Come incoraggiare la segnalazione di illeciti (e perché è fondamentale per la conformità)

Saper incoraggiare la segnalazione di illeciti è essenziale per le organizzazioni sia nel settore pubblico che in quello privato. Contribuisce a creare una cultura aziendale positiva e aiuta a garantire la conformità con le normative, come la nuova direttiva UE sul whistleblowing. 

Esiste anche un'argomentazione finanziaria convincente per scoprire gli illeciti. Si stima che la corruzione all'interno dei paesi dell'UE costi fino a 120 miliardi di euro all'anno, una cifra equivalente all'1% dell'intero PIL dell'unione. Nell'ambito degli appalti pubblici, la stessa ricerca stima che i contratti governativi potrebbero costare fino al 15% in più di quanto dovrebbero a causa di frodi e cattiva condotta finanziaria. 

Nel settore privato, il 37% delle imprese dell'UE ha dichiarato che la corruzione è stata un problema per loro in termini di efficacia commerciale. Indipendentemente dal settore in cui si lavora, incoraggiare la segnalazione di illeciti è la chiave per debellare queste scorrettezze e creare condizioni di parità. 

1.Perché la segnalazione di illeciti è importante?

Ci sono molte ragioni per cui incoraggiare la segnalazione di illeciti e affrontarla in modo efficiente e proattivo è importante. Tra queste:

1.1 Conformità

Entro dicembre 2021, tutti gli Stati membri dell'UE dovranno incorporare la Direttiva UE sulla segnalazione di illeciti (Direttiva 2019/1937) nel diritto nazionale. Questo richiede che le organizzazioni con 50 o più dipendenti devono svolgere determinate azioni ed aderire alle due scadenze sottostanti. 

1.2 Morale dei dipendenti più alto

Uno dei motivi per cui molti potenziali whistleblower non si fanno avanti con informazioni cruciali è che hanno paura di farlo o sentono che è inutile. Questo crea una cultura di soppressione e intimidazione. I dipendenti sentono di dover essere complici delle malefatte e che nulla cambierà mai. 

La leader d'impresa Margaret Heffernan ricorda un'azienda in cui un dirigente stava per dimettersi piuttosto che esporre un maniaco sessuale nell'organizzazione. Tuttavia, è stato incoraggiato a condividere la sua storia in sicurezza, il maniaco è stato licenziato e il dirigente promosso. Il risultato, dice Heffernan, è stato che "tutta l'azienda ha visto cosa è successo e ha iniziato a credere che il cambiamento fosse possibile." 

1.3 Migliore reputazione del brand

Incoraggiare la segnalazione di illeciti all'interno dell'organizzazione consente al brand di agire in modo rapido e deciso. Individuare un problema in anticipo, o addirittura prevenirlo, e adeguare i sistemi per contrastarlo dimostra quanto l'azienda prenda sul serio le questioni di conformità. Sviluppare questa cultura aziendale rende più probabile che l'azienda sia vista come una forza per il cambiamento positivo e riduce la probabilità di essere coinvolta in uno scandalo.  

Infatti, molte organizzazioni hanno la possibilità di proteggere la loro reputazione ma scelgono di ignorare i whistleblower. Il risultato di ciò è spesso che la persona che segnala diventa frustrata e parla alla stampa, causando danni all'azienda. L'esperta di PR Dorothy Crenshaw afferma che: "la maggior parte [dei whistleblower] segnala problemi o abusi a chi è al comando, spesso ripetutamente. Di solito non si rivolgono alla stampa prima di aver provato altre vie."  

Ella cita l'esempio di WeWork, l'azienda di immobili commerciali, che ha pagato un informatore per impedire che le accuse di molestie sessuali, discriminazione retributiva e uso di droghe illegali nell'azienda diventassero pubbliche. Se l'azienda avesse affrontato le accuse internamente, avrebbe potuto evitare il grande scandalo che si è verificato quando sono emerse informazioni sulle accuse originali e sul successivo insabbiamento.  

1.4 Protezione dei clienti e dei contribuenti

Le irregolarità finanziarie sono onerose per le imprese del settore privato, e la copertura di questo deficit potrebbe portare i clienti a sostenere l'onere dell'aumento dei prezzi quando acquistano beni o servizi. Anche i profitti ridotti possono influire negativamente sui dividendi degli azionisti. Nel settore pubblico, la corruzione negli appalti porta gli enti governativi a pagare troppo per i contratti. Ciò significa uno spreco inutile del denaro dei contribuenti. 

Una risposta per scoprire la corruzione in entrambi i settori è incoraggiare i whistleblower a denunciare questo comportamento ovunque lo trovino. Quanto più i dipendenti segnalano, tanto più è facile debellare le cattive condotte e creare un migliore rapporto qualità-prezzo per i clienti e il pubblico in generale. 

