Deloitte afferma che "costruire una cultura dell'etica e della conformità all'interno di un'organizzazione è un imperativo aziendale." Uno degli elementi chiave per raggiungere questo obiettivo è raccogliere feedback dai dipendenti utilizzando domande sulla cultura della conformità. Conducendo un tale sondaggio, potrete valutare il loro impegno per la conformità sul posto di lavoro.
Un tempo, il senior management aveva l'onere di impostare il clima etico generale. Ora, i leader di pensiero stanno proponendo l'idea che tutti abbiamo un ruolo da svolgere. Andrea Enria, presidente del Consiglio di Vigilanza della Banca Centrale Europea (BCE), ha detto a una conferenza della Federazione delle Banche Internazionali in Irlanda che "il clima etico generale svolge un ruolo importante, ma non è sufficiente: una cultura solida deve essere incorporata a tutti i livelli dell'organizzazione."
Per affinare i vostri sforzi nel ricavare feedback a valore aggiunto dai vostri lavoratori, troverete di seguito un elenco di domande sulla cultura della conformità che potete porre nel vostro prossimo sondaggio ai dipendenti.
1. Cosa è una cultura della conformità?
Una cultura della conformità è spesso indicata come una 'cultura della denuncia' perché incoraggia tutti gli stakeholders a contribuire a garantire che l'azienda soddisfi i suoi requisiti normativi ed etici. È un ambiente di lavoro in cui tutti capiscono che dovrebbero dire e fare la cosa giusta.
In una cultura della conformità, l'adesione alla legislazione necessaria e ai codici morali è una parte integrante dei processi aziendali generali dell'azienda. Non è solo un esercizio da spuntare alla fine di un progetto o messo insieme in preda al panico dopo un incidente e prima che arrivino i controlli.
Gli elementi di una cultura della conformità forte e di successo sono:
- La consapevolezza delle normative di conformità che si applicano all'organizzazione
- Una comprensione collettiva dei rischi che influenzano l'organizzazione
- Buona comunicazione delle politiche e delle aspettative in tutta l'azienda
- Programmi di formazione continua
- Tecnologia di conformità efficace per facilitare la cultura
- Incoraggiare un comportamento conforme, a volte (ma non sempre), attraverso incentivi come i bonus o rendendolo un prerequisito per ottenere promozioni
- Creazione di un processo intuitivo di segnalazione degli incidenti e di gestione dei casi
2. Domande chiave per testare la vostra cultura della conformità
Queste domande chiave vi aiuteranno a ottenere informazioni preziose sulla vostra cultura della conformità dai vostri dipendenti.
2.1 Hai ricevuto una copia del codice di condotta?
Il codice di condotta è incredibilmente importante per la cultura della conformità di un'azienda. Se i vostri lavoratori non possiedono il codice o non hanno accesso ad esso su un intranet, per esempio, sarà difficile per loro capire pienamente l'ambiente di conformità che state cercando di implementare.
2.2 Sai come contattare Il responsabile o il team di conformità?
Il responsabile della conformità capo è il capo della funzione di conformità ed è incaricato delle politiche e delle procedure. I dipendenti dovrebbero avere accesso a lui o al suo team per poterli contattare in caso di problemi e per una segnalazione immediata.
2.3 C'è una linea diretta per contattare il team di confromità o un altro meccanismo di segnalazione e sai come accedervi?
Avere una linea diretta per contattare il team di conformità come parte del vostro sistema interno di segnalazione è uno dei modi in cui la vostra organizzazione può favorire la facilità di comunicazione su questi temi. Avere una linea diretta e informare il personale su come usarla significa che si possono segnalare efficacemente le violazioni.
2.4 Chi gestisce i follow-up sui problemi sollevati?
I dipendenti dovrebbero comprendere il processo di conformità attraverso il quale affrontate i problemi. Inoltre, capire cosa succede dopo aver fatto una segnalazione è importante, poiché consente ai whistleblowers di sentirsi più sicuri nel sollevare problemi.
2.5 La conformità è difficile, richiede tempo o è stressante? Se sì, qual è il motivo?
Se ci sono barriere al mantenimento della conformità, c'è la possibilità che si verifichino delle mancanze. Dovreste porre questa domanda per capire cosa impedisce una buona pratica di conformità e decidere come potete risolvere i problemi che i vostri dipendenti affrontano.
2.6 È chiaro per te che l'organizzazione controlla e verifica gli uffici e le operazioni?
