Le differenze tra un codice di condotta e un codice etico?

Nell'ambito della conformità aziendale, è comune che le aziende abbiano sia un codice di condotta che un codice etico. A volte i termini vengono usati in modo interscambiabile, ma in realtà sono documenti separati. Questo articolo esplora le differenze tra un codice di condotta e un codice etico e informa sull'importanza di entrambi.

Il panorama della conformità è in continua evoluzione a causa di autorità come l'Unione Europea che combattono le irregolarità in diversi settori. Pertanto, è necessario essere in grado di dimostrare a tutte le parti interessate, dai clienti agli azionisti e ai dipendenti, che si è seri nel creare la giusta cultura aziendale.

Ad esempio, le multe per la violazione del Regolamento generale sulla protezione dei dati (GDPR) dell'UE hanno raggiunto quasi 100 milioni di euro nel primo semestre del 2022, con un aumento del 92% su base annua. Questo dimostra che l'Unione è seriamente intenzionata a garantire la conformità delle imprese nei vari Stati membri.

Implementare sia un codice di condotta che un codice etico sono modi efficaci per favorire la conformità e dimostrare che si stanno intraprendendo i giusti passi per ottemperare alla legge dell'UE.

1. Cos'è un codice di condotta?

Il codice di condotta aziendale è un documento che stabilisce requisiti relativi al comportamento e alle interazioni dei dipendenti, dei dirigenti e degli altri stakeholder interni di un'azienda.

Ciò include le azioni che gli stakeholder devono intraprendere in relazione ai loro ruoli e alle normative pertinenti del settore. Include anche informazioni sulle aspettative per le interazioni con clienti e altre parti esterne quando si rappresenta l'azienda.

Inoltre, potreste includere dettagli su come evitare attivamente la discriminazione sul luogo di lavoro mediante specifiche procedure di colloquio, requisiti di abbigliamento, procedure di segnalazione per i whistleblower e altre informazioni pratiche che dettano le azioni attese dei dipendenti all'interno dell'azienda. Il codice fornisce una definizione di ciò che l'integrità rappresenta in quell'organizzazione, consentendo alle persone di modificare il loro comportamento in base ai suoi contenuti.

Di solito, le aziende includono il codice di condotta nel manuale del dipendente e lo mettono a disposizione tramite un'area di lavoro condivisa sulla rete aziendale.

2. Cos'è un codice etico?

Il codice etico è progettato per fornire indicazioni su come i dipendenti dovrebbero affrontare il processo decisionale in modo che sia allineato con la missione e i valori dell'azienda. A sua volta, ciò promuove l'obbligo di svolgere i compiti in modo onesto e con integrità, rispettando gli standard professionali del settore.

Nel codice potreste trovare dettagli su come l'azienda affronta questioni ritenute importanti, i suoi obiettivi, scopi e valori. Questo potrebbe includere la sostenibilità, ad esempio, indirizzando gli stakeholder a considerare come si possa lavorare in modo compatibile con i principi ecologici. Un altro elemento del codice etico potrebbe essere l'obbligo di affrontare le sfide senza pregiudizi.

Il vostro codice etico dovrebbe promuovere l'autocoscienza nei dipendenti, fornendo loro gli strumenti necessari per prendere decisioni etiche. Dovrebbe anche essere accessibile in un'area di lavoro condivisa per un facile riferimento.

3. Quali sono le differenze tra un codice di condotta e un codice etico?

3.1 Focus

Il codice di condotta si concentra sulla conformità alle normative che interessano l'azienda e sulle regole per favorire un ambiente di lavoro conforme e professionale.

Ad esempio, potrebbe stabilire le regole specifiche relative all’insider dealing. Ciò significa spiegare la procedura necessaria per inserire i dettagli in un insider list list e per mantenere riservate quelle informazioni. Si tratta di una guida pratica per i dipendenti su aree tematiche specifiche.

Il vostro codice etico riguarda meno i dettagli di una determinata normativa e si concentra maggiormente sui valori e i principi dell'azienda. I dipendenti verrebbero istruiti a considerare l'etica delle loro scelte in tutti gli ambiti di lavoro, incluso il divieto di utilizzare le conoscenze acquisite sul lavoro per trarre vantaggio ingiusto sugli altri partecipanti di mercato. Questo documento si concentra sull'integrazione di equità e uguaglianza nelle azioni dei dipendenti.

3.2 Ambito

L'ambito di un codice di condotta è sempre molto specifico. Riguarda le azioni che l'azienda ritiene appropriate in determinate situazioni reali in cui un dipendente potrebbe trovarsi durante lo svolgimento del proprio lavoro.

Ciò potrebbe includere la definizione degli obblighi relativi al dress code aziendale. Il codice di condotta includerebbe dettagli su cosa è e non è accettabile indossare quando si rappresenta l'azienda.

L'equivalente nel codice etico avrebbe un campo di applicazione molto più ampio. Invece di entrare nel dettaglio degli effettivi capi di abbigliamento considerati accettabili, il codice etico potrebbe stabilire l'aspettativa che i dipendenti affrontino tutti gli aspetti del loro lavoro con professionalità. Non menziona specificamente il dress code, ma guida i lavoratori a considerare cosa costituisce professionalità quando prendono decisioni legate al loro lavoro, incluso cosa indossare.

3.3 Efficacia nell'applicazione

Il vostro codice di condotta riguarda i requisiti di conformità legale imposti alla vostra organizzazione nelle giurisdizioni in cui opera. Ciò significa che è facile applicare i termini del codice di condotta. Se i dipendenti violano la legge, ad esempio prendendo provvedimenti contro un informatore, l'azienda ha il diritto di adottare misure punitive nei loro confronti.

Per quanto riguarda i termini di un codice etico, tuttavia, la situazione è meno chiara. Il comportamento etico dei dipendenti è ovviamente preferibile per le aziende, ma è meno facile da imporre. Se un membro dello staff viene sorpreso a mentire, nella maggior parte dei casi ciò non costituisce una violazione della legge, per quanto spiacevole possa essere. Pertanto, l'azienda potrebbe non essere in grado di prendere alcuna misura specifica contro il dipendente. Potrebbe influire sul suo periodo di prova o sulle prospettive future di promozione, ma sarebbe difficile licenziarlo sulla base del codice etico a meno che non abbia anche commesso un reato raccontando quella bugia.

Tuttavia, ciò che il codice etico fa è dimostrare alle autorità che l'azienda ha fatto tutto il possibile per promuovere e guidare un comportamento etico, creando il tipo giusto di cultura. In caso di non conformità, questo potrebbe essere utilizzato per cercare di mitigare una multa inflitta all'azienda.

3.4 Impatto

L'impatto di un codice di condotta probabilmente sarà una diminuzione delle persone che violano le regole volte a evitare che l'azienda adempia ai requisiti di conformità.

L'impatto di un codice etico è generalmente legato alla promozione di una cultura positiva in cui le persone prendono decisioni basate su principi etici. Ciò, a sua volta, può portare a un'azienda più conforme, con meno comportamenti scorretti.

4. Tabella di confronto: codice etico vs codice di condotta

Elemento	Codice di condotta	Codice etico
Descrizione	Un documento che dettaglia regole specifiche che i dipendenti devono rispettare al fine di garantire che l'azienda rimanga conforme.	Un documento che descrive i valori e gli ideali dell'azienda, che i dipendenti sono tenuti ad adottare e attuare durante il loro lavoro.
Tipo di codice	Informativo, basato su azioni specifiche	Generale, basato su questioni etiche
Ambito del codice	Ambito ristretto con focus su rischi regolamentari identificati	Ambito ampio, riguardante questioni etiche che influenzano l'intera vita lavorativa
Lunghezza del documento	Più breve, con dettaglio dei valori chiave e dello scopo	Più lungo, con dettaglio di diverse questioni di conformità
Divulgazione	Più probabile che sia solo per i dipendenti	Pubblica divulgazione che mostra gli sforzi etici
Focus	Regole e rischi regolamentari rilevanti	Valori dei dipendenti e comportamento

5. Domande frequenti

5.1 Posso combinare il codice di condotta e il codice etico della mia azienda?

Molte aziende combinano i loro codici di condotta ed etici in un unico documento, poiché ciò rende più facile per i dipendenti leggere e comprendere le informazioni senza la confusione di dover ricordare due politiche separate. Questi due documenti si integrano a vicenda, il che significa che ha senso per alcune aziende pubblicarli insieme. Un esempio è Euronext.

5.2 In che modo il codice etico e il codice di condotta sono simili?

I codici etici e di condotta sono rivolti a un pubblico simile in termini di coloro che sono tenuti ad agire in base ai loro contenuti. Di solito si tratta di stakeholder interni, come dipendenti e figure di leadership. Entrambi i documenti si riferiscono anche al comportamento, sebbene da angolazioni diverse.

5.3 Le piccole aziende hanno bisogno di questi due documenti?

Le aziende di qualsiasi dimensione necessitano di un codice di condotta e di un codice etico, poiché sono modi efficaci per guidare il comportamento dei dipendenti in una direzione conforme ed etica. Anche se il livello di rischio è basso, è una buona idea stabilire le vostre aspettative, indipendentemente dal numero di dipendenti che avete, in modo che l'attività venga svolta nel modo corretto.

6. Conclusione

Ci sono molte differenze tra un codice di condotta e un codice etico, ed è importante trattare entrambi nella comunicazione con gli stakeholder interni. Presentare i rischi specifici di conformità insieme ai valori secondo i quali si richiede ai dipendenti di vivere quando sono al lavoro crea il tipo di cultura aziendale necessaria per assicurarsi che l'azienda rimanga sulla giusta strada.

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