Vad är skillnaderna mellan en uppförandekod och en etikkod?

Inom företagscompliance är det vanligt att företag har både en uppförandekod och en etikkod. Ibland används termerna omväxlande, men de är faktiskt separata dokument. Den här artikeln utforskar skillnaderna mellan en uppförandekod och en etikkod och informerar dig om vikten av båda. 

Compliance-landskapet förändras ständigt på grund av myndigheter som Europeiska unionen som bekämpar oegentligheter över sektorer. Du måste därför kunna visa alla intressenter, från kunder till aktieägare och anställda, att du är seriös när det gäller att skapa rätt företagskultur. 

Till exempel nådde böter för överträdelser av EU:s allmänna dataskyddsförordning (GDPR) nästan 100 miljoner euro under första halvåret 2022, en ökning med 92% jämfört med föregående år. Detta visar att unionen tar compliance för företag över medlemsstaterna på allvar.

Att implementera både en uppförandekod och en etikkod är effektiva sätt att främja compliance och visa att du vidtar rätt åtgärder för att följa EU-lagstiftningen.  

1. Vad är en uppförandekod?

Företagets uppförandekod är ett dokument som fastställer krav avseende beteendet och interaktionerna hos anställda, direktörer och andra interna intressenter i ett företag. 

Detta inkluderar de åtgärder som intressenter måste vidta med avseende på sina roller och relevant lagstiftning inom sektorn. Det inkluderar också information om förväntningar på interaktioner med kunder och andra externa parter när man representerar företaget.

Dessutom kan du inkludera detaljer om hur man aktivt undviker diskriminering på arbetsplatsen genom att följa specifika intervjuförfaranden, krav på klädkod, rapporteringsförfaranden för visselblåsare och annan praktisk information som styr de åtgärder som förväntas av anställda inom företaget. Koden ger en definition av hur integritet ser ut i den organisationen och möjliggör att individer modellerar sitt beteende efter dess innehåll. 

Företag inkluderar vanligtvis uppförandekoden i den anställdas handbok och ger tillgång till den via ett delat arbetsutrymme på företagsnätverket. 

2. Vad är en etikkod? 

Etikkoden är utformad för att ge vägledning om hur anställda bör närma sig beslutsfattande så att det överensstämmer med företagets mission och värderingar. Detta främjar i sin tur kravet att utföra arbetsuppgifter på ett sätt som främjar ärlighet och integritet och uppfyller yrkesstandarder inom området. 

I koden kan du hitta detaljer om hur företaget hanterar frågor som är viktiga för det, dess mål och värderingar. Det kan inkludera hållbarhet, till exempel genom att vägleda intressenter att överväga hur man arbetar på ett sätt som främjar gröna principer. En annan del av etikkoden kan vara kravet att närma sig utmaningar utan fördomar.

Din etikkod bör främja självmedvetenhet hos anställda och ge dem grundläggande verktyg för att fatta etiska beslut. Den bör också vara tillgänglig i ett delat arbetsutrymme för enkel referens. 

3. Vilka är skillnaderna mellan en uppförandekod och en etikkod? 

3.1 Fokus

Uppförandekoden fokuserar på efterlevnad av lagstiftning som påverkar företaget och regler för att främja en efterlevnad och professionell arbetsmiljö.

Till exempel skulle den fastställa specifika regler som rör insideraffärer. Detta innebär att förklara den procedur som krävs för att ange information i en insiderlista och för att hålla den informationen konfidentiell. Detta är praktisk vägledning för anställda inom specifika ämnesområden. 

Din etikkod är mindre inriktad på specifik lagstiftning och mer på företagets värderingar och principer. Den skulle instruera anställda att överväga etiken i sina val inom alla arbetsområden, inklusive att inte använda den kunskap de får på jobbet för att få en ojust fördel gentemot andra marknadsdeltagare. Detta dokument fokuserar på att integrera rättvisa och jämlikhet i anställdas handlingar. 

3.2 Omfattning

Omfattningen av en uppförandekod är alltid mycket specifik. Den relaterar till åtgärder som företaget anser lämpliga i specifika verkliga situationer där en anställd kan hamna under sitt arbete. 

