Quels sont les avantages d'avoir un code de conduite et d'éthique ?

Intégrer une culture éthique au sein d'une organisation est essentiel pour prospérer dans l'environnement réglementaire actuel. Avec l'Union Européenne qui continue à ajouter et affiner des législations pour lutter contre les comportements répréhensibles, éviter les sanctions dissuasives liées à la violation de la loi est l'un des principaux avantages d'avoir un code d’éthique et de conduite. 

Cependant, il existe de nombreuses autres raisons pour lesquelles il est important d'établir des normes de comportement pour vos employés. Comme le rapporte Deloitte : « Les entreprises qui intègrent des principes éthiques positifs au sein de leur culture peuvent bénéficier de bons résultats grâce à la fidélité de leurs employés et de leurs clients, ainsi qu'au respect public de leur marque, ce qui peut se traduire par des rendements plus élevés pour les actionnaires. » 

L'Ethisphere Ethics Index montre que les 21 entreprises les plus éthiques au monde ont surpassé un indice comparable de grandes entreprises de 7,1 % sur les cinq années se terminant en janvier 2021. Cela montre que les entreprises qui investissent dans leurs collaborateurs, leur culture et leurs communautés peuvent transformer ces investissements en rendements tangibles pour le bien de l'entreprise et de ses parties prenantes. 

1. Quel est l'objectif d'un code d’éthique et de conduite ?

Un code d’éthique et de conduite fournit un cadre sur la manière dont une entreprise attend que toutes ses parties prenantes agissent en lien avec ses activités commerciales. Le code doit inclure : 

• Les principes de l'organisation 

• Ses normes 

• Ses attentes en matière de comportement éthique et moral pour toutes les personnes liées à l'entreprise. 

Assurer que tout le monde comprend la mission et les valeurs de l'entreprise est essentiel pour créer des salariés unifiés, collaborant de manière efficace, productive et éthique. Formaliser cela dans un code de d’éthique et de conduite permet de communiquer ces obligations à toutes les parties concernées.

2. Y a-t-il une différence entre un code d'éthique et un code de conduite ?  

Beaucoup de gens utilisent les termes « code d'éthique » et « code de conduite » de manière interchangeable. Ils sont globalement similaires, mais il existe également des différences. Les deux se basent sur les principes, les valeurs et la mission de l'organisation, mais voici où ils divergent : 

3. Les avantages d'avoir un code d’éthique et de conduite 

3.1 Construire une bonne réputation

Les principes éthiques en affaires sont plus importants que jamais. Clients, fournisseurs, actionnaires et autres parties prenantes souhaitent que les organisations mènent leurs activités de manière correcte. Après des affaires très médiatisées de comportements non éthiques, comme les scandales LIBOR et Enron, les entreprises sont soumises à un contrôle accru pour éradiquer les fautes et agir de manière à donner confiance. 

Les risques d’être associé à un comportement illégal ou non éthique sont si importants que montrer que vous vous efforcez activement de créer un environnement d'affaires éthique vous permet de gagner une bonne réputation dans le secteur et de renforcer la confiance du public dans votre organisation. 

3.2 Accroît l'attractivité de votre entreprise

Cette bonne réputation rend les clients ayant une conscience éthique plus enclins à acheter chez vous. Comme le dit Anna-Mieke Anderson, CEO de The Greener Diamond Foundation, dans un article pour Forbes : 
« Les acheteurs d'aujourd'hui recherchent des marques éthiques et écologiques qui privilégient les gens et la planète avant les profits. » 

De plus, les actionnaires sont plus susceptibles d’investir dans une entreprise ayant une politique concrète de justice et de durabilité intégrée dans un code d’éthique et de conduite. L'absence de ce code montre qu’il y a moins d’accent sur la bonne conduite, exposant l’organisation à des risques de comportements internes répréhensibles et aux dommages réputationnels qui peuvent en découler. 

3.3 Attirer des employés exceptionnels

La génération Y représentent une grande proportion de la main-d'œuvre et sont une génération motivée par le désir d'éthique et de justice dans tous les domaines de la vie. En matière d’emploi, ils veulent savoir que leur employeur est engagé envers l'équité et la création d’un meilleur environnement de travail. 

Votre code d’éthique est l'un des moyens de démontrer que votre entreprise valorise ce mode de travail, ce qui la rend plus attractive pour les candidats. Une organisation avec une position éthique forte aura le choix des meilleurs talents du marché en offrant une meilleure qualité de vie que celles qui ne promeuvent pas ces principes. 

