Deloitte déclare que "la création d'une culture d'éthique et de conformité au sein d'une organisation est une nécessité commerciale." Et l'un des éléments clés pour atteindre cet objectif est de recueillir des feedbacks des employés en utilisant des questions de culture de conformité. La réalisation d'un tel sondage vous permettra d'évaluer leur engagement en matière de conformité sur le lieu de travail.
Autrefois, l'obligation était aux mains de la haute direction pour établir le ton. Aujourd'hui, les leaders d'opinion avancent l'idée que nous avons tous un rôle à jouer. Andrea Enria, président du conseil de surveillance de la Banque centrale européenne (BCE), a déclaré lors d'une conférence de la Fédération des banques internationales en Irlande que "le ton donné par le haut a un rôle important à jouer, mais ce n'est pas suffisant : une culture solide doit être ancrée à tous les niveaux de l'organisation."
Afin d'affiner vos efforts pour obtenir des retours de qualité de votre personnel, vous trouverez ci-dessous une liste de questions sur la culture de conformité que vous pouvez poser lors de votre prochain sondage auprès des employés.
1. Qu'est-ce qu'une culture de conformité ?
Une culture de conformité est souvent qualifiée de 'culture de parole' car elle encourage toutes les parties prenantes à contribuer à garantir que l'entreprise respecte ses obligations réglementaires et éthiques. C'est un environnement de travail où tout le monde comprend qu'il doit dire, et faire ce qui est juste.
Dans une culture de conformité, le respect des législations nécessaires et des codes moraux est une partie intégrante des processus commerciaux généraux de l'entreprise. Ce n'est pas juste une tâche à cocher à la fin d'un projet ou à rassembler en panique suite à un incident et avant l'arrivée des enquêteurs.
Les éléments d'une culture de conformité forte et réussie sont :
- La connaissance des réglementations de conformité qui s'appliquent à l'organisation
- Une compréhension collective des risques affectant l'organisation
- Une bonne communication des politiques et des attentes dans toute l'entreprise
- Des programmes de formation continues
- Une technologie de conformité efficace pour faciliter la culture
- Un encouragement à un comportement conforme, parfois (mais pas toujours) par des incitations telles que des bonus ou en en faisant une condition préalable pour obtenir des promotions
- La création d'un processus de rapport d'incident et de gestion des cas intuitif
2. Questions clés pour tester votre culture de conformité
Ces questions clés vous aideront à obtenir un aperçu précieux de votre culture de conformité de la part de vos employés.
2.1 Avez-vous reçu une copie du code de conduite ?
Le code de conduite est extrêmement important pour la culture de conformité d'une entreprise. Si vos travailleurs ne possèdent pas le code ou n'y ont pas accès sur un intranet, par exemple, cela rendra difficile pour eux de comprendre pleinement l'environnement de conformité que vous essayez de mettre en place.
2.2 Savez-vous comment contacter le responsable de la conformité ou l'équipe de conformité ?
Le responsable de la conformité est en charge des politiques et procédures. Les employés devraient avoir accès à lui afin de pouvoir s’adresser à lui ou son équipe en cas de problème et de gérer ce problème immédiatement.
2.3 Existe-t-il une ligne directe de conformité ou un autre mécanisme de signalement et savez-vous comment y accéder ?
Avoir une ligne directe de conformité dans le cadre de votre système interne de lanceur d’alertes est l'un des moyens par lesquels votre organisation peut faciliter la communication sur ces questions. Avoir une hotline et informer le personnel sur son utilisation signifie qu'ils peuvent signaler efficacement des violations.
2.4 Qui gère les suivis sur les préoccupations soulevées par la ligne d'aide ?
Les employés devraient comprendre le processus de conformité par lequel vous traitez les problèmes. De plus, comprendre ce qui se passe après avoir fait un rapport est important, car cela permet aux lanceurs d'alerte de se sentir plus en confiance lorsqu'ils soulèvent des problèmes.
2.5 La conformité est-elle difficile, longue ou stressante ? Si oui, quelle en est la raison ?
S'il existe des obstacles à la conformité, il y a de fortes chances qu'il y ait des lacunes. Vous devriez poser cette question pour comprendre ce qui empêche une bonne pratique de la conformité et décider comment vous pouvez remédier aux problèmes auxquels vos employés sont confrontés.
2.6 Est-il clair pour vous que l'organisation surveille et audite les bureaux et les opérations ?
Surveiller et auditer vos systèmes de conformité aide à les maintenir pertinents et efficaces. Un audit interne vous aide à comprendre où se trouvent les problèmes potentiels dans votre conduite éthique. En cas de transgression de la conformité, pouvoir montrer lors d'un audit externe que vous avez pris toutes les mesures raisonnables pour l'empêcher pourrait aider à réduire une éventuelle pénalité de conformité.