Controllare e verificare i vostri sistemi di conformità aiuta a mantenerli rilevanti ed efficaci. Un audit interno vi aiuta a capire dove sono i problemi potenziali nella vostra conodotta etica. Nel caso di una violazione della conformità, essere in grado di dimostrare ad un audit esterno che hai preso tutti i provvedimenti ragionevoli per prevenirla potrebbe aiutare a ridurre una possibile sanzione per mancata conformità.
2.7 Sei a conoscenza se il responsabile della conformità ha già visitato il tuo dipartimento per condurre una revisione o esaminare una questione di conformità?
L’essere a conoscenza, in un ufficio, di attività svolte dal CCO può rassicurare che si stiano prendendo sul serio le questioni di conformità.
2.8 La leadership supporta attivamente e comprende gli sforzi di conformità?
Anche se adottate un approccio di 'clima etico generale' alla conformità, è comunque importante che la leadership comprenda i rischi associati alla mancanza di conformità. Dovrebbe anche sostenere attivamente e promuovere le soluzioni implementate dalla funzione di conformità.
2.9 La direzione agisce in merito alle segnalazioni?
Quando i dipendenti possono vedere il risultato delle loro segnalazioni in termini di azioni concrete, ciò dimostra che l'azienda prende sul serio la conformità. Incoraggia anche il personale ad inviare segnalazioni, perché sa che l'azienda farà qualcosa al riguardo.
2.10 La cultura dell'organizzazione supporta la scelta etica e conforme?
Ci sono molti modi in cui le organizzazioni possono creare una cultura che faccia sentire i dipendenti supportati nel fare scelte etiche e conformi. Ricompensare la conformità con bonus e renderla una necessità per ottenere una promozione sono metodi positivi per imporre il giusto comportamento. Ma si può anche affrontare la questione dal lato opposto - creando penalità e punizioni per la non conformità. Ad esempio, implementando una procedura disciplinare per le persone che effettuano ritorsioni sui whistleblower.
2.11 Come possiamo incorporare la conformità nelle radici dell'organizzazione?
In qualità di persone che svolgono le iniziative di conformità dell'azienda, i vostri dipendenti sono i più indicati a dirvi se le sentono come un elemento organico della vita aziendale o se le sentono un po’ artefatte e in contrasto con la natura del business. I vostri dipendenti potrebbero fornire consigli utili su come allineare più strettamente l'azienda e la sua posizione etica.
2.12 Gli sforzi per gestire e mitigare le carenze e i rischi di conformità sono compromessi dagli interessi di reddito?
La conformità costa denaro e distoglie risorse che altrimenti potrebbero essere utilizzate per aumentare il reddito. Sebbene la rendicontazione non finanziaria delle metriche ESG e di sostenibilità stia diventando sempre più importante, alcune organizzazioni potrebbero ancora essere tentate di mettere il profitto prima della conformità. I vostri dipendenti possono aiutarvi ad allertarvi su pratiche rischiose e compromettenti per la vostra cultura di conformità. Ecco perché non dovreste lasciare che il costo della conformità pregiudichi l'etica fondamentale dell'organizzazione.
2.13 Le informazioni rilevanti dei vari dipartimenti all'interno dell'organizzazione sono condivise con il personale di conformità?
Dovete essere sicuri che le persone non stiano solo individuando i problemi di conformità, ma che le stiano anche segnalando alle funzioni corrette.
2.14 La conformità è testata da una parte indipendente e competente?
L'indipendenza nel processo di test garantisce integrità e impedisce alle persone vicine all'organizzazione di vedere solo quello che vogliono vedere, anche se ben intenzionate.
2.15 Come l'organizzazione ha supportato il programma di etica e conformità attraverso sforzi di formazione e comunicazione?
I dipendenti devono essere ben informati per essere in grado di svolgere i loro doveri di conformità secondo standard elevati. Ecco perché la comunicazione riguardante queste politiche, così come la formazione su come attuarle efficacemente, è essenziale.
2.16 Potete descrivere il processo per valutare i rischi etici e di conformità all'interno dell'organizzazione?
Dovrebbe esserci un programma in corso per l'analisi del rischio di conformità all'interno dell'organizzazione. Questo prende in considerazione tutte le diverse aree dell'azienda e le varie pressioni normative su di esse.
2.17 L'organizzazione ha mai effettuato una valutazione culturale?
Per quanto le aziende cerchino di implementare una cultura di conformità attraverso un codice di condotta e vari sistemi e processi, hanno ancora bisogno di controllare che i loro sforzi stiano funzionando. Una valutazione culturale mostra dove si trova l'azienda e cosa deve cambiare per portarla al livello successivo.
