Répondre aux exigences de la Directive Européenne sur les lanceurs d'alerte pour les groupes d’entreprises

Lorsque l'Union Européenne a proposé sa directive sur le signalement interne, exigeant des entités juridiques qu'elles fournissent des canaux de signalement pour les employés, cela a suscité des préoccupations pour les groupes ayant de multiples filiales au sein du bloc. De nombreux problèmes ont été soulevés auprès de la Commission Européenne concernant l'impact de la mise en œuvre de la Directive sur les fonctions centralisées de lancement d'alerte qui existaient déjà. 

En réponse à certaines des questions, la commission a réitéré que la directive exige délibérément que chaque entité de 50 employés ou plus gère son propre système de signalement. Cependant, les entités employant entre 50 et 249 membres du personnel peuvent partager leurs canaux de signalement et d'enquête. Ceci, selon ses propres termes, dans le but de "garantir leur proximité avec le lanceur d'alerte". Il faut noter que la Commission Européenne n'encourage pas l'exécution des programmes de conformité uniquement à travers le siège social d'une entreprise. Il existe des cas où cela est possible, mais il faut d'abord examiner attentivement les exigences de la directive. 

Cet article explore comment les groupes d'entreprises sont tenus de gérer leurs programmes de lancement d'alerte au sein de l'UE, que leurs filiales soient basées dans le même État membre ou dans plusieurs pays. De plus, il établit les règles pour les entreprises multinationales basées en dehors de l'Union européenne mais ayant des entités au sein du bloc.

1. Exigences de signalement au niveau de la filiale par rapport au niveau du groupe

La Commission Européenne, dans une lettre envoyée en juin 2021, déclare : 

"La disposition de l'article 8(3) ne laisse aucune place à l'interprétation : chaque entité juridique de 50 travailleurs ou plus est tenue de mettre en place des canaux et des procédures pour le signalement interne, même lorsque de telles entités juridiques appartiennent à un groupe d'entreprises. Toute interprétation différente serait contra legem." 

Les entités de taille moyenne, celles ayant entre 50 et 249 employés, peuvent partager les canaux de signalement et les procédures d'enquête, qu'elles aient un propriétaire commun ou non. Cependant, chaque entité individuelle restera responsable de la confidentialité de la personne signalante, de fournir des retours d'information à celle-ci et de la prise en charge de la mauvaise conduite qu'elle a signalée. 

Pour les entités juridiques plus grandes, il n'y a pas de telles dispositions. La loi stipule clairement qu'elles doivent gérer leurs propres canaux internes, quel que soit leur structure de propriété. 

1.1 Où les fonctions centralisées de lancement d'alerte fonctionnent

Cependant, cela ne veut pas dire que les groupes d'entreprises ne peuvent pas gérer un programme centralisé de lancement d'alerte en tandem avec les canaux individuels de chaque entité. Cela permet aux lanceurs d'alerte de choisir entre signaler localement ou monter la plainte plus haut dans la chaîne. L'avantage de cela serait, par exemple, si la personne signalante ne croyait pas que sa plainte pourrait être traitée efficacement à un niveau local. 

Un tel arrangement serait également utile dans les cas où l'équipe d'enquête indépendante locale estime qu'elle n'a pas les ressources pour traiter efficacement le rapport ou lorsque le rapport révèle des problèmes structurels qui affectent plusieurs entités au sein du groupe. Dans ces cas, l'équipe devrait informer le lanceur d'alerte de son intention d'escalade et demander son consentement. Lorsque cela se produit, la personne signalante a le droit de retirer son rapport interne et de faire à la place un rapport externe à une autorité compétente. 

1.2 Raison du maintien du signalement au niveau de l'entité

La Commission Européenne explique que la raison de garantir un signalement au niveau de l'entité est due à l'objectif de la directive de rendre aussi facile que possible pour un lanceur d'alerte de faire son rapport. Pouvoir le faire au sein de l'entité dans laquelle ils travaillent rend le processus plus facile et plus efficace parce qu'il y aura des informations spécifiques sur comment signaler et où ils recevront un retour d'information. Ils peuvent également se sentir plus à l'aise à signaler à leur propre entité plutôt qu'à parler au siège social, où ils pourraient avoir peu, voire pas, de contacts.