2.7 Êtes-vous au courant que le responsable de la conformité a déjà visité votre département pour effectuer un examen ou se pencher sur une question de conformité ?
En lien avec ce qui précède, la visibilité dans le bureau de la part du CCO qui mène des activités de conformité peut être rassurante qu'ils prennent les questions de conformité au sérieux.
2.8 La direction soutient-elle activement et comprend-elle les efforts de conformité ?
Même si vous adoptez une approche ‘interne' en matière de conformité, il est toujours important que la direction comprenne les risques associés à un manque de conformité. Ils devraient également soutenir activement et promouvoir les solutions mises en œuvre par la fonction de conformité.
2.9 La direction prend-elle des mesures suite aux rapports ?
Lorsque les employés peuvent voir le résultat des rapports de conformité en termes d'action concrète, cela prouve que l'entreprise prend la conformité au sérieux. Cela encourage également le personnel à faire des rapports parce qu'ils savent que l'entreprise agira en conséquence.
2.10 La culture de l'organisation favorise-t-elle des choix éthiques et conformes ?
Il existe de nombreuses façons pour les organisations de créer une culture qui fait sentir aux employés qu'ils sont soutenus dans leurs choix éthiques et conformes. Récompenser la conformité avec des bonus et en faire une nécessité pour obtenir une promotion sont des moyens positifs de renforcer le bon comportement. Mais vous pouvez aussi aborder la question sous un autre angle — en créant des pénalités et des punitions pour non-conformité. Par exemple, en mettant en place une procédure disciplinaire pour les personnes qui se vengent des lanceurs d'alerte.
2.11 Comment pouvons-nous intégrer la conformité dans les racines de l'organisation ?
En tant que personnes qui mettent en œuvre les initiatives de conformité de l'entreprise, vos employés sont les mieux placés pour vous dire s'ils se sentent comme un élément naturel de la vie de l'entreprise ou s'ils se sentent ajoutés et en contradiction avec la nature de l'entreprise. Vos employés pourraient fournir des conseils utiles sur la façon d'aligner l'entreprise et sa position éthique de manière plus étroite.
2.12 Les efforts pour gérer et atténuer les insuffisances et les risques de conformité sont-ils compromis par les intérêts de revenus ?
La conformité coûte de l'argent et détourne des ressources qui pourraient autrement être utilisées pour augmenter les revenus. Bien que la communication non financière des indicateurs ESG et de durabilité devienne de plus en plus importante, certaines organisations pourraient encore être tentées de privilégier le profit avant la conformité. Vos employés vous aident à signaler des pratiques risquées qui compromettent votre culture de conformité. C'est pourquoi vous ne devriez pas laisser le coût de la conformité diluer les principes éthiques de l'organisation.
2.13 Les informations pertinentes provenant de divers départements au sein de l'organisation sont-elles partagées avec le personnel de conformité ?
Vous devez vous assurer que non seulement les gens perçoivent les problèmes de conformité, mais qu'ils les transmettent également aux parties concernées.
2.14 La conformité est-elle testée par une partie indépendante et compétente ?
L'indépendance dans le processus de test assure l'intégrité et empêche les personnes proches de l'organisation de ne voir que ce qu'elles veulent voir, même si cela est bien intentionné.
2.15 Comment l'organisation a-t-elle soutenu le programme d'éthique et de conformité à travers des efforts de formation et de communication ?
Les employés doivent être bien informés pour être en mesure d'effectuer leurs devoirs de conformité à un niveau élevé. C'est pourquoi la communication entourant ces politiques, ainsi que la formation sur la façon de les mettre en œuvre efficacement, est essentielle.
2.16 Pouvez-vous décrire le processus d'évaluation des risques d'éthique et de conformité au sein de l'organisation ?
Il devrait y avoir un programme continu d'analyse des risques de conformité au sein de l'organisation. Cette analyse approfondit toutes les différentes zones de l'entreprise et les différentes pressions réglementaires qui pèsent sur elles.
2.17 L'organisation a-t-elle déjà effectué une évaluation culturelle ?
Autant les entreprises essaient d'implémenter une culture de conformité à travers un code de conduite et divers systèmes et processus, elles doivent encore vérifier que leurs efforts portent leurs fruits. Une évaluation culturelle montre où se trouve l'entreprise et ce qui doit changer pour la faire passer au niveau supérieur.
