusten und einer höheren Mitarbeiterfluktuation führen.  

Schließlich bleibt einem Hinweisgeber nur die Option zur Presse zu gehen, sofern die internen Meldewege keine Früchte tragen. Wenn dies geschieht, ist das Potenzial für Reputationsschäden an Ihrem Unternehmen hoch und kann verheerend sein. Ganz zu schweigen von den Folgen für ein ganzes Land, wenn Regierungsmitarbeiter unethisches Verhalten oder Korruption in den Medien aufdecken. 

5. Häufig gestellte Fragen

5.1 Welchen Schutz sollten Sie Whistleblowern bieten?

Organisationen und Regierungsbehörden müssen die meldende Person, ihre Familie und jeden Kollegen, der sie unterstützt hat, schützen, indem sie ihre Anonymität wahren. Sie sollten auch verhindern, dass sie Vergeltung erleiden, wenn ihre Identität doch bekannt wird. Eine weitere Anforderung der Richtlinie besteht darin, dem Hinweisgeber kostenlose umfassende Informationen über ihre Rechte, rechtlichen Schutz, rechtliche Hilfe bei der Bekämpfung von Vergeltungsmaßnahmen, finanzielle Unterstützung und Zugang zu psychologischer Unterstützung zu bieten. 

5.2 Was sind die wichtigsten Whistleblower-Kanäle?

Die drei Ebenen der Whistleblower-Kanäle sind interne, externe und öffentliche Bekanntgabe. Die Richtlinie besagt, dass Unternehmen Hinweisgeber ermutigen sollten, zuerst intern mündlich oder schriftlich zu berichten, wobei externe autorisierte Stellen wie Gewerkschaften und Prüfer die nächste Anlaufstelle sind. Der Hinweisgeber kann auch zu einer öffentlichen Bekanntgabe in den Medien greifen.

5.3 Was passiert, wenn ein Hinweisgeber lügt?

In der Hinweisgeberschutz-Richtlinie der Europäischen Union sind Strafen für falsche Berichterstattung enthalten. Wenn nachgewiesen wird, dass eine meldende Person einen falschen Bericht abgegeben hat, wird sie für "wirksame, angemessene und abschreckende Strafen" haftbar gemacht. Dies beinhaltet die Zahlung für Schäden, die ihr Bericht dem Unternehmen verursacht hat. 

6. Schlussfolgerung

Zu wissen, wie man das Melden von Missständen fördert, ist rechtlich und aus ethischer Sicht wichtig. Es ist wesentlich für das Einhalten von Vorschriften, insbesondere mit der neuen Richtlinie, die in Kraft tritt. Es zeigt auch Ihren Mitarbeitern, dass sie geschätzt werden und dass Sie offen für Veränderungen und Verbesserungen sind. 

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7. Referenzen und weitere Artikel

• Whistleblowing Reporting Channels
• How to Encourage Whistleblowing 
• Whistleblowing Systems
• Transparency International on Whistleblowing
• 4 examples of whistleblowing in the workplace