Quali sono i benefici di adottare un codice etico e di condotta?

Promuovere una cultura basata sul ‘fare la cosa giusta’ è essenziale per un'organizzazione che vuole prosperare nell'attuale contesto normativo. Mentre l'Unione Europea continua ad aggiungere e perfezionare la legislazione per combattere le irregolarità, evitare le sanzioni legate alla violazione della legge rimane uno dei principali vantaggi nell’avere un codice etico e di condotta. 

Tuttavia, ci sono molte altre ragioni per stabilire degli standard del comportamento dei tuoi dipendenti. Come sottolinea Deloitte, "le aziende che integrano un’etica positiva nella loro cultura possono ottenere ottimi riscontri grazie alla lealtà di dipendenti e clienti e al rispetto pubblico per il loro brand, che può risultare in maggiori rendimenti per gli azionisti." 

L'Ethisphere Ethics Index mostra che le 21 aziende più etiche al mondo hanno surclassato un indice comparabile alle grandi aziende a capitalizzazione elevata del 7,1% nei cinque anni fino a gennaio 2021. Ciò indica che le aziende che investono nelle persone, nella cultura e nelle comunità possono trasformare tali investimenti in rendimenti tangibili per il bene dell'azienda e dei suoi stakeholder. 

1. Qual è lo scopo di un codice etico e di condotta?

Un codice etico e di condotta fornisce un quadro di riferimento su come un'azienda si aspetta che tutti i suoi stakeholder si comportino in relazione a tutte le sue attività. Il codice dovrebbe includere: 

• I principi dell'organizzazione 

• Gli standard dell’organizzazione  

• Le aspettative relative al comportamento etico e morale di chiunque sia legato all'azienda 

Garantire che tutti comprendano la missione e i valori dell'azienda è essenziale per creare un personale unito, che collabori in modo efficace, produttivo ed etico. Formalizzare questi aspetti in un codice etico e di condotta aiuta a comunicare tali obblighi a tutte le parti interessate. 

2. C'è una differenza tra un codice etico e un codice di condotta?

Molte persone usano i termini "codice etico" e "codice di condotta" in modo intercambiabile. Sono simili, ma ci sono anche alcune differenze. Entrambi si basano sui principi, i valori e la missione dell'azienda, ecco dove differiscono: 

Combinando il codice etico e quello di condotta, si garantisce un’influenza positiva sia sulle azioni che le intenzioni, creando una cultura di adesione alle norme. 

3.  I benefici di adottare un codice etico e di condotta

3.1 Migliora la reputazione aziendale

Avere dei principi etici nel proprio business è essenziale. Clienti, fornitori, azionisti e altri stakeholder si aspettano che le organizzazioni operino in modo corretto. 

A seguito di diversi casi di comportamenti non etici di grande rilievo, come gli scandali LIBOR ed Enron, le aziende vengono esposte a un maggiore scrutinio allo scopo di eliminare i comportamenti scorretti e agire in modo affidabile. 

I rischi associati ai comportamenti illegali o non etici sono elevati e impegnarsi nel creare un ambiente aziendale etico aiuta certamente a ottenere una buona reputazione nel settore e a rafforzare la fiducia delle persone nella tua azienda.  

3.2 Aumenta l’attrattiva della tua azienda

Una buona reputazione rende i clienti attenti agli aspetti etici più propensi a scegliere i tuoi prodotti o servizi. Come afferma Anna-Mieke Anderson, CEO di The Greener Diamond Foundation, in un articolo per Forbes: 

“I consumatori odierni cercano brand etici ed eco-sostenibili che mettano le persone e l’ambiente al di sopra dei profitti.” 

Inoltre, gli azionisti sono più propensi a investire in un'azienda che segue un regolamento corretto e sostenibile, parte del codice etico e di condotta. L'assenza di tale codice potrebbe indicare una minore attenzione ai principi etici, esponendo l'organizzazione al rischio di condotte scorrette interne e ai conseguenti danni reputazionali. 

3.3 Attira talenti eccezionali

I millennials, che costituiscono una parte significativa della forza lavoro, sono guidati dal desiderio di correttezza in tutti gli ambiti della vita. Sul lavoro, vogliono sapere che il proprio datore di lavoro si impegna a favorire un ambiente lavorativo rispettoso.  