2. Ostacoli alla segnalazione di illeciti

Sebbene la segnalazione di illeciti sia la cosa corretta da fare e ci possano già essere dei sistemi in atto, possono esserci anche ostacoli che impediscono ai dipendenti di farsi avanti con le informazioni che hanno scoperto. Questi includono: 

• Mancanza di fiducia nei sistemi dell'organizzazione. Potrebbe essere che non pensano che la dirigenza ascolterà o che non si aspettano che la loro segnalazione porti ad un'azione efficace.  
• Paura delle rappresaglie. Peggio ancora che essere ignorati, alcuni dipendenti pensano che potrebbero subire punizioni o altre ripercussioni per aver esposto attività illegali all'interno dell'azienda. Le rappresaglie potrebbero includere declassamento, molestie, licenziamento, limitate opportunità di carriera all'interno dell'azienda o qualsiasi altra azione che l'azienda potrebbe intraprendere per "punire" il whistleblower. Chi segnala non dovrebbe temere ritorsioni.  
• Paura dell'ostracismo. Nei casi in cui l'azienda accettasse la segnalazione, potrebbero scaturire cambiamenti nelle pratiche lavorative o punizioni per il colpevole o i colleghi che erano parte attiva del comportamento fraudolento. L'eventuale whistleblower potrebbe essere dissuaso dal fare la segnalazione se temesse un isolamento da parte dei colleghi, di venire ignorato o addirittura che gli si venga resa la vita difficile a seguito della segnalazione. 

3. Come incoraggiare la segnalazione di illeciti

Con la direttiva UE sulla segnalazione di illeciti all'orizzonte, è importante garantire che la tua organizzazione sia pronta a rispettare le nuove regole. Ecco i passaggi che devi intraprendere ora: 

3.1 Favorire una cultura dove si possa parlare apertamente

Una cultura dove si possa parlare apertamente (o una "cultura della segnalazione di illeciti") deve essere il primo passo verso la trasparenza. Far sapere al personale che può rivolgersi ai dirigenti e ad altri leader aziendali per discutere tutte le preoccupazioni o i problemi è fondamentale per incoraggiare la libera circolazione delle informazioni.  

Non solo i dipendenti dovrebbero sentirsi liberi di parlare con la dirigenza delle loro preoccupazioni, dovrebbero anche essere incoraggiati a segnalare immediatamente qualsiasi fatto preoccupante che incontrino durante la loro giornata lavorativa. La segnalazione immediata è il modo migliore per fermare le infrazioni prima che diventino problemi importanti. Questo dovrebbe essere visto come un passo positivo sul posto di lavoro e celebrato come tale.  

3.2 Ottenere l'approvazione dalla dirigenza

Non puoi ottenere una cultura dove si possa parlare apertamente se la dirigenza non la sostiene. La cultura deve diffondersi in tutta l'organizzazione a tutti i livelli, dal CEO al tirocinante, per essere vista come plausibile ed efficace. Se la dirigenza non aderisce alla politica e non sostiene apertamente il comportamento etico, ci sono poche possibilità che i dipendenti si sentano abbastanza sicuri da segnalare. 

3.3 Mettere in atto procedure chiare

Dai codici di condotta all'istituzione di meccanismi interni per la segnalazione, c'è molto lavoro da fare per abilitare la segnalazione di illeciti. 

Il punto di partenza giusto è implementare un sistema interno di segnalazione richiesto dalla Direttiva UE sul whistleblowing. Questo sistema dovrebbe proteggere la riservatezza della persona che segnala e di eventuali terzi che essa nomina, siano essi colleghi di supporto o individui accusati di cattiva condotta. 

A seguito della segnalazione, l'organizzazione dovrebbe riconoscere il ricevimento entro sette giorni e fornire un riscontro entro tre mesi sul risultato dell'indagine dell'organizzazione sulla segnalazione. Il feedback può indicare azioni di follow-up completate o azioni previste per risolvere il problema. 

Come organizzazione, dovresti avere una persona competente e indipendente in grado di ricevere le segnalazioni, oltre a indagare sulle questioni sollevate dai whistleblower e a comunicare con loro. Dovresti essere consapevole della tempistica e garantire la protezione delle identità di coloro che segnalano secondo il Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati (GDPR).  

A proposito...

Puoi realizzare tutto quanto sopra con un sistema di segnalazione online come IntegrityLog. Aiuta a proteggere la visualizzazione delle segnalazioni da chiunque, tranne le persone designate, è in conformità con il GDPR e offre una dashboard di facile utilizzo che ti tiene aggiornato sullo stato di tutti i casi attivi. Questo significa che non perderai mai una scadenza o una segnalazione. 

3.4 Informa e forma i dipendenti

I dipendenti devono capire il processo da seguire quando hanno qualcosa da segnalare. Devono conoscere i sistemi che hai in atto e quale tipo di protezione possono utilizzare quando vengono avanti con informazioni su violazioni delle regole. Allo stesso modo, coloro che sono incaricati di accettare e indagare le segnalazioni dovrebbero sapere cosa devono fare e come devono agire per rimanere in conformità con la legge. 

3.5 Stabilisci una politica anti-ritorsione

La paura di ritorsioni è uno dei motivi più importanti per cui alcune persone non si fanno avanti per fare segnalazioni. Le nuove leggi europee di protezione dei whistleblower affrontano questo problema proibendo qualsiasi tipo di ritorsione contro chi segnala da parte dell'organizzazione o degli individui. Un whistleblower può cercare un indennizzo legale per qualsiasi ritorsione, compreso il ricevimento di un risarcimento per le spese legali, il trattamento medico e il dolore e la sofferenza causati dalla ritorsione. 

È importante tenere conto di tutto quanto sopra quando si elabora una politica per prevenire le ritorsioni contro le persone che segnalano.  

3.6 Pubblicizza l'impegnodell'organizzazionealla segnalazione

Per mostrare quanto l'organizzazione sia seria nell'incoraggiare le segnalazioni e ad agire su problemi prima che si evolvano, dovresti annunciare la tua politica pubblicamente. Questo fa sentire i dipendenti più sicuri e a proprio agio quando segnalano. Rinforza anche l'etica della tua organizzazione e dipinge un'immagine aziendale più affidabile agli occhi dei dipendenti, dei clienti e degli investitori. 

3.7 Indaga e fai seguito

Una volta messe in atto le politiche e le procedure corrette, puoi iniziare a indagare e fare seguito alle segnalazioni. Il tuo strumento online di whistleblowing ti aiuterà a rispettare le rigide scadenze in modo efficiente. Il termine di tre mesi per il feedback è il requisito minimo, ma se funziona meglio per la tua attività, puoi puntare a fornirlo prima. 

3.8 Valuta e migliora

Come per tutti i processi, il tuo sistema di segnalazione dovrebbe evolvere costantemente. Valuta costantemente il flusso di lavoro e i risultati per assicurarti che stai fornendo i risultati più efficienti ed efficaci. Aggiusta secondo necessità per migliorare l'efficacia del tuo processo di segnalazione dei whistleblower. 

4. I rischi di scoraggiare i whistleblower

Un rischio principale di scoraggiare la segnalazione è che non cambierai i comportamenti dannosi all'interno della tua organizzazione. Le piccole negligenze crescono quando non vengono affrontate e possono diventare endemiche. Non si risolve un problema ignorandolo e questo può rivelarsi disastroso più avanti. Si rischiano anche guai legali se si permette a corruzione e negligenza di prosperare all'interno della vostra organizzazione. Contrastare questi comportamenti mostra che siete impegnati nella conformità. 

L'effetto che la soppressione delle segnalazioni ha sul morale dei dipendenti può danneggiare anche la tua organizzazione. Un ambiente di paura e intimidazione può portare a una perdita di produttività e a un maggiore turnover del personale. 

Infine, in un'azienda o in un ente pubblico senza canali di segnalazione o dove la segnalazione è scoraggiata, l'unica opzione è per gli informatori andare a rivelare tutto attraverso i media. Se questo accade, il potenziale danno reputazionale al tuo brand è estremamente alto e può essere devastante. Per non parlare delle conseguenze per un intero paese se i dipendenti del governo esponessero comportamenti non etici o corruzione ai media. 

5. Domande frequenti

5.1 Quale protezione dovresti fornire per i whistleblower?

Organizzazioni e agenzie governative devono proteggere le persone che segnalano, le loro famiglie e qualsiasi collega che li ha supportati mantenendo il loro anonimato. Dovrebbero anche proteggerli da subire qualsiasi tipo di ritorsione se la loro identità dovesse diventare nota. Un altro requisito della direttiva è fornire all'informatore informazioni complete e gratuite sui loro diritti, protezione e assistenza legale per combattere la ritorsione, assistenza finanziaria e accesso al supporto psicologico. 

5.2 Quali sono i principali canali di segnalazione?

I tre livelli di canali di segnalazione degli informatori sono interni, esterni e di divulgazione pubblica. La direttiva prevede che le organizzazioni debbano incoraggiare i whistleblower a fare una segnalazione interna in prima istanza oralmente o per iscritto, con enti autorizzati esterni come agenzie anticorruzione come prossimo punto di riferimento. Il whistleblower può anche segnalare tramite divulgazione pubblica, tramite i media. 

5.3 E se un whistleblower sta mentendo?

Nella direttiva europea sulla protezione dei whistleblower sono incluse sanzioni per la segnalazione falsa. Se si dimostra che una persona ha fatto una segnalazione falsa, sarà responsabile di "sanzioni efficaci, proporzionate e dissuasive". Questo include il pagamento di eventuali danni che la sua segnalazione ha causato all'organizzazione.  

6. Conclusione

Sapere come incoraggiare la segnalazione è importante legalmente, in termini di reputazione e di etica aziendale. È essenziale per la conformità, soprattutto con la nuova direttiva che entrerà in vigore. Dimostra anche ai tuoi lavoratori che sono apprezzati e che sei aperto al cambiamento e al miglioramento. 

L'utilizzo di uno strumento per i whistleblower come IntegrityLog ti consente di effettuare le necessarie indagini nel rispetto delle normative e ti mantiene sulla giusta rotta per fornire risultati in un lasso di tempo efficiente. Richiedi una demo ora per saperne di più. 

7. Bibliografia e approfondimenti

• Canali di whistleblowing
• Come promuovere il whistleblowing 
• Sistemi di whistleblowing
• Transparency International in merito al Whistleblowing
• Tutela del denunciante