2.18 Existe-t-il un processus de reporting pour tenir le conseil d'administration informé des problèmes d'éthique et de conformité ainsi que des actions prises pour y répondre ?
Le travail du CCO est grandement facilité si le conseil comprend, soutient et s'intéresse à la culture de conformité. Il devrait y avoir quelqu'un au sein de ce conseil ayant une expérience en matière de conformité qui prend l'initiative de comprendre les problèmes auxquels l'organisation est confrontée et comment elle prévoit de les surmonter.
2.19 L'éthique et la conformité sont-elles régulièrement à l'ordre du jour du conseil d'administration ?
L'éthique et la conformité sont si importantes pour l'organisation que le conseil devrait recevoir des mises à jour régulières et prendre une part active dans la gestion des préoccupations de conformité et d'éthique sur une base régulière.
3. Conseils pour créer une culture de conformité forte
3.1 Encouragez la discussion sur les dilemmes de conformité
Au lieu de faire de la formation à la conformité une voie à sens unique, noyant les employés sous un torrent d'informations, discutez des sujets de conformité et donnez des exemples auxquels ils peuvent se rapporter. En connectant les problèmes de conformité liés au travail avec ceux qu'une personne peut rencontrer dans sa vie personnelle, ils peuvent comprendre plus profondément les enjeux.
3.2 Etablissez une responsabilité claire et pratiquez des routines
Non seulement les employés doivent être tenus responsables de leurs actions en matière d'éthique et de conformité, mais la chaîne de commandement doit également être vue comme responsable. Si un employé signale une éventuelle violation de la manière correcte, l'organisation doit être vue comme ayant également suivi la procédure correcte à partir de là.
Ces comportements de routine construisent une forte culture de conformité dans l'entreprise. Par leur répétition, l'organisation fonctionne de manière conforme en tant que cours normal.
3.3 Utilisez des enquêtes pour mesurer et changer la culture
Votre passage à une culture de conformité est un voyage, pas une position statique. C'est pourquoi vous devriez mesurer votre progression vers vos objectifs en interrogeant les personnes qui travaillent au sein de l'organisation. Utilisez leurs retours de cette surveillance continue pour effectuer les changements qui vous permettront d'atteindre vos objectifs plus rapidement.
4. FAQ
4.1 Quelles mesures proactives pouvez-vous prendre en tant qu'entreprise pour identifier les risques de conduite inhérents à votre activité ?
Aller au-delà des risques évidents est un grand pas vers l'identification des risques de conduite spécifiques à votre entreprise. Vous pouvez vous concentrer sur les risques qui entraînent des pénalités, et ils doivent être abordés. Cependant, il existe des risques moins clairs qui évoluent constamment en arrière-plan. Évaluer les comportements en tant que spectre et déterminer le point de basculement lorsqu'ils deviennent déraisonnables est essentiel.
4.2 Comment pouvons-nous encourager les employés à se sentir et à être responsables de la gestion de la conduite de l'entreprise ?
La manière dont la conformité est discutée au sein de l'organisation peut affecter la manière dont les employés se comportent à son égard. Lorsque la bonne conduite dans toutes les affaires est clairement célébrée et récompensée, le personnel se sent reconnu et apprécié pour sa gestion de la conduite. Dans une entreprise où les plaintes restent sans réponse et où les personnes sont punies pour avoir "causé des problèmes", elles se sentiront moins enclines à prendre leurs responsabilités en raison de cette mauvaise culture.
4.3 Comment le conseil d'administration peut-il superviser la conduite des affaires au sein de l'organisation ?
S'assurer qu'il y a au moins un administrateur ayant de l'expérience en matière de conformité contribue grandement à aider le conseil à devenir un organisme efficace dans la supervision de la conduite. Les cadres supérieurs doivent en discuter régulièrement et être mis à jour avec les KPI pertinents pour voir exactement où se trouve l'entreprise en termes de conformité.
5. Conclusion
La conformité n'est pas quelque chose que vous faites pour cocher une case et satisfaire les régulateurs. Cela doit devenir permanent dans l'organisation de haut en bas. Ceux qui limitent leur reconnaissance à la conduite et à la conformité s'exposent à certains risques qui peuvent ne pas être immédiatement évidents, mais qui ont tendance à augmenter lorsque les individus deviennent trop indulgents.
Nous espérons que les questions ci-dessus sur la culture de conformité seront une bonne base pour créer une enquête qui vous dira jusqu'où vous êtes allés et ce que vous devez faire à l'avenir pour rendre votre culture d'éthique plus forte.
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6. Références et lectures complémentaires