Un codice etico è uno strumento che dimostra l’adozione di un approccio corretto nella tua azienda, rendendola più attraente agli occhi dei candidati. Un’organizzazione con una forte posizione etica avrà accesso ai migliori talenti sul mercato, offrendo una qualità della vita migliore rispetto a quelle che non promuovono questi principi. 

Questo vale anche per la diversità e l’inclusione. Se il tuo codice promuove un atteggiamento inclusivo a tutti i livelli dell’organizzazione, sarà più probabile attrarre i migliori candidati, indipendentemente da età, identità di genere, etnia, orientamento sessuale o altri aspetti demografici. Senza questo impegno, c’è il rischio di perdere talenti che percepiscono una mancanza di correttezza.  

3.4 Dimostra di avere coscienza sociale

I termini chiave legati agli investimenti sostenibili nel mercato odierno sono ESG (ambientale, sociale e governance). La S di ESG, relativa agli aspetti sociali, riguarda il modo in cui un’azienda si prende cura delle persone e tratta la comunità. Si concentra sul benessere dei dipendenti e sulla giustizia sociale. 

Il tuo codice di condotta e il modo in cui lo promuovi, internamente ed esternamente, rappresentano una prova dell’intenzione di creare un ambiente di lavoro equo ed equilibrato. Movimenti recenti come #MeToo e Black Lives Matter hanno dimostrato che esistono ancora molte disuguaglianze da affrontare. 

Le organizzazioni che si rifiutano di affrontare queste questioni e di apportare cambiamenti positivi rischiano di essere evitate dagli investitori responsabili, che preferiranno realtà con politiche proattive sulla responsabilità sociale e principi etici. 

3.5 Contribuisci a rivelare e gestire i conflitti di interesse

Il Regolamento sugli abusi di mercato (MAR) richiede a chi fornisce raccomandazioni sugli investimenti di dichiarare eventuali conflitti di interesse durante le loro attività. 

Inserendo questa tematica nel tuo codice di condotta, puoi garantire che i dipendenti comprendano la gravità del mancato adempimento al regolamento e le conseguenze, sia a livello individuale che aziendale. 

Promuovi sempre la segnalazione spontanea dei conflitti di interesse, includendola nel codice. Questo crea una cultura del dialogo che riconosce tali dichiarazioni. I dipendenti saranno più onesti e potrai affrontare i problemi prima che diventino critici. 

3.6 Crea standard di comportamento interni

Un codice di condotta centralizzato elimina ogni ambiguità su come gli stakeholder interni percepiscono i loro obblighi. Puoi standardizzare i processi e i principi importanti per il funzionamento interno della tua azienda. 

Questi standard professionali includono il processo di onboarding, le procedure per i reclami, le indagini sulle segnalazioni (whistleblowing), la gerarchia, i doveri lavorativi e altri aspetti dei processi interni. 

3.7 Crea standard di comportamento esterni

Allo stesso modo, il tuo codice può definire i limiti ai comportamenti esterni, come i requisiti di riservatezza, la protezione della proprietà intellettuale, i protocolli di comunicazione con i clienti e altro ancora. 

Questo garantisce che i dipendenti agiscano sempre con integrità. Non solo manterranno un ambiente rispettoso ed equo in ufficio, ma seguiranno questo approccio in ogni momento. 

Il codice dovrebbe estendersi anche ai comportamenti dei dipendenti al di fuori dell'azienda, per prevenire la divulgazione di informazioni riservate o l’utilizzo di materiale protetto, riducendo il rischio di attività che potrebbero compromettere i rapporti tra l’impresa e i suoi clienti. 

3.8 Migliora l’osservanza della legge

Sono molte le normative e direttive a cui un’organizzazione deve aderire. Uno dei compiti per i dipartimenti di compliance è di rimanere aggiornati sulle complessità delle normative UE. Tuttavia, è improbabile che i dipendenti leggano e comprendano tali documenti legali complessi. 

Il tuo codice etico e di condotta è il luogo in cui puoi evidenziare le aree di compliance che vanno rispettate. Ad esempio, l’obbligo di registrare tutte le conversazioni legate alle operazioni, come richiesto dalla Direttiva sui mercati degli strumenti finanziari (MiFID II) o sapere cosa fare se un dipendente viene inserito in una lista di insider. 

