Comment encourager le lancement d'alerte (et pourquoi c’est capital pour la conformité)

Savoir comment encourager le lancement d'alerte est essentiel pour les organisations du secteur public comme privé. Il contribue à une culture d'entreprise positive et aide à assurer la conformité avec les réglementations telles que la nouvelle directive européenne sur les lanceurs d’alerte. 

1. Pourquoi le lancement d'alerte en entreprise est-il important ?

Il y a de nombreuses raisons pour lesquelles il est important d'encourager le lancement d'alerte et de le gérer de manière efficace et proactive. Elles comprennent : 

1.1 Conformité

Depuis décembre 2021, tous les États membres de l'UE doivent incorporer la Directive européenne sur le lancement d'alerte (Directive 2019/1937) dans leur législation. Cela exige que les organisations comptant 50 employés ou plus doivent effectuer certaines actions et respecter les deux échéances ci-dessous. 

1.2 Meilleure motivation et moral des salariés

Une des raisons pour lesquelles de nombreux signaleurs potentiels ne se manifestent pas avec des informations cruciales est qu'ils ont peur de le faire ou qu'ils pensent que c'est inutile. Cela crée une culture de suppression et d'intimidation. Les employés ont le sentiment qu'ils doivent être complices d'actes répréhensibles et que rien ne changera jamais. 

La dirigeante d'entreprise Margaret Heffernan se souvient d'une entreprise dans laquelle un dirigeant a failli démissionner plutôt que de signaler un prédateur sexuel dans l'organisation. Cependant, il a été encouragé à partager son histoire en toute sécurité, le prédateur a été renvoyé et le dirigeant promu. Le résultat, dit Heffernan, était que "toute l'entreprise a regardé ce qui s'est passé et a commencé à croire que le changement était possible." 

1.3 Meilleure réputation de la marque

Encourager le lancement d'alerte en interne permet à la marque en question d'agir rapidement et de manière décisive. Repérer un problème tôt, voire l'anticiper, et ajuster les systèmes pour y faire face montre à quel point une entreprise prend au sérieux les questions de conformité. Développer cette culture d'entreprise rend plus probable que l'entreprise soit perçue comme une force de changement positif, et diminue la probabilité d'être impliquée dans un scandale. 

Effectivement, de nombreuses organisations ont la chance de protéger leur réputation mais choisissent d'ignorer les signaleurs. Le résultat de cela est souvent que la personne qui signale devient frustrée et s'adresse à la presse, causant des dommages à l'entreprise. L'expert en relations publiques Dorothy Crenshaw déclare que: "la plupart [des signaleurs] signalent les problèmes ou les abus à ceux qui sont en charge, et souvent de manière répétée. Ils ne se tournent généralement pas vers la presse avant d'avoir épuisé les autres voies." 

Elle cite l'exemple de WeWork, l'entreprise immobilière commerciale, qui a payé un signaleur pour éviter que des accusations de harcèlement sexuel, de discrimination en matière de rémunération et d'utilisation illégale de drogues dans l'entreprise ne soient rendues publiques. Si l'entreprise avait traité les allégations en interne à l'époque, elle aurait pu éviter le scandale majeur qui a éclaté lorsque les informations sur les accusations initiales et la dissimulation subséquente ont émergé. 

1.4. Protection des clients et des contribuables

La mauvaise conduite financière est coûteuse pour les entreprises du secteur privé, et le financement de ce déficit pourrait conduire les clients à supporter le fardeau de l'augmentation des prix lors de l'acquisition de biens ou de services. Les bénéfices réduits peuvent également affecter négativement les dividendes des actionnaires. Dans le secteur public, la corruption dans les marchés publics conduit les organismes gouvernementaux à payer trop cher pour les contrats. Cela signifie un gaspillage inutile de l'argent des contribuables. 

Une réponse pour dévoiler la corruption dans les deux secteurs est d'encourager les lanceurs d'alerte à signaler ce comportement partout où ils le trouvent. Plus les employés font de signalements, plus il est facile d'éradiquer les inconduites et de créer une meilleure valeur pour l'argent des clients et du public en général. 

2. Obstacles au lancement d'alerte

Bien que le lancement d'alerte soit la bonne chose à faire et qu'il puisse déjà y avoir des systèmes en place, il peut également y avoir des obstacles à ce que les employés avancent avec les informations qu'ils ont découvertes. Ceux-ci comprennent :

• Un manque de confiance dans les systèmes de l'organisation. Ils pourraient penser que la direction n'écoutera pas ou qu'ils ne s'attendent pas à ce que leur rapport conduise à une action efficace. 

• La peur des représailles. Pire que d'être ignoré, certains employés croient qu'ils pourraient être punis ou subir d'autres répercussions pour avoir exposé une activité illégale au sein de l'entreprise. Les représailles pourraient inclure la rétrogradation, le harcèlement, le licenciement, des opportunités de carrière limitées au sein de l'entreprise ou toute autre action que l'entreprise pourrait prendre pour "punir" le lanceur d'alerte. Le lanceur d'alerte ne devrait ressentir aucune peur de représailles. 