Cela s'étend également aux domaines de la diversité et de l'inclusion. Si votre code favorise une attitude inclusive à tous les niveaux de votre organisation, vous serez plus susceptible d'attirer les meilleurs candidats, quels que soient leur âge, identité de genre, origine ethnique, orientation sexuelle ou tout autre critère démographique. Sans cet engagement, vous passerez à côté de talents qui estiment que vous ne les traiterez pas sur un pied d'égalité en raison de leur origine. 

3.4 Démontre votre conscience sociale

Les critères Environnementaux, Sociaux et de Gouvernance (ESG) sont des termes clés concernant l’investissement durable dans le marché actuel. Le « S » des critères ESG, ou les questions sociales, se réfère à la manière dont une entreprise prend soin de ses employés et de sa communauté. Il s'agit de bien-être des employés et de justice sociale. 

Votre code de conduite et la manière dont vous le promouvez à l'intérieur comme à l'extérieur agit comme une preuve de vos intentions de créer un lieu de travail juste et équitable. Des mouvements récents comme #MeToo et Black Lives Matter ont montré qu'il existe encore de nombreuses zones de la vie où des inégalités flagrantes persistent. 

Les organisations qui refusent de remettre en question ces situations et de faire un changement positif verront que les actionnaires qui recherchent des investissements responsables les éviteront au profit d'entreprises ayant une politique proactive en matière de responsabilité sociale et d'autres principes éthiques. 

3.5 Aide à divulguer et gérer les conflits d'intérêt

Le règlement sur les abus de marché (MAR) exige que les personnes qui font des recommandations sur les investissements déclarent tout conflit d'intérêt dans le cadre de leur travail. 

En incluant cela dans votre code de conduite, vous vous assurez que les employés comprennent la gravité du non-respect de la réglementation et les conséquences pour eux en tant qu'individus et pour l'entreprise. 

Encouragez la déclaration ouverte des conflits d'intérêt en l'ajoutant à votre code. Cela crée une culture de la parole qui valorise ces déclarations. Les employés seront plus honnêtes, et vous pourrez traiter les problèmes soulevés avant qu'ils ne deviennent problématiques. 

3.6 Crée des bonnes pratiques standardisées pour le comportement interne

En ayant un code de conduite centralisé, il n’y a pas de place pour l’ambiguïté sur la manière dont les parties prenantes internes perçoivent leurs obligations. Vous pouvez standardiser les processus et les principes importants pour le fonctionnement interne de votre entreprise. 

Ces normes professionnelles incluent le processus d'intégration, la procédure de plaintes, les enquêtes sur les signalements, la chaîne de commandement, les devoirs professionnels et d'autres aspects de vos processus internes. 

3.7 Crée des bonnes pratiques standardisées pour le comportement extern

De même, votre code peut établir des limites pour les comportements externes, tels que les exigences de confidentialité, la protection de la propriété intellectuelle, les protocoles de communication avec les clients, et plus encore. 

Cela garantit que les employés agissent toujours avec intégrité. Non seulement ils maintiennent un environnement conforme et équitable au sein de l'entreprise, mais ils adhèrent également à cette approche en tout temps. 

Votre code doit couvrir le comportement des employés à l’extérieur de l’organisation pour prévenir la divulgation d'informations privées ou l'utilisation de matériel protégé par l'entreprise et réduire le risque d'activités susceptibles de nuire à la relation avec les clients. 

3.8 Améliore la conformité

Il existe de nombreuses réglementations et directives auxquelles vous devez vous conformer en tant qu'organisation. Pour les départements de conformité, il est important de suivre les subtilités de la législation de l'UE. Cependant, pour les autres employés, il est peu probable qu'ils lisent et consomment de vastes documents juridiques. 

Votre code d’éthique et de conduite est l'endroit idéal pour préciser les domaines importants de conformité sur lesquels ils doivent agir. Qu'il s'agisse de l'enregistrement de toutes les conversations relatives aux transactions comme l'exige la directive sur les instruments financiers (MiFID II) ou de ce qu'il faut faire si un employé est ajouté à une liste d'initiés. 

4. Comment promouvoir un code de conduite et d'éthique

4.1 Expliquer clairement et en détail les obligations des employés

La législation peut être difficile à comprendre pour ceux qui ne sont pas habitués à la lire. C'est pourquoi votre code doit présenter les points d'action du MAR, de la directive MiFID II, de la directive européenne sur les lanceurs d'alerte et d'autres documents pertinents, et les présenter dans un format clair et compréhensible.

4.2 Communiquer les politiques et directives à tous les employés

Vous devez rendre votre code accessible à tous les employés et les obliger à le lire. Cela garantit qu'ils comprennent leurs responsabilités concernant le code et leur comportement au sein de l'organisation. 

Ajoutez le document à un espace de travail numérique partagé et demandez aux employés de signer une déclaration confirmant qu'ils l'ont lu et compris. Intégrez un aperçu du code lors de vos sessions de formation régulières pour qu'il reste présent à l'esprit des collaborateurs. 

Le code doit également faire partie du pack de bienvenue pour les nouveaux arrivants. 

4.3 Expliquer le protocole de signalement des comportements éthiques douteux

Valoriser des normes éthiques élevées encourage les employés à signaler les comportements qui ne respectent pas les attentes. Cela nécessite un processus de lanceur d'alerte solide qui respecte les obligations de la directive européenne sur les lanceurs d'alerte. 

Vous devez informer les employés sur la manière de faire un signalement, les canaux de signalement utilisés, la confidentialité avec laquelle vous traitez les signalements et la façon dont vous les protégerez contre toute forme de représailles après avoir déposé leur rapport si leur identité est découverte. 

4.4 Créer des procédures pour enquêter sur les allégations et appliquer des sanctions

Vous devez élaborer une politique sur la manière dont l'entreprise enquêtera sur les signalements de lanceurs d'alerte. Cela devrait inclure une personne ou un département indépendant qui doit accuser réception du signalement dans un délai de sept jours et communiquer les résultats de l'enquête dans les trois mois. De plus, des sanctions punitives doivent être en place pour toute personne reconnue avoir agi de manière non éthique.

5. FAQ

5.1 Qu'est-ce qu'un bon code de conduite ?

Un bon code de conduite est rédigé de manière à être facilement compris par vos employés et à exprimer clairement vos valeurs et votre mission. Il couvre également vos attentes en matière de comportement et les obligations éthiques de votre personnel. 

5.2 Quel est un exemple de code de conduite ?

Vous pouvez consulter le code de conduite et d'éthique d'Euronext comme exemple. Ce code montre clairement à quel point l'entreprise valorise le comportement éthique, en commençant par des informations sur la manière de signaler les violations du code. Cette information est mise en évidence pour rassurer les lanceurs d'alerte potentiels que l'entreprise encourage et valorise les signalements et ne discriminera pas ceux qui s'expriment. 

Le code de conduite et d'éthique d'Euronext définit clairement les principaux domaines de risque liés à l'entreprise et ses politiques relatives au comportement attendu des employés. Il communique également les responsabilités de l'entreprise envers ses employés, montrant que le comportement éthique fonctionne dans les deux sens. 

5.3 Un code de conduite et d'éthique améliore-t-il la responsabilité ?

Oui, un code de conduite et d'éthique aide à améliorer la responsabilité, mais il ne peut pas le faire seul. Il doit faire partie d'une culture de conformité où parler ouvertement et faire ce qui est juste est encouragé. L'exemple doit être donné du haut vers le bas, et les employés doivent voir les dirigeants se comporter de manière éthique s'ils veulent croire que l'organisation prend ses engagements éthiques au sérieux.

6. Conclusion

Les avantages d'un code de conduite et d'éthique sont nombreux, il est donc essentiel de créer un tel code pour votre organisation. Cela permet non seulement d'améliorer l'attractivité de votre entreprise auprès des investisseurs, mais aussi d'éviter des amendes punitives des régulateurs. Votre code de conduite et d'éthique constitue un élément essentiel de votre stratégie. 

Pour améliorer encore vos efforts de conformité et aider vos employés à signaler les comportements non éthiques en toute confiance, vous pouvez utiliser IntegrityLog. Cet outil en ligne traite les signalements de manière conforme au RGPD et à la directive européenne sur les lanceurs d'alerte, en préservant la confidentialité et en rappelant aux enquêteurs les échéances à venir. Demandez une démo gratuite pour votre entreprise dès aujourd'hui. 

7. Références et lectures complémentaires

• How to write a conflict of interest policy + template
• How to create a compliance communication strategy
• How to write a code of conduct
• Why you should allow anonymous reporting
• How to prevent unethical behaviour