Was sind die Unterschiede zwischen einer Verhaltensrichtlinie und einem Ethikkodex?

Im Hinblick auf die Corporate Compliance ist es üblich, dass Unternehmen sowohl eine Verhaltensrichtlinie als auch einen Ethikkodex haben. Manchmal werden die Begriffe austauschbar verwendet, aber es handelt sich tatsächlich um separate Dokumente. Dieser Artikel untersucht die Unterschiede zwischen einer Verhaltensrichtlinie und einem Ethikkodex und informiert Sie über die Bedeutung beider Dokumente.

Die Compliance-Landschaft ändert sich ständig, da Behörden, wie zum Beispiel die Europäische Union, Fehlverhalten in verschiedenen Branchen bekämpfen. Daher müssen Sie allen Interessengruppen, von Kunden über Aktionäre bis hin zu Mitarbeitern, zeigen, dass Sie es ernst meinen mit dem Schaffen der richtigen Unternehmenskultur.

Zum Beispiel erreichten die Geldbußen für Verstöße gegen die EU Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) im ersten Halbjahr 2022 fast 100 Millionen Euro, eine Steigerung von 92% gegenüber dem Vorjahr. Dies zeigt, dass es der Union ernst damit ist, die Einhaltung der Vorschriften durch die Unternehmen in den Mitgliedstaaten sicherzustellen. 

Das Implementieren einer Verhaltensrichtlinie als auch eines Ethikkodexes sind effektive Möglichkeiten, Compliance zu fördern und zu zeigen, dass Sie die richtigen Schritte zur Einhaltung des EU-Rechts unternehmen. 

1. Was ist eine Verhaltensrichtlinie?

Die Verhaltensrichtlinie eines Unternehmens ist ein Dokument, das Anforderungen in Bezug auf das Verhalten und die Interaktionen von Mitarbeitern, Direktoren und anderen internen Interessengruppen eines Unternehmens festlegt.

Dies umfasst die Maßnahmen, welche Interessengruppen in Bezug auf ihre Aufgaben und die einschlägige Gesetzgebung in der Branche ergreifen müssen. Es enthält auch Informationen über Erwartungen an Interaktionen mit Kunden und anderen externen Parteien bei der Vertretung des Unternehmens.

Darüber hinaus können Sie Details dazu aufnehmen, wie Diskriminierung am Arbeitsplatz aktiv vermieden werden kann, indem spezifische Interviewverfahren, Kleiderordnungsvorschriften, Meldeverfahren für Whistleblower und andere praktische Informationen festgelegt werden, die das erwartete Verhalten der Mitarbeiter im Unternehmen bestimmen. Die Richtlinie definiert, wie Integrität in dieser Organisation aussieht und ermöglicht es Einzelpersonen, ihr Verhalten anhand seines Inhalts zu modellieren.

Unternehmen nehmen die Verhaltensrichtlinie in der Regel in die Mitarbeiterhandbücher auf und erteilen Zugriff über einen gemeinsam Arbeitsbereich im internen Netzwerk bereit.

2. Was ist ein Ethikkodex? 

Der Ethikkodex soll den Mitarbeitern bei einer Entscheidungsfindung als Leitfaden dienen, damit Entscheidungen mit der Mission und den Werten des Unternehmens übereinstimmen. Dies fördert Mitarbeitende Aufgaben auf eine Weise zu erfüllen, die Ehrlichkeit und Integrität fördert und professionellen Standards in diesem Bereich entspricht. 

Im Kodex können Sie Details dazu finden, wie das Unternehmen mit Fragen, Ziele und Werte umgeht, die es als wichtig erachtet. Dies könnte Nachhaltigkeit umfassen und beispielsweise Stakeholder anleiten, darüber nachzudenken, wie sie durch ihre Arbeitsweise die Grundsätze der Nachhaltigkeit fördern können. Ein weiteres Element des Ethikkodexes könnte die Anforderung sein, Herausforderungen ohne Vorurteile anzugehen.

Ihr Ethikkodex sollte bei den Mitarbeitern das Bewusstsein für ethische Entscheidungen fördern und ihnen die Grundlagen geben, um ethische Entscheidungen zu treffen. Er sollte auch in einem gemeinsam Arbeitsbereich leicht zugänglich sein, um bei Bedarf einfach darauf zugreifen zu können. 

3. Was sind die Unterschiede zwischen einer Verhaltensrichtlinie und einem Ethikkodex? 

3.1 Fokus

Die Verhaltensrichtlinie konzentriert sich auf die Einhaltung von Gesetzen, die das Unternehmen betreffen, und auf Regeln zur Förderung eines konformen und professionellen Arbeitsumfelds.

Beispielsweise würde sie die spezifischen Regeln im Zusammenhang mit Insidergeschäften festlegen. Dies bedeutet, dass das Verfahren für die Eingabe von Informationen in eine Insiderliste und deren Geheimhaltung erläutert wird. Dies ist eine praktische Anleitung für Mitarbeiter zu bestimmten Themenbereichen. 

Ihr Ethikkodex bezieht sich weniger auf die Details eines bestimmten Gesetzes und mehr auf die Werte und Grundsätze des Unternehmens. Er würde die Mitarbeiter anweisen, die Ethik ihrer Entscheidungen in allen Arbeitsbereichen zu berücksichtigen, einschließlich, dass sie das für ihre Arbeit erforderliche Wissen nicht nutzen, um einen unfairen Vorteil gegenüber anderen Marktteilnehmern zu erlangen. Dieses Dokument konzentriert sich auf Fairness und Gleichheit in das Handeln der Mitarbeiter zu integrieren.

3.2 Geltungsbereich

Der Geltungsbereich einer Verhaltensrichtlinie ist immer sehr spezifisch. Er bezieht sich auf Handlungen, die das Unternehmen in bestimmten realen Situationen, in die ein Mitarbeiter des Unternehmens im Laufe seiner Arbeit geraten könnte, für angemessen hält.

Dies könnte beispielsweise Verpflichtungen im Zusammenhang mit der Kleiderordnung des Unternehmens umfassen. Die Verhaltensrichtlinie würde Details darüber enthalten, was beim Vertreten des Unternehmens getragen werden darf und was nicht akzeptabel ist.

Der entsprechende Abschnitt im Ethikkodex hätte einen viel weiteren Geltungsbereich. Anstatt ins Detail zu gehen, welche Kleidungsstücke akzeptabel sind, könnte der Ethikkodex die Erwartung festlegen, dass Mitarbeiter alle Aspekte ihrer Arbeit professionell angehen müssen. Es erwähnt die Kleiderordnung nicht explizit, sondern leitet die Mitarbeiter an, darüber nachzudenken, was Professionalität bei Entscheidungen im Zusammenhang mit ihrer Arbeit bedeutet, einschließlich der Kleiderwahl.

3.3 Vollstreckbarkeit

Ihre Verhaltensrichtlinie bezieht sich auf die gesetzlichen Anforderungen, die Ihrem Unternehmen in den Geltungsbereichen auferlegt werden, in denen es tätig ist. Dies bedeutet, dass es einfach ist, die Bestimmungen der Verhaltensrichtlinie durchzusetzen. Wenn Mitarbeiter das Gesetz brechen, indem sie beispielsweise gegenüber einem Whistleblower Vergeltungsmaßnahmen ergreifen, hat das Unternehmen das Recht, disziplinarische Maßnahmen gegen sie zu ergreifen. 