2. Signalement par le groupe multinational 

Il y a plusieurs raisons pour lesquelles les entités dans différents États membres de l'UE doivent chacune gérer leurs propres canaux de signalement internes. Ils comprennent:

3. Spécificités du lancement d'alerte multinational

Il existe des méthodes pour les groupes d'entreprises et les multinationales pour aider à rationaliser le processus de création de programmes de lancement d'alerte à travers différentes entités. Elles incluent : 

• La Directive européenne sur le lancement d'alerte stipule que "les canaux de signalement peuvent être gérés en interne par une personne ou un service désigné à cet effet ou fournis en externe par un tiers". Cela signifie que vous pouvez utiliser une source externe pour gérer la réception et l'accusé de réception des rapports à travers plusieurs entités. Cependant, ces tiers ne peuvent pas enquêter, faire suite ou traiter les infractions révélées dans les rapports. 
• Les entités de taille moyenne, c'est-à-dire celles comptant entre 50 et 249 employés, peuvent partager des ressources pour la réception et l'enquête des rapports. Si vos entités entrent dans ce cadre, alors une fonction de lancement d'alerte partagée est acceptable. 
• Les entités de taille moyenne peuvent permettre au siège social (ou à une autre entité du groupe) de prendre en charge ses enquêtes, à condition qu'elles communiquent cela au lanceur d'alerte. Dans ce cas, l'organisation doit informer l'employé qu'il peut refuser et faire actionner le rapport au niveau de la filiale si elle le souhaite. 
• Dans le cas où un rapport révèle des problèmes qui affectent plus d'une filiale ou des problèmes structurels au sein de l'entreprise, il se peut que la filiale ne dispose pas des ressources nécessaires pour mener à bien l'enquête. Dans ces cas, il est possible de mener l'enquête au niveau du groupe avec l'autorisation du lanceur d'alerte. 

4. Problèmes de partage de ressources entre filiales

Bien qu'il soit possible pour une filiale de taille moyenne de tirer parti des ressources supérieures d'une entreprise mère lors de l'enquête sur des rapports, il est important de se rappeler que le lanceur d'alerte a le droit de refuser cette opportunité. 

Pour escalader l'affaire au siège, la filiale doit informer la personne qui signale le déplacement et solliciter son consentement. Si elle ne donne pas son consentement, il y a une chance qu'elle puisse retirer son rapport et le faire à l'extérieur à la place. 

Le problème est que, lorsqu'un lanceur d'alerte signale à une partie externe, cela retire le récit des mains de l'entreprise. Cela signifie que les nouvelles peuvent devenir publiques avant que l'entreprise n'ait eu le temps d'agir, causant un dommage à la réputation. 

Un autre problème avec le fait que le lanceur d'alerte refuse le consentement pour que la plainte soit examinée au niveau du groupe est que le responsable de la conformité du groupe n'a pas de visibilité sur le fonctionnement du rapport, ce qui peut entraver son travail. L'entreprise doit également obtenir le consentement pour enquêter sur le rapport à un niveau supérieur, même en cas de rapport mettant en évidence une infraction qui se produit dans plus d'une entité. 

Cela signifie que les entreprises doivent être proactives pour promouvoir les avantages pour le lanceur d'alerte d'avoir leur rapport entendu au niveau du groupe plutôt que simplement au niveau de la filiale..  

5. Exigences pour les canaux de lancement d'alerte de groupe

Les exigences pour les canaux de lancement d'alerte au sein du groupe sont les suivantes: 

• Ils doivent être facilement accessibles aux personnes qui signalent. 
• Chaque entité juridique devrait afficher des informations sur l'utilisation du canal et la possibilité de faire une divulgation externe sur son site web et à l'intérieur de ses locaux. 

• Il devrait y avoir une partie indépendante au sein de la filiale où le rapport a été fait pour faire le suivi et maintenir la communication avec le lanceur d'alerte. 
• Selon la transposition de la loi dans ce pays, le lanceur d'alerte a le droit de demander une rencontre en face à face avec un représentant de la filiale par le biais de laquelle ils ont fait le rapport. 

