Deloitte konstaterar att "att bygga en etisk och efterlevnadskultur inom en organisation är en affärsimperativ." En av de viktigaste elementen för att uppnå detta mål är att samla feedback från anställda med hjälp av efterlevnadskulturfrågor. Genom att genomföra en sådan undersökning kan du bedöma deras engagemang för efterlevnad på arbetsplatsen.
En gång i tiden var det högsta ledningens ansvar att sätta tonen uppifrån. Nu menar opinionsbildare att vi alla har en roll att spela. Andrea Enria, ordförande i tillsynsrådet vid Europeiska centralbanken (ECB), berättade vid en konferens för Federation of International Banks i Irland att "tonen uppifrån har en viktig roll att spela, men det räcker inte: en sund kultur måste föränkras på alla nivåer i organisationen."
För att finjustera dina ansträngningar att hämta värdefull feedback från din personal hittar du nedan en lista med frågor om efterlevnadskultur som du kan ställa i din nästa medarbetarundersökning.
1. Vad är en efterlevnadskultur?
En efterlevnadskultur refereras ofta till som en "speak-up-kultur" eftersom den uppmuntrar alla intressenter att bidra till att verksamheten uppfyller sina lagstadgade och etiska krav. Det är en arbetsmiljö där alla förstår att de bör säga och göra det som är rätt.
I en efterlevnadskultur är efterlevnaden av nödvändig lagstiftning och moraliska koder en integrerad del av företagets allmänna affärsprocesser. Det är inte bara något som läggs till i slutet av ett projekt eller något som tas fram i panik efter en incident och innan utredarna dyker upp.
Element i en stark, framgångsrik efterlevnadskultur är:
- Medvetenhet om de regulatoriska efterlevnadsregler som gäller för organisationen
- En kollektiv förståelse för de risker som påverkar organisationen
- God kommunikation av policy och förväntningar i hela verksamheten
- Kontinuerliga utbildningsprogram
- Effektiv teknik för efterlevnad för att underlätta kulturen
- Uppmuntra efterlevnadsbeteende, ibland (men inte alltid), genom incitament som bonusar eller genom att göra det till ett förutsättning för att få befordran
- Skapa en intuitiv incidentrapporterings- och ärendehanteringsprocess
2. Toppfrågor för att testa din efterlevnadskultur
Dessa nyckelfrågor hjälper dig att få värdefull insikter från dina medarbetare om er efterlevnadskultur.
2.1 Har du fått en kopia av uppförandekoden?
Uppförandekoden är oerhört viktig för ett företags efterlevnadskultur. Om dina medarbetare inte har koden eller inte har tillgång till den på t.ex. ett intranät, kommer det att göra det svårt för dem att fullt ut förstå om den efterlevnadsmiljö som du försöker implementera.
2.2 Vet du hur man kontaktar Compliance Officer eller efterlevnadsteamet?
Chief Compliance Officer är chefen för funktionen för regelefterlevnad och ansvarar för policy och rutiner. Medarbetarna bör ha tillgång till dem för att kunna vända sig till dem eller deras team vid i händelse av ett problem och för att kunna eskalera det omedelbart.
2.3 Finns det en hjälplinje eller annan rapporteringsmekanism och vet du hur du får tillgång till den?
Att ha en hjälplinje för efterlevnad som en del av ert interna visselblåsarsystem är ett av de sätt på vilket er organisation kan underlätta kommunikationen kring dessa frågor. Att ha en hjälplinje och informera personalen om hur man använder den innebär att de effektivt kan rapportera överträdelser.
2.4 Vem sköter uppföljningen av de frågor som lyfts via hjälplinjen?
Medarbetarna bör förstå den efterlevnadsprocess genom vilken ni hanterar problem. Det är också viktigt att förstå vad som händer efter en anmälan, eftersom det gör att visselblåsare kan känna sig tryggare när de tar upp problem.
2.5 Är efterlevnad svårt, tidskrävande eller stressigt? Om så är fallet, vad är orsaken?
Om det finns hinder för att efterleva reglerna är det troligt att det kommer att uppstå brister. Du bör ställa den här frågan för att förstå vad som hindrar god efterlevnadspraxis och för att bestämma hur du kan rätta till de problem som dina anställda står inför.
2.6 Är det tydligt för dig att organisationen övervakar och granskar kontoren och verksamheten?
Övervakning och revision av era efterlevnadssystem bidrar till att hålla dem relevanta och effektiva. En internrevision hjälper er att förstå var de potentiella problemen finns i ert etiska uppförande. Om ni vid en extern revision kan visa att ni har vidtagit alla rimliga åtgärder för att förhindra att en överträdelse inträffar kan det bidra till att minska eventuella påföljder.
2.7 Känner du till att Compliance Officern någonsin har besökt din avdelning för att genomföra en granskning eller undersöka ett efterlevnadsproblem?
I anslutning till ovanstående kan synlighet på kontoret från CCO som genomför efterlevnadsaktiviteter vara en försäkran om att de tar efterlevnadsfrågor på allvar.
2.8 Stödjer och förstår ledningen aktivt efterlevnadsarbetet?
Även om ni har en "intern" strategi för efterlevnad är det fortfarande viktigt att ledningen förstår de risker som är förknippade med bristande efterlevnad. De bör också aktivt stödja och främja de lösningar som compliancefunktionen infört.
2.9 Vidtar ledningen åtgärder med anledning av rapporterna?
När anställda kan se resultatet av efterlevnadsrapporter i form av konkreta åtgärder, visar detta att företaget tar efterlevnaden på allvar. Det uppmuntrar också personalen att rapportera eftersom de vet att företaget kommer att göra något åt saken.
2.10 Stödjer organisationens kultur etiska och efterlevnadsmässiga val?
Det finns många sätt på vilka organisationer kan skapa en kultur som gör att medarbetarna känner att de får stöd i att göra etiska och efterlevnadsmässiga val. Att belöna efterlevnad med bonusar och göra det till en nödvändighet för att bli befordrad är positiva metoder för att tvinga fram rätt beteende. Men du kan också närma dig frågan från andra hållet - genom att skapa påföljder och bestraffningar för bristande efterlevnad. Till exempel genom att införa ett disciplinärt förfarande för personer som hämnas på visselblåsare.
2.11 Hur kan vi förankra regelefterlevnad i organisationen?
Som de som genomför företagets efterlevnadsinitiativ är dina medarbetare bäst lämpade att berätta för dig om de känns som en organisk del av företagets liv eller om de känns påklistrade och i strid med verksamhetens natur. Dina anställda kan ge värdefulla råd om hur man kan anpassa verksamheten och dess etiska ställningstagande närmare varandra.
2.12 Äventyras arbetet med att hantera och minska brister och risker i efterlevnaden av intäktsintressen?
Efterlevnad kostar pengar och avleder resurser som annars skulle kunna användas för att öka intäkterna. Även om icke-finansiell rapportering av ESG- och hållbarhetsmått blir allt viktigare kan vissa organisationer fortfarande frestas att sätta vinsten före efterlevnaden. Dina medarbetare hjälper dig att uppmärksamma riskfyllda metoder som äventyrar din efterlevnadskultur. Därför bör du inte låta kostnaderna för efterlevnad urvattna organisationens viktigaste etiska principer.
2.13 Delas relevant information från olika avdelningar inom organisationen med efterlevnadspersonalen?
Du måste vara säker på att personalen inte bara upptäcker problem med efterlevnaden utan att de också vidarebefordrar dem till rätt parter.
2.14 Testas efterlevnaden av en oberoende och kompetent part?
Att vara oberoende i en testprocessen skapar integritet och förhindrar personer som står nära organisationen att bara ser vad de vill se, även om det är välmenad.
2.15 Hur har organisationen stöttat programmet för etik och efterlevnad genom utbildning och kommunikationsinsatser?
Medarbetarna måste vara välinformerade för att kunna utföra sina efterlevnadsuppgifter enligt en hög standard. Därför är kommunikation kring dessa policyer, liksom utbildning i hur man utför dem effektivt avgörande.
2.16 Kan du beskriva processen för att bedöma riskerna för etik och regelefterlevnad inom organisationen?
Det bör finnas ett löpande program för analys av efterlevnadsrisker inom organisationen. Detta innebär en djupdykning i alla olika delar av verksamheten och de olika regelverk som påverkar dem.
2.17 Har organisationen någonsin genomfört en kulturbedömning?
Även om företag försöker införa en efterlevnadskultur genom en uppförandekod och olika system samt processer, måste de ändå kontrollera att deras ansträngningar fungerar. En kulturbedömning visar var verksamheten befinner sig och vad som behöver förändras för att ta den till nästa nivå.