Wenn es jedoch um die Bestimmungen eines Ethikkodexes geht, ist die Sache weniger eindeutig. Ethisches Verhalten von Mitarbeitern ist zweifellos wünschenswert für Unternehmen, aber es ist schwieriger durchsetzbar. Wenn ein Mitarbeiter beim Lügen erwischt wird, stellt dies in vielen Fällen keinen Gesetzesverstoß dar, so unangenehm es auch sein mag. Das Unternehmen könnte daher keine spezifischen Maßnahmen gegen den Mitarbeiter ergreifen. Dies könnte sich auf seine Probezeit oder zukünftige Beförderungsaussichten auswirken, aber es wäre schwierig, ihn allein aufgrund des Ethikkodexes zu entlassen, es sei denn, er hätte auch durch diese Lüge eine Straftat begangen. 

Was der Ethikkodex jedoch tut, ist den Behörden zeigen, dass das Unternehmen alles Mögliche getan hat, um ethisches Verhalten zu fördern und eine entsprechende Kultur zu schaffen. Im Falle von Nicht-Konformität könnte dies dazu dienen, eine Geldstrafe gegen das Unternehmen zu mildern.

3.4 Auswirkungen

Die Auswirkungen einer Verhaltensrichtlinie bestehen in der Regel darin, dass weniger Menschen gegen die festgelegten Regeln verstoßen, die darauf abzielen, die rechtlichen Anforderungen des Unternehmens zu erfüllen. 

Die Auswirkungen eines Ethikkodexes hängen im Allgemeinen mit der Förderung einer positiven Unternehmenskultur zusammen, in der Menschen Entscheidungen auf der Grundlage ethischer Grundsätze treffen. Dies kann auch zu einem konformeren Unternehmen mit weniger Fehlverhalten führen. 

4. Vergleichstabelle: Ethikkodex vs. Verhaltensrichtlinie

5. Häufig gestellte Fragen

5.1 Kann ich die Verhaltensrichtlinie und den Ethikkodex meines Unternehmens kombinieren?

Viele Unternehmen kombinieren tatsächlich ihre Verhaltensrichtlinie und Ethikkodex in einem Dokument. Dies erleichtert es den Mitarbeitern, die Informationen zu lesen und zu verstehen, ohne die Verwirrung durch zwei separate Richtlinien. Diese beiden Dokumente ergänzen sich, daher macht es für einige Unternehmen Sinn, sie gemeinsam zu veröffentlichen. Ein Beispiel dafür ist Euronext.

5.2 Wie ähneln sich der Ethikkodex und die Verhaltensrichtlinie?

Der Ethikkodex und die Verhaltensrichtlinie richten sich an ähnliche Zielgruppen, nämlich an diejenigen, die den Inhalt umsetzen müssen. Dies sind in der Regel interne Interessengruppen wie Mitarbeiter und Führungskräfte. Beide Dokumente beziehen sich auf Verhalten, wenn auch aus unterschiedlichen Blickwinkeln. 

5.3 Benötigen kleine Unternehmen diese beiden Dokumente?

Unternehmen jeder Größe benötigen eine Verhaltensrichtlinie und einen Ethikkodex, da sie effektive Möglichkeiten sind, das Verhalten der Mitarbeiter in eine konforme und ethische Richtung zu lenken. Selbst wenn das Risiko gering ist, ist es eine gute Idee, Ihre Erwartungen festzulegen, unabhängig davon, wie viele Mitarbeiter Sie haben. Somit stellen Sie sicher, dass das Geschäft auf die richtige Weise abläuft.

6. Schlussfolgerung

Es gibt viele Unterschiede zwischen einer Verhaltensrichtlinie und einem Ethikkodex, und es ist wichtig, beide in Ihrer Kommunikation mit internen Interessengruppen abzudecken. Die Darlegung der spezifischen Compliance-Risiken zusammen mit den Werten, die Sie von Ihren Mitarbeitern bei der Arbeit verlangen, schafft eine Unternehmenskultur, die gewährleistet, dass Ihr Unternehmen auf dem richtigen Weg bleibt.

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7. Referenzen und weitere Artikel