Un canal de signalement en ligne comme IntegrityLog aide à répondre à toutes les exigences ci-dessus, car il est entièrement conforme à la directive européenne sur le lancement d'alerte. La plateforme fournit un système de signalement facilement accessible à tous les employés, où qu'ils soient basés. Ils peuvent se connecter à distance depuis n'importe quel appareil et n'ont pas à se déplacer dans un bureau particulier pour faire une déclaration en personne. 

6. Impact sur les employeurs internationaux hors de l'UE

Les employeurs multinationaux basés hors de l'UE doivent adopter les programmes de lancement d'alerte dépend des types d'entités qu'ils gèrent et des pays dans lesquels ils opèrent. 

Chaque État membre de l'UE a créé sa propre "version" de la Directive européenne sur le lancement d'alerte lors de sa transposition en droit national. Cela signifie que les canaux de signalement au sein de ces territoires nécessiteront des intrants différents. 

Il serait possible pour une multinationale avec plusieurs filiales de taille moyenne dans un seul pays de créer un processus partagé. Cependant, si elle exploitait des filiales uniques dans plusieurs pays, chacune devrait avoir son propre processus de signalement pour assurer la conformité.  

7. FAQ 

7.1 Les entités de groupe doivent-elles fournir des canaux de signalement aux entrepreneurs ?

La directive ne s'applique pas seulement aux employés, mais aussi aux travailleurs indépendants, aux personnes interrogées, aux anciens employés, aux bénévoles, aux entrepreneurs et à de nombreuses autres personnes liées à l'organisation. Par conséquent, les canaux de signalement de l'organisation doivent être disponibles pour toutes ces parties. 

7.2 Les entreprises mères doivent-elles accepter les rapports des employés de leurs filiales ?

Les entreprises mères peuvent accepter les rapports des employés de leurs filiales. Cependant, elles doivent préciser qu'il s'agit d'un canal de signalement au niveau du groupe et solliciter leur consentement. 

7.3 L'enquête peut-elle être centralisée pour le groupe ?

Lorsque le groupe est constitué d'entités de taille moyenne, vous pouvez centraliser l'enquête. Ceci est conditionné par le fait que les canaux de signalement des filiales restent également facilement accessibles, en informant le lanceur d'alerte que vous centralisez l'enquête. Vous devez permettre au lanceur d'alerte de demander que l'enquête ait lieu au niveau de la filiale. Si ils exercent cette option, vous devez respecter leur souhait et restreindre les détails à l'équipe d'enquête de la filiale.  

7.4 Quelles informations provenant d'un rapport au niveau de la filiale peuvent être partagées au niveau du groupe ?

Seulement lorsque la personne qui signale donne la permission, des informations peuvent être partagées d'un rapport au niveau de la filiale au niveau du groupe. Le lanceur d'alerte doit permettre l'accès à suffisamment d'informations pour que l'enquêteur au niveau du groupe puisse mener l'enquête.

8. Conclusion

Bien que les groupes puissent souhaiter partager des informations sur les rapports de lancement d'alerte et les enquêtes, la directive a été mise en place de manière à faciliter autant que possible les signalements par les lanceurs d'alerte, à obtenir des retours d'information et à demander des rencontres en face à face. Cette politique de protection des lanceurs d'alerte signifie une décentralisation maximale du processus aux yeux de la Commission européenne. 

La mise en œuvre de la Directive Européenne sur les lanceurs d'alerte est telle qu'elle impose à chaque filiale d'avoir ses propres canaux de signalement internes, bien que le partage de ressources soit acceptable dans certaines circonstances. Si vous avez besoin d'un système de signalement de lancement d'alerte efficace qui garantit la confidentialité, la conformité au RGPD et un tableau de bord qui permet à votre équipe d'enquête de respecter les délais, IntegrityLog peut vous aider. Demandez une démo aujourd'hui.  

9. Références et lectures complémentaires

• 4 exemples intéressants de signalement dans le milieu professionnel 
• Code de conduite vs code d'éthique 
• 11 KPI clés de conformité + exemples 
• IntegrityLog: votre canal de lancement d'alerte sécurisé