2.18 Finns det en rapporteringsprocess för att hålla styrelsen informerad om frågor som rör etik och efterlevnad samt om de åtgärder som vidtagits för att hantera dessa frågor?
CCO:s arbete underlättas avsevärt om styrelsen förstår, stöder och intresserar sig för efterlevnadskulturen. Det bör finnas någon i styrelsen med erfarenhet av efterlevnad som tar ledningen när det gäller att förstå de problem som organisationen står inför och hur den planerar att lösa dem.
2.19 Är etik och efterlevnad en regelbunden punkt på styrelsens dagordning?
Etik och efterlevnad är så viktigt för organisationen att styrelsen bör få regelbundna uppdateringar och ta ledningen när det gäller att hantera efterlevnad och etiska problem på regelbunden basis.
3. Tips för att skapa en stark efterlevnadskultur
3.1 Uppmuntra diskussion om dilemman som rör regelefterlevnad
I stället för att göra utbildningen i efterlevnad enkelriktad och dränka medarbetarna i en ström av information bör du diskutera efterlevnadsfrågor och ge exempel som de kan relatera till. Genom att koppla samman arbetsbaserade efterlevnadsfrågor med sådana som en person kan stöta på i sitt privatliv kan de få en djupare förståelse för de frågor som står på spel.
3.2 Fastställ tydliga rutiner för ansvarsskyldighet och praxis
Det är inte bara medarbetarna som måste hållas ansvariga för sina handlingar när det gäller etik och efterlevnad, utan även befälskedjan måste ses som ansvarig. Om en medarbetare eskalerar en potentiell överträdelse på rätt sätt måste organisationen kunna visa att den också har följt rätt procedur därifrån.
Att göra dessa beteenden till rutin är det som skapar en stark efterlevnadskultur i företaget. Genom att upprepa dem kommer organisationen att fungera på ett sätt som gör att efterlevnaden blir en självklarhet.
3.3 Använd undersökningar för att mäta och förändra kulturen
Vägen mot en efterlevnadskultur är en resa, inte ett statiskt ställningstagande. Det är därför du bör mäta dina framsteg mot dina mål genom att undersöka de människor som arbetar inom organisationen. Använd deras feedback från denna löpande övervakning för att göra de förändringar som gör att ni snabbare kommer dit ni behöver vara.
4. Vanliga frågor
4.1 Vilka proaktiva åtgärder kan ni som företag vidta för att identifiera de uppföranderisker som finns i er verksamhet?
Att se bortom de uppenbara riskerna är ett stort steg mot att identifiera de uppföranderisker som är specifika för ditt företag. Du kanske koncentrerar dig på de risker som leder till påföljder och de bör hanteras. Det finns dock mindre tydliga risker som ständigt förändras i bakgrunden. Det är viktigt att bedöma beteenden som ett spektrum och ta reda på när de övergår till att bli orimliga.
4.2 Hur kan vi uppmuntra medarbetarna att känna och ta ansvar för hur verksamheten bedrivs?
Det sätt på vilket efterlevnad diskuteras inom organisationen kan påverka hur medarbetarna agerar gentemot den. Där gott uppförande i alla sammanhang tydligt uppmärksammas och belönas känner medarbetarna att deras sätt att hantera uppförandet erkänns och uppskattas. I ett företag där klagomål inte hörs och människor straffas för att de "orsakar problem", kommer de att känna sig mindre benägna att ta ansvar på grund av denna dåliga kultur.
4.3 Hur kan styrelsen övervaka hur verksamheten bedrivs inom organisationen?
Att se till att det finns minst en styrelseledamot med erfarenhet av efterlevnad är ett viktigt steg mot att hjälpa styrelsen att bli ett effektivt organ för att övervaka uppförandet. Ledande befattningshavare måste diskutera detta regelbundet och uppdateras med relevanta mätvärden för att se exakt var företaget befinner sig när det gäller efterlevnad.
5. Slutsats
Compliance is not something that you do to tick a box and keep regulators happy. It is something that must become endemic in the organisation from top to bottom. Those who pay lip service to conduct and compliance leave themselves open to the kinds of risks that might not be set in stone, but which can grow as people become complacent.
We hope the above compliance culture questions will be a good basis for creating a survey that will tell you how far you have come and what you need to do in the future to make your culture of ethics more robust.
ComplyLog provides compliance solutions that help you automate administrative processes and ensure you stay on the right side of the legislation. Learn more here and request a demo of our services.
6. Referenser och vidare läsning
