Wat zijn de verschillen tussen een gedragscode en een ethische code?

Het is gebruikelijk dat bedrijven zowel een gedragscode als een ethische code hebben als het gaat om naleving van de bedrijfsvoorschriften. Soms worden de termen door elkaar gebruikt, maar het zijn feitelijk afzonderlijke documenten. In dit artikel worden de verschillen tussen een gedragscode en een ethische code verkend en wordt het belang van beide toegelicht. 

Het nalevingslandschap verandert voortdurend vanwege instanties zoals de Europese Unie die zich bezighouden met misstanden in verschillende sectoren. Daarom moet u aan alle belanghebbenden, van klanten tot aandeelhouders en medewerkers, laten zien dat u serieus bent over het creëren van de  juiste bedrijfscultuur.

Bijvoorbeeld, boetes voor schending van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) van de EU bereikten bijna €100 miljoen in de eerste helft van 2022, een stijging van 92% op jaarbasis. Dit laat zien dat de Unie serieus is over het waarborgen van naleving door bedrijven in de lidstaten. 

Het implementeren van zowel een gedragscode als een ethische code zijn effectieve manieren om naleving te bevorderen en te laten zien dat u de juiste stappen onderneemt om te voldoen aan de EU-wetgeving.  

1. Wat is een gedragscode?

De bedrijfsgedragscode is een document dat eisen uiteenzet met betrekking tot het gedrag en de interacties van medewerkers, directieleden en andere interne belanghebbenden van een bedrijf. 

Dit omvat de acties die belanghebbenden moeten ondernemen met betrekking tot hun functies en relevante wetgeving in de sector. Het bevat ook informatie over de verwachtingen voor interacties met klanten en andere externe partijen bij het vertegenwoordigen van het bedrijf.

Daarnaast kunt u details opnemen over hoe discriminatie op de werkplek actief vermeden kan worden door specifieke interviewprocedures, kledingvoorschriften, meldingsprocedures voor klokkenluiders en andere praktische informatie die het verwachte gedrag van medewerkers binnen het bedrijf bepaalt. De code geeft een definitie van hoe integriteit er binnen die organisatie uitziet, zodat individuen hun gedrag kunnen modelleren naar de inhoud ervan 

Bedrijven nemen de gedragscode doorgaans op in de medewerkershandleiding en stellen deze beschikbaar via een gedeelde werkruimte op het bedrijfsnetwerk. 

2. Wat is een ethische code? 

De ethische code is bedoeld om richtlijnen te bieden over hoe medewerkers besluitvorming moeten benaderen zodat het in overeenstemming is met de missie en waarden van het bedrijf. Dit bevordert op zijn beurt de vereiste om taken uit te voeren op een manier die eerlijkheid en integriteit bevordert, en voldoet aan professionele normen in dat vakgebied. 

In de code vindt u mogelijk details over hoe het bedrijf omgaat met kwesties die voor haar en haar doelstellingen belangrijk zijn, haar doelen en waarden. Dit kan bijvoorbeeld duurzaamheid omvatten, waarbij belanghebbenden worden begeleid om op een manier te werken die bevorderlijk is voor groene principes. Een ander element van de ethische code kan de vereiste zijn om uitdagingen zonder vooringenomenheid aan te pakken.

Uw ethische code moet zelfbewustzijn bij medewerkers bevorderen, zodat zij de bouwstenen hebben om ethische beslissingen te nemen. Het moet ook toegankelijk zijn in een gedeelde werkruimte voor gemakkelijke raadpleging. 

3. Wat zijn de verschillen tussen een gedragscode en een ethische code? 

3.1 Focus

De gedragscode richt zich op naleving van wetgeving die van invloed is op het bedrijf en regels voor het bevorderen van een conforme en professionele werkomgeving.

Bijvoorbeeld, het zou de specifieke regels  met betrekking tot handel met voorkennis uiteenzetten. Dit betekent het uitleggen van de vereiste procedure voor het invoeren van gegevens in een lijst met voorkennis en voor het geheimhouden van die informatie. Dit is praktische begeleiding voor medewerkers over specifieke onderwerpen. 

Uw ethische code heeft minder te maken met de specifieke bepalingen van een bepaalde wetgeving en meer met de waarden en principes van het bedrijf. Het zou medewerkers instrueren om de ethiek van hun keuzes in alle werkgebieden te overwegen, inclusief het niet gebruiken van voorkennis die ze kunnen gebruiken om oneerlijk voordeel te behalen ten opzichte van andere marktdeelnemers. Dit document richt zich op het inbedden van eerlijkheid en gelijkheid in de acties van medewerkers. 

3.2 Scope

De scope van een gedragscode is altijd zeer specifiek. Het heeft betrekking op acties die het bedrijf geschikt acht in specifieke reële situaties waarin een medewerker van het bedrijf zich tijdens het werk kan bevinden. 

Dit kan het vastleggen van de verplichtingen rondom het  bedrijfskledingvoorschrift omvatten. De gedragscode zou details bevatten over wat wel en niet acceptabel is om te dragen bij het vertegenwoordigen van het bedrijf. 

Het equivalent in de ethische code zou een veel bredere reikwijdte hebben. In plaats van in detail te treden over de daadwerkelijke kledingstukken die als acceptabel worden beschouwd, zou de ethische code een verwachting kunnen uiteenzetten dat medewerkers alle aspecten van hun werk met professionaliteit moeten benaderen. Het noemt niet specifiek het kledingvoorschrift, maar het begeleidt medewerkers om te overwegen wat professionaliteit inhoudt wanneer ze beslissingen nemen met betrekking tot hun werk, inclusief wat ze moeten dragen. 

3.3 Handhaafbaarheid

Uw gedragscode heeft betrekking op wettelijke nalevingsverplichtingen die op uw organisatie van toepassing zijn in de rechtsgebieden waarin zij opereert. Dit betekent dat het gemakkelijk is om de bepalingen van de gedragscode af te dwingen. Als medewerkers de wet overtreden, bijvoorbeeld door wraak te nemen op een klokkenluider, heeft het bedrijf het recht om sancties tegen hen te nemen. 

Wat betreft de bepalingen van een ethische code is het echter minder eenduidig. Ethisch gedrag van medewerkers is uiteraard wenselijk voor bedrijven, maar het is minder gemakkelijk af te dwingen. Als een medewerker betrapt wordt op liegen, is dit in veel gevallen geen overtreding van de wet, hoe ongepast het ook is. Als zodanig kan het bedrijf mogelijