Hoe klokkenluiden te stimuleren (en waarom het cruciaal is voor compliance)

Het is essentieel om te weten hoe je intern melden kunt aanmoedigen voor organisaties in zowel de publieke als de private sector. Het draagt bij aan een positieve bedrijfscultuur en helpt bij het waarborgen van het naleven van regelgeving zoals de nieuwe Wet Bescherming Klokkenluiders in lijn met de EU-Whistleblowing directive.  

Er is ook een overtuigend financieel argument voor het ontdekken van wangedrag. Er wordt gezegd dat corruptie binnen de EU-landen elk jaar tot wel €120 miljard kost, een bedrag dat gelijk staat aan 1% van het gehele BBP van de unie. In het gebied van overheidsaanbestedingen schat hetzelfde onderzoek dat overheidscontracten tot 15% meer kunnen kosten dan nodig is vanwege fraude en financieel wangedrag.  

In de private sector zei 37% van de EU-bedrijven dat corruptie een probleem voor hen was in termen van effectief handelen. Ongeacht in welke sector je werkt, is het aanmoedigen van intern melden de sleutel tot het verminderen van deze oneerlijkheid en het creëren van een level playing field. 

1. Waarom is klokkenluiden belangrijk? 

Er zijn veel redenen waarom het aanmoedigen van klokkenluiden en er op een efficiënte en proactieve manier mee omgaan belangrijk is. Zoals:  

1.1 Compliance

Tegen december 2021 zullen alle EU-lidstaten de EU-richtlijn inzake klokkenluiders (Richtlijn 2019/1937) in de wet moeten opnemen. Dit vereist dat organisaties met 50 of meer werknemers bepaalde acties moeten uitvoeren en zich aan de twee onderstaande deadlines moeten houden. 

1.2 Hogere tevredenheid onder werknemers

Een van de redenen waarom veel potentiële klokkenluiders geen cruciale informatie naar voren brengen is dat ze bang zijn om dat te doen of dat ze het gevoel hebben dat het zinloos is. Dit creëert een cultuur van onderdrukking en intimidatie. Werknemers hebben het gevoel dat ze medeplichtig moeten zijn aan wangedrag en dat er nooit iets zal veranderen. 

Zakelijk leider Margaret Heffernan herinnert zich een bedrijf waarin een leidinggevende bijna ontslag nam in plaats van een seksueel roofdier in de organisatie bloot te leggen. Hij werd echter aangemoedigd om zijn verhaal veilig te delen, de persoon in kwestie werd ontslagen en de leidinggevende werd gepromoveerd. Het resultaat, zegt Heffernan, was dat "het hele bedrijf keek naar wat er gebeurde en begon te geloven dat verandering mogelijk was." 

1.3 Betere reputatie

Het intern aanmoedigen van het melden van misstanden geeft het betreffende bedrijf de kans om snel en besluitvaardig te handelen. Een probleem vroeg opmerke, of zelfs voorzien, en processen aanpassen om het tegen te gaan toont aan hoe serieus een bedrijf compliance-zaken neemt. Het ontwikkelen van deze bedrijfscultuur maakt het waarschijnlijker dat het bedrijf wordt gezien als een die openstaat voor positieve verandering en het vermindert de kans op betrokkenheid bij een schandaal.  

In feite hebben veel organisaties de kans om hun reputatie te beschermen maar kiezen ze ervoor om klokkenluiders te negeren. Het resultaat hiervan is vaak dat de persoon die melding maakt gefrustreerd raakt en naar de media gaat waardoor het bedrijf schade oploopt. PR-expert Dorothy Crenshaw stelt dat: "de meeste [klokkenluiders] problemen of misstanden melden aan degenen die leidinggevend zijn, en vaak herhaaldelijk. Ze wenden zich meestal niet tot de pers voordat ze andere kanalen hebben uitgeput." 

Ze haalt het voorbeeld aan van WeWork, het commerciële vastgoedbedrijf dat een klokkenluider afkocht om te voorkomen dat claims over seksuele intimidatie, compensatiediscriminatie en illegaal drugsgebruik binnen het bedrijf openbaar zouden worden gemaakt. Als het bedrijf destijds intern met de beschuldigingen was omgegaan, had het mogelijk het grote schandaal kunnen vermijden dat ontstond toen informatie over de oorspronkelijke claims en de daaropvolgende doofpot alsnog naar buiten kwam. 

1.4 Bescherming van klanten en belastingbetalers

Financieel wangedrag is kostbaar voor bedrijven in de private sector, en het opvullen van dit tekort kan ertoe leiden dat klanten de last dragen van hogere prijzen bij de aankoop van goederen of diensten. Verminderde winsten kunnen ook een negatief effect hebben op de dividenden van aandeelhouders. In de publieke sector leidt corruptie bij aanbestedingen tot een te hoge betaling voor contracten door overheidsorganen. Dit betekent een onnodige verspilling van belastinggeld. 

Een oplossing voor het blootleggen van corruptie in beide sectoren is het aanmoedigen van klokkenluiders om dit gedrag overal aan het licht te brengen. Hoe meer meldingen werknemers maken, hoe makkelijker het is om wangedrag uit te roeien en betere waarde voor geld te creëren voor klanten en het publiek in het algemeen. 

2. Barrières voor klokkenluiden  

Hoewel intern melden het juiste is om te doen en er al processen hiervoor beschreven kunnen zijn, kunnen er ook barrières zijn voor werknemers om een melding te maken. Deze omvatten:  

• Gebrek aan vertrouwen in de systemen van de organisatie. Het kan zijn dat ze denken dat het management niet zal luisteren of dat ze niet verwachten dat hun rapport zal leiden tot effectieve actie. 
• Angst voor vergelding. Erger nog dan genegeerd worden, geloven sommige werknemers dat ze straf of andere repercussies kunnen krijgen voor het blootleggen van illegale activiteiten in het bedrijf. Vergelding kan bestaan uit degradatie, intimidatie, ontslag, beperkte carrièremogelijkheden binnen het bedrijf of elke andere actie die het bedrijf zou kunnen ondernemen om de klokkenluider te 'straffen'. De klokkenluider mag geen angst voor represailles voelen. 
• Angst voor vervreemding. In gevallen waar het bedrijf het rapport accepteert, kan het leiden tot veranderingen in werkmethoden of straffen voor de dader of collega's die een actief onderdeel waren van het frauduleuze gedrag. De potentiële klokkenluider kan worden ontmoedigd om een melding te maken als ze zich zorgen maken dat collega's hen zullen vervreemden, negeren of zelfs hun leven onaangenaam maken in reactie op de melding. 

3. Hoe intern melden te stimuleren 

Met de EU-richtlijn inzake klokkenluiden en de nationale klokkenluiders wetgeving, is het belangrijk om ervoor te zorgen dat uw organisatie klaar is om te voldoen aan de nieuwe regels. Hier zijn de stappen die u nu moet nemen: 

3.1 Creëer een speak-up cultuur

Een speak-up cultuur moet de eerste stap zijn naar een transparante werkomgeving. Laat medewerkers weten dat ze leidinggevenden en andere bedrijfsleiders kunnen benaderen om alle zorgen of problemen te bespreken. 

Niet alleen moeten medewerkers het gevoel hebben dat ze met het management kunnen praten over hun zorgen, ze dienen ook positief te worden aangemoedigd om direct iets te signaleren dat hen zorgen baart tijdens hun werkdag. Direct problemen melden is de beste manier om onregelmatigheden te stoppen voordat ze grote problemen worden. Dit moet worden gezien als een positieve stap op de werkvloer. 

3.2 Verkrijg goedkeuring van het topmanagement

Je kunt geen meldcultuur bereiken als het management deze niet ondersteunt. De cultuur moet zich door de gehele organisatie verspreiden, op elk niveau, van de CEO tot de stagiair, om als plausibel en effectief te worden gezien. Als het management zich niet achter het beleid schaart en ethisch gedrag niet openlijk steunt, is er weinig kans dat medewerkers voldoende vertrouwen hebben om iets intern te melden. 

3.3 Zet duidelijke procedures op

Van gedragscodes tot het opzetten van interne meldingsmechanismen, er moet veel werk worden verricht om klokkenluiden mogelijk te maken. 

De juiste plek om te beginnen is het implementeren van een intern meldsysteem dat vereist is door de EU Klokkenluidersrichtlijn. Dit systeem moet de vertrouwelijkheid van de persoon die de melding doet en van alle derde partijen die ze noemen beschermen, of ze nu ondersteunende collega's zijn of personen die beschuldigd worden van wangedrag. 

Na de melding dient de organisatie binnen zeven te dagen bevestigen dat ze deze heeft ontvangen en binnen drie maanden feedback te geven over de uitkomst van het eerste onderzoek naar de melding. De feedback kan voltooide vervolgacties of beoogde acties om het probleem te verhelpen aangeven. 

Als organisatie moet je een competente, onafhankelijke persoon of afdeling hebben om meldingen te ontvangen en te onderzoeken, daarnaast om met hen te communiceren over de voortgang van het onderzoek. Je moet bewust zijn van de tijdlijn en ervoor zorgen dat je de identiteiten van degenen die melden beschermt volgens de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).  

Trouwens...

Je kunt al het bovenstaande bereiken met een online meldingssysteem zoals IntegrityLog. Het helpt om meldingen te beschermen voor iedereen behalve de aangewezen personen, voldoet aan de AVG en biedt een eenvoudig te gebruiken dashboard dat je op de hoogte houdt van de status van alle lopende zaken. Dit betekent dat je nooit een deadline zult missen of een melding zult verliezen

3.4 Informeer en train werknemers

Werknemers moeten het proces begrijpen dat ze moeten volgen als ze iets te melden hebben. Ze moeten weten welke systemen je hebt ingesteld en welke soort bescherming ze kunnen gebruiken als ze informatie over overtredingen naar voren brengen. Op dezelfde manier moeten degenen die belast zijn met het accepteren en onderzoeken van meldingen weten wat ze moeten doen en hoe ze moeten handelen om in overeenstemming met de wet te blijven. 

3.5 Stel een beleid tegen vergelding op

Angst voor vergelding is een van de belangrijkste redenen waarom sommige klokkenluiders zich niet melden om meldingen te maken. De nieuwe EU-wetgeving ter bescherming van klokkenluiders pakt dit aan door elke vorm van vergelding tegen een klokkenluider door de organisatie of individuen te verbieden. Een klokkenluider kan juridisch verhaal halen voor elke vergelding, inclusief het ontvangen van compensatie voor juridische kosten, medische behandeling en pijn en lijden veroorzaakt door de vergelding. 

Het is belangrijk om rekening te houden met al het bovenstaande bij het opstellen van een beleid om vergelding tegen melders te voorkomen. 

3.6 Maak de betrokkenheid van de organisatie bij het melden openbaar 

Om te laten zien hoe serieus de organisatie is in het aanmoedigen van meldingen en het handelen op problemen voordat ze zich ontwikkelen, moet u uw beleid openbaar aankondigen. Dit geeft medewerkers meer zekerheid en stelt hen op hun gemak bij het doen van meldingen. Het versterkt ook de ethiek van uw organisatie en geeft een betrouwbaarder bedrijfsbeeld in de ogen van werknemers, klanten en investeerders.  

3.7 Onderzoek en geef opvolging

Eenmaal de juiste beleidslijnen en procedures op hun plaats zijn, kunt u beginnen met het onderzoeken en opvolgen van de meldingen. Uw online tool voor het melden van misstanden zal u helpen om op een efficiënte manier aan de strikte deadlines te voldoen. De deadline van drie maanden voor feedback is het minimum.  

3.8 Beoordeel en verbeter

Net als bij alle processen, zou u uw meldsysteem constant moeten evolueren. Beoordeel voortdurend de workflow en resultaten om ervoor te zorgen dat u de meest efficiënte en effectieve resultaten levert. Pas zo nodig aan om de effectiviteit van uw klokkenluidersproces te verbeteren.  

4. De risico's van het ontmoedigen van klokkenluiders 

Een belangrijk risico van het ontmoedigen van klokkenluiders is dat u schadelijk gedrag binnen uw organisatie niet zult veranderen. Kleine misstanden groeien wanneer ze niet gecheckt worden en kunnen endemisch worden. Een probleem los je niet op door het te negeren en dit kan later desastreus blijken. U loopt ook het risico van juridische problemen als wangedrag en corruptie binnen uw organisatie mogen groeien. Tegen deze gedragingen optreden toont aan dat u zich inzet voor de naleving. 

Het effect van het tegenhouden van klokkenluiders op de moraal van de werknemers kan ook schadelijk zijn voor uw organisatie. Een sfeer van angst en intimidatie kan leiden tot een verlies aan productiviteit en een hoger personeelsverloop. 

Ten slotte, in een bedrijf of openbare instelling zonder meldingskanalen of waar meldingen worden ontmoedigd, is de enige optie voor klokkenluiders om naar de media te gaan. Als dit gebeurt, is het potentieel voor reputatieschade aan uw merk extreem hoog en kan het verwoestend zijn. Om nog maar te zwijgen van de gevolgen voor een heel land als overheidsmedewerkers onethisch gedrag of corruptie aan de media onthullen. 

5. Veelgestelde vragen 

5.1 Welke bescherming moet u bieden aan klokkenluiders? 

Organisaties en overheidsinstanties moeten melders, hun families en elke collega die hen heeft ondersteund beschermen door hun anonimiteit te waarborgen. Ze moeten hen ook beschermen tegen elke vorm van vergelding als hun identiteit toch bekend wordt. Een andere vereiste van de richtlijn is om de klokkenluider gratis uitgebreide informatie te geven over hun rechten, juridische bescherming, juridische hulp bij het bestrijden van vergelding, financiële bijstand en toegang tot psychologische ondersteuning. 

5.2 Wat zijn de belangrijkste kanalen voor het melden van klokkenluiders? 

De drie niveaus van meldingskanalen voor klokkenluiders zijn intern, extern en openbaar. De richtlijn bepaalt dat organisaties klokkenluiders moeten aanmoedigen om in eerste instantie intern een rapport uit te brengen, mondeling of schriftelijk, met externe geautoriseerde instanties zoals vakbonden en auditors als de volgende aanspreekpunt. De klokkenluider kan ook melding maken via openbaarmaking in de media. 

5.3 Wat als een klokkenluider liegt?  

Er zijn straffen opgenomen in de Europese Klokkenluidersrichtlijn voor valse rapportage. Als wordt bewezen dat een melder een vals rapport heeft gegeven, zal deze aansprakelijk zijn voor "effectieve, evenredige en afschrikwekkende sancties". Dit omvat het betalen voor eventuele schade die hun rapport aan de organisatie heeft veroorzaakt. . 

6. Conclusie 

Het is belangrijk om te weten hoe u het melden door klokkenluiders kunt aanmoedigen, zowel juridisch, reputatief als in termen van bedrijfsethiek. Het is essentieel voor naleving, vooral met de nieuwe richtlijn die van kracht wordt. Het bewijst ook aan uw medewerkers dat zij worden gewaardeerd en dat u openstaat voor verandering en verbetering.  

Het gebruik van een tool voor klokkenluiders, zoals IntegrityLog, stelt u in staat om de noodzakelijke onderzoeken uit te voeren terwijl u voldoet aan de regelgeving en u op schema houdt om resultaten te leveren binnen een efficiënt tijdsbestek. Vraag nu een demo aan om meer te weten te komen. 

7. Referenties en aanvullende literatuur

• Whistleblowing Reporting Channels
• How to Encourage Whistleblowing 
• Whistleblowing Systems
• Transparency International on Whistleblowing
• Whistleblower Protection