• La peur de l'aliénation. Dans les cas où l'entreprise accepte le rapport, cela peut entraîner des changements dans les pratiques de travail ou des punitions pour l'auteur ou les collègues qui étaient une partie active du comportement frauduleux. Le lanceur d'alerte potentiel pourrait être dissuadé de faire son rapport s'il craint que ses pairs ne l'aliènent, l'ignorent ou même rendent sa vie désagréable en réponse au rapport. 

3. Comment encourager le lancement d'alerte

Avec la directive de l'UE sur le lancement d'alerte à l'horizon, il est important de s'assurer que votre organisation est prête à se conformer aux nouvelles règles. Voici les étapes à suivre maintenant : 

3.1 Favoriser une culture de la parole

Une culture de la parole (ou une "culture de lancement d'alerte") doit être la première étape vers la transparence. Faire savoir au personnel qu'ils peuvent s'adresser aux responsables de ligne et à d'autres dirigeants de l'entreprise pour discuter de toutes les préoccupations ou difficultés est essentiel pour encourager la libre circulation de l'information. 

Non seulement les employés devraient avoir l'impression de pouvoir parler à la direction de leurs préoccupations, mais ils devraient également être encouragés à signaler immédiatement tout ce qui les préoccupe pendant leur journée de travail. Le signalement immédiat est le meilleur moyen d'empêcher les manquements de devenir des problèmes majeurs. Cela devrait être perçu comme une évolution positive sur le lieu de travail et être célébré en tant que tel. 

3.2 Obtenir l'aval de la direction

Vous ne pouvez pas instaurer une culture de la parole si la direction ne la soutient pas. La culture doit se répandre dans toute l'organisation à tous les niveaux, du PDG au stagiaire, pour être perçue comme plausible et efficace. Si la direction n'adhère pas à la politique et ne soutient pas ouvertement un comportement éthique, les chances que les employés se sentent suffisamment en confiance pour faire un rapport sont minimes. 

3.3 Mettre en place des procédures claires

Des codes de conduite, à l'établissement, jusqu’aux mécanismes internes de lancement d'alerte, il y a beaucoup de travail à faire pour permettre le lancement d'alerte. 

Le bon endroit pour commencer est de mettre en place un système de lancement d'alerte qui est requis par la directive de l'UE sur le lancement d'alerte. Ce système devrait protéger la confidentialité de la personne qui fait le rapport et de toute tierce partie qu'elle nomme, qu'il s'agisse de collègues de soutien ou d'individus faisant l'objet d'une accusation. 

Suite au rapport, l'organisation devrait accuser réception dans les sept jours et fournir un retour dans les trois mois sur l'issue de l'enquête sur le rapport. Les commentaires peuvent indiquer des actions de suivi terminées ou des actions envisagées pour remédier au problème. 

En tant qu'organisation, vous devriez avoir une personne compétente et indépendante en place pour recevoir les rapports, ainsi que pour enquêter sur les problèmes soulevés par les lanceurs d'alerte et pour communiquer avec eux. Vous devez être conscient du calendrier et veiller à protéger les identités de ceux qui font un rapport conformément au règlement général sur la protection des données (RGPD). 

A ce propos…

Vous pouvez réaliser tout ce qui précède avec un logiciel de lancement d'alertes sécurisé en ligne tel que IntegrityLog. Il aide à protéger les rapports de tous, sauf des personnes désignées, est conforme au RGPD et offre un tableau de bord facile à utiliser qui vous tient à jour sur l'état de tous les cas en cours. Cela signifie que vous ne manquerez jamais une échéance ou ne perdrez un rapport. 

3.4 Informer et former les employés

Les employés doivent comprendre le processus à suivre lorsqu'ils ont quelque chose à signaler. Ils doivent connaître les systèmes que vous avez mis en place et le type de protection qu'ils peuvent utiliser lorsqu'ils viennent avec des informations sur des infractions aux règles. De même, ceux qui sont chargés d'accepter et d'enquêter sur les rapports doivent savoir ce qu'ils doivent faire et comment ils doivent agir pour rester conformes à la loi. 

3.5 Etablir une politique anti-représailles

La peur de représailles est l'une des raisons principales pour lesquelles certains lanceurs d'alerte ne se manifestent pas. Les nouvelles lois européennes de protection des lanceurs d'alerte abordent cette question en interdisant toute forme de représailles contre un lanceur d'alerte par l'organisation ou les individus. Un lanceur d'alerte peut chercher un recours juridique pour toute représailles, y compris recevoir une indemnisation pour les frais juridiques, les soins médicaux ainsi la douleur et la souffrance causées par les représailles. 

Il est important de prendre tout ce qui précède en compte lorsque vous concevez une politique pour prévenir les représailles contre les personnes signalantes. 

3.6 Mettez en avant l'engagement de l'organisation à signaler

Pour montrer à quel point l'organisation prend au sérieux l'encouragement à signaler et à agir sur les problèmes avant qu'ils n'évoluent, vous devriez annoncer votre politique publiquement. Cela permet aux employés de se sentir plus en sécurité et à l'aise lorsqu'ils signalent quelque chose. Cela renforce également l'éthique de votre organisation et donne une image d'entreprise plus fiable aux yeux des employés, des clients et des investisseurs. 

3.7 Enquêter et faire le suivi

Une fois que les bonnes politiques et procédures sont en place, vous pouvez commencer à enquêter et à faire le suivi des rapports. Votre outil de lancement d'alerte en ligne vous aidera à respecter les délais stricts de manière efficace. Le délai de trois mois pour le feedback est le minimum requis, mais si cela fonctionne mieux pour votre entreprise, vous pouvez viser à livrer plus tôt. 

3.8 Evaluer et améliorer

Comme pour tous les processus, votre système de lancement d'alerte doit constamment évoluer. Évaluez constamment le flux de travail et les résultats pour vous assurer que vous fournissez les résultats les plus efficaces et efficients. Ajustez au besoin pour améliorer l'efficacité de votre processus de lancement d'alerte. 

4. Les risques de décourager les lanceurs d'alerte

Un risque principal de décourager les lanceurs d'alerte est que vous ne changerez pas les comportements nuisibles au sein de votre organisation.  

Un petit comportement malhonnête devient plus important si personne ne le conteste, et cela peut se propager. Vous ne résolvez pas un problème en l'ignorant et cela peut s'avérer désastreux plus tard. Vous risquez également des problèmes juridiques si les actes répréhensibles et la corruption sont autorisés à prospérer au sein de votre organisation. Contrer ces comportements montre que vous êtes engagé à respecter la conformité. 

L'effet de la répression des lanceurs d'alerte sur le moral des employés peut également nuire à votre organisation. Un environnement de peur et d'intimidation peut entraîner une perte de productivité et un turn-over de personnel plus élevé. 

Enfin, dans une entreprise ou un organisme public sans canaux de signalement ou le lancement d'alerte est découragé, la seule option est pour les lanceurs d'alerte de se faire connaître par le biais des médias. Si cela se produit, le risque de dommages à votre marque est extrêmement élevé et peut être dévastateur. Sans parler des conséquences pour un pays entier si les employés du gouvernement exposent un comportement contraire à l'éthique ou de la corruption aux médias. 

5. FAQ

5.1 Quelle protection devriez-vous fournir aux lanceurs d'alerte ?

Les organisations et les agences gouvernementales doivent protéger les personnes signalantes, leurs familles et tout collègue qui les a soutenus en préservant leur anonymat. Ils devraient également les empêcher de subir toute forme de représailles si leur identité devient connue. Une autre exigence de la directive est de fournir au lanceur d'alerte des informations complètes gratuites sur leurs droits, la protection juridique, l'aide juridique pour lutter contre les représailles, l'assistance financière et l'accès au soutien psychologique. 

5.2 Quels sont les principaux canaux de lancement d'alerte ?

Les trois niveaux de canaux de signalement pour les lanceurs d'alerte sont internes, externes et la divulgation publique. La directive stipule que les organisations devraient encourager les lanceurs d'alerte à faire un rapport interne en premier lieu, oralement ou par écrit, les organismes autorisés externes tels que les syndicats et les auditeurs étant le prochain recours. Le lanceur d'alerte peut également signaler par la divulgation publique dans les médias. 

5.3 Que se passe-t-il si un lanceur d'alerte ment ?

Des pénalités sont incluses dans la Directive européenne sur les lanceurs d'alerte pour les faux signalements. S'il est prouvé qu'une personne signalante a fait un faux rapport, elle sera passible de "sanctions effectives, proportionnées et dissuasives". Cela comprend le paiement de tous les dommages que leur rapport a causés à l'organisation. 

6. Conclusion

Savoir comment encourager le lancement d'alerte est important sur le plan juridique, réputationnel et éthique des affaires. C'est essentiel pour la conformité, surtout avec la nouvelle directive qui entre en vigueur. Cela prouve également à vos salariés qu'ils sont appréciés et que vous êtes ouvert au changement et à l'amélioration. 

L'utilisation d'un outil de lancement d'alerte comme IntegrityLog vous permet d'effectuer les enquêtes nécessaires tout en respectant les réglementations et vous permet de rester sur la bonne voie pour obtenir des résultats dans un délai efficace. Demandez une démo d’IntegrityLog maintenant pour en savoir plus. 

7. Références et lectures complémentaires

• 4 exemples intéressants de signalement
• 11 KPI de conformité clés
• Code de conduite vs code d'éthique