4. Come promuovere un codice etico e di condotta

4.1 Spiegare chiaramente e accuratamente le responsabilità dei dipendenti

È difficile comprendere la legislazione per chi non ha conoscenze tecniche del settore. Per questo motivo, il codice dovrebbe presentare i punti d'azione del MAR, MiFID II, della Direttiva UE sul whistleblowing e di altri documenti rilevanti in un formato chiaro e comprensibile. 

4.2 Comunicare la normativa e le linee guida a tutto il personale

Il codice dovrebbe essere accessibile a tutti i dipendenti ed è importante che vada letto. In questo modo si garantisce che siano consapevoli delle loro responsabilità legata al codice e al loro comportamento all'interno dell'organizzazione. 

Per fare ciò, puoi aggiungere il documento a una piattaforma digitale condivisa e richiedere ai dipendenti di firmare una dichiarazione che attesti la loro lettura e comprensione. Includi una panoramica del codice nei corsi di formazione continua per far sì che rimanga presente nella loro memoria. 

Il codice dovrebbe anche far parte del kit di benvenuto per i nuovi dipendenti. 

4.3 Spiegare il protocollo per segnalare standard etici inappropriati

Dimostrare di dare rilevanza agli standard etici elevati incoraggia i dipendenti a segnalare comportamenti che non soddisfano le aspettative. Questo richiede un processo di whistleblowing che rispetti gli obblighi della direttiva UE sul whistleblowing. 

È necessario informare i dipendenti su come mandare una segnalazione tramite i canali di segnalazione disponibili, sulla riservatezza con cui vengono gestite le segnalazioni e su come saranno protetti da eventuali ritorsioni se qualcuno dovesse scoprire la loro identità. 

4.4 Creare procedure d’investigazione in caso di accuse e imporre sanzioni

È essenziale creare una procedura su come l'azienda gestirà le segnalazioni di whistleblowing. Questa dovrebbe includere una persona o un dipartimento indipendente che riconosca la ricezione della segnalazione entro sette giorni e fornisca un feedback sui risultati dell'indagine entro tre mesi. Inoltre, devono essere previste sanzioni punitive per chiunque venga trovato colpevole di comportamenti non etici.

5. Domande Frequenti FAQs

5.1 Come si riconosce un buon codice di condotta?

Un buon codice di condotta è scritto in modo tale da essere facilmente comprensibile per i dipendenti e esprime chiaramente i valori fondamentali e la missione dell'azienda. Copre anche le aspettative di comportamento e gli obblighi etici del personale. 

5.2 Qual è un esempio di codice di condotta?

Puoi consultare il codice di condotta ed etica di Euronext come esempio. Questo codice mostra chiaramente quanto l'azienda valorizzi il comportamento etico, partendo dai dettagli su come segnalare le violazioni del codice. Avere queste informazioni in evidenza rassicura i potenziali whistleblower che l'azienda s’impegna a incoraggiare e valorizzare le segnalazioni e non discriminerà chi denuncia. 

Il codice di condotta ed etica di Euronext descrive chiaramente le principali aree di rischio relative all'azienda e le sue normative per il comportamento che ci si aspetta dai dipendenti. Inoltre, comunica le responsabilità dell'azienda verso i suoi dipendenti, dimostrando che un comportamento corretto funziona in entrambe le direzioni. 

5.3 Il codice di condotta ed etica influisce sulla responsabilità?

Sì, un codice di condotta ed etica aiuta a diffondere la responsabilità, ma dev’essere supportato da altro. Deve far parte di una cultura basata sul rispetto, dove viene incoraggiato il parlare apertamente e il comportarsi in modo corretto. L'esempio deve venire dall'alto, se i dipendenti vedono i manager comportarsi in modo etico, crederanno che l'organizzazione prenda sul serio un approccio etico. 

6. Conclusione

Sono tanti i vantaggi nell'avere un codice etico e di condotta, ed è dunque essenziale crearne uno per la tua organizzazione: dal migliorare l'attrattiva della tua azienda per gli investitori, all'evitare pesanti sanzioni da parte degli enti regolatori, il tuo codice etico rappresenta una parte essenziale della tua strategia. 

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7. Riferimenti e ulteriori letture

• How to write a conflict of interest policy + template
• How to create a compliance communication strategy
• How to write a code of conduct
• Why you should allow anonymous reporting
• Come prevenire comportamenti non etici