2.18 Esiste un processo di segnalazione per tenere il CdA informato su questioni etiche e di conformità, così come le azioni intraprese per affrontare tali questioni?
Il lavoro del CCO è molto più facile se il CdA capisce, supporta e si interessa alla cultura di conformità. Dovrebbe esserci qualcuno nel Consiglio con esperienza di conformità che prenda l'iniziativa nel capire le problematiche affrontate dall'organizzazione e come superarle.
2.19 L'etica e la conformità sono un punto sempre presente nell'agenda del CdA?
L'etica e la conformità sono così importanti per l'organizzazione che il CdA dovrebbe ricevere aggiornamenti regolari e prendere l'iniziativa nel trattare questioni di conformità ed etiche su base regolare.
3. Suggerimenti per creare una forte cultura della conformità
3.1 Incoraggiare la discussione sui dilemmi di conformità
Piuttosto che fare della formazione sulla conformità una strada a senso unico, sommergendo i dipendenti con fiumi di informazioni, è meglio discutere temi di conformità e dare esempi con cui possono relazionarsi. Collegando le questioni di conformità sul lavoro con quelle che una persona potrebbe incontrare nella sua vita personale, si possono comprendere più a fondo le questioni in gioco.
3.2 Stabilire una chiara responsabilità e praticare una routine
Non solo i dipendenti devono essere ritenuti responsabili per le loro azioni in materia di etica e conformità, ma anche la catena di comando deve dimostrarsi responsabile. Se un dipendente segnala un potenziale illecito nel modo corretto, l'organizzazione deve dimostrare di aver seguito anch'essa la procedura corretta da quel punto in poi.
Rendere questi comportamenti una routine è ciò che costruisce una forte cultura della conformità nell'azienda. Attraverso la loro ripetizione, l'organizzazione arriva a funzionare in modo conforme come dato di fatto.
3.3 Utilizzare i sondaggi per misurare e cambiare la cultura
Il vostro passaggio verso una cultura della conformità è un percorso, non una posizione statica. Ecco perché dovreste misurare il vostro progresso verso i vostri obiettivi intervistando le persone che lavorano all'interno dell'organizzazione. Utilizzate i loro feedback da questo monitoraggio continuo per apportare i cambiamenti che vi porteranno più velocemente dove dovete essere.
4. Domande frequenti
4.1 Quali azioni proattive può intraprendere la vostra azienda per identificare i rischi comportamentali intrinseci al vostro business?
Guardare oltre i rischi ovvi è un grande passo verso l'identificazione dei rischi comportamentali specifici per il vostro business. Potreste concentrarvi sui rischi che comportano penalità e che dovrebbero essere affrontati. Tuttavia, ci sono rischi meno chiari che stanno costantemente cambiando in sottofondo. Valutare i comportamenti come uno spettro e capire il punto di svolta quando diventano irragionevoli è essenziale.
4.2 Come possiamo incoraggiare i dipendenti a sentirsi e ad essere responsabili della gestione del comportamento dell'azienda?
Il modo in cui la conformità è discussa all'interno dell'organizzazione può influenzare come i dipendenti si comportano rispetto ad essa. Laddove la corretta condotta in tutte le trattative è chiaramente celebrata e premiata, il personale si sente riconosciuto e apprezzato per la sua gestione della condotta. In un'azienda in cui i reclami rimangono inascoltati e le persone vengono punite per "creare problemi", saranno meno inclini a prendersi la responsabilità a causa di questa cattiva cultura.
4.3 Come può il CdA supervisionare la condotta dell'azienda all'interno dell'organizzazione?
Assicurarsi che ci sia almeno un amministratore con esperienza in materia di conformità contribuisce notevolmente a rendere il Consiglio un organo efficace nella supervisione della condotta. I dirigenti di alto livello devono discuterne regolarmente e essere aggiornati con le relative metriche per vedere esattamente dove si trova l'azienda in termini di conformità.
5. Conclusioni
La conformità non è qualcosa che si fa per spuntare una casella e mantenere felici i regolatori. È qualcosa che deve diventare endemica nell'organizzazione, dal vertice alla base. Coloro che si impegnano solo a parole a favore della condotta e della conformità si espongono a rischi che potrebbero non essere irrecurabili, ma che possono crescere qualora le persone dovessero diventare insoddisfatte.
Ci auguriamo che le domande sulla cultura della compliance di cui sopra siano una buona base per creare un sondaggio che vi dica a che punto siete arrivati e cosa dovete fare in futuro per rendere più solida la vostra cultura etica.
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6. Bibliografia e approfondimenti