Det kan inkludera att fastställa skyldigheter kring företagets klädkod. Uppförandekoden skulle inkludera detaljer om vad som är acceptabelt och inte acceptabelt att bära när man representerar företaget. 

Motsvarande i etikkoden skulle ha en mycket bredare omfattning. Istället för att gå in på detaljer om de faktiska klädesplagg som anses acceptabla skulle etikkoden fastställa en förväntning att anställda måste närma sig alla aspekter av sitt arbete med professionalism. Den nämner inte specifikt klädkoden, men den vägleder arbetstagare att överväga vad som utgör professionalism när de fattar beslut relaterade till sitt arbete, inklusive vad de ska bära. 

3.3 Tillämplighet

Din uppförandekod relaterar till de rättsliga compliance-krav som gäller för din organisation i de jurisdiktioner där den verkar. Detta innebär att det är enkelt att genomdriva villkoren i uppförandekoden. Om anställda bryter mot lagen, till exempel genom att hämnas på en visselblåsare har företaget rätt att vidta påföljder mot dem. 

När det gäller villkoren i en etikkod är det dock mindre entydigt. Etiskt beteende av anställda är uppenbarligen föredraget för företag, men det är svårare att genomdriva. Om en medarbetare blir påkommen med att ljuga, utgör detta i många fall inte ett brott mot lagen, hur obehagligt det än må vara. Företaget kanske inte kan vidta några specifika åtgärder mot medarbetaren. Det kan påverka deras provanställningstid eller framtida befordringsutsikter, men det skulle vara svårt att avskeda dem på grund av etikkoden om de inte också begick ett brott genom att ljuga. 

Det som etikkoden däremot gör är att visa myndigheterna att företaget har gjort vad det kan för att främja och vägleda etiskt beteende och skapa rätt sorts kultur. Vid bristande efterlevnad kan detta användas för att försöka mildra en bötesbeläggning mot företaget. 

3.4 Effekt

Effekten av en uppförandekod är troligen en minskning av överträdelser av regler som införts för att förebygga att företaget inte uppfyller compliance-kraven. 

Effekten av en etikkod är generellt sett att främja en positiv företagskultur där människor fattar beslut baserade på etiska principer. Detta kan också leda till ett mer efterlevande företag med mindre oegentligheter. 

4. Comparison chart: code of ethics vs code of conduct 

5. Vanliga frågor

5.1 Kan jag kombinera mitt företags uppförandekod och etikkod?

Många företag kombinerar sina uppförandekoder och etikkoder till ett dokument, eftersom det gör det lättare för anställda att läsa och ta till sig informationen utan förvirringen av att ha två separata policys att komma ihåg. Dessa två dokument kompletterar varandra, vilket innebär att det är meningsfullt för vissa företag att publicera dem tillsammans.

5.2 Hur liknar etikkoden och uppförandekoden varandra?

Etikkoder och uppförandekoder riktar sig till liknande målgrupper när det gäller dem som måste agera enligt innehållet. Detta är i allmänhet interna intressenter, såsom anställda och ledande befattningar. Båda dokumenten relaterar också till beteende, även om de har olika perspektiv. 

5.3 Behöver små företag dessa två dokument?

Företag i alla storlekar behöver uppförandekoder och etikkoder, eftersom de är effektiva sätt att styra anställdas beteende i en efterlevande och etisk riktning. Även om din risknivå är låg är det en bra idé att tydliggöra dina förväntningar, oavsett hur många anställda du har, så att verksamheten bedrivs på rätt sätt. 

6. Slutsats

Det finns många skillnader mellan en uppförandekod och en etikkod, och det är viktigt att täcka in båda i din kommunikation med interna intressenter. Genom att klargöra de specifika compliance-riskerna tillsammans med de värderingar som du förväntar dig att dina anställda ska leva efter när de är på jobbet, skapar du den typ av företagskultur som säkerställer att ditt företag fortsätter åt rätt håll. 

För att hjälpa anställda att utöva sitt engagemang för en kultur där det är möjligt att säga ifrån tillhandahåller IntegrityLog en GDPR-kompatibel rapporteringskanal för visselblåsare som gör det möjligt att utreda oegentligheter och oetiskt beteende på arbetsplatsen. Be om en demo av IntegrityLog redan nu för att ta reda på hur det kan hjälpa ditt företag.

7. References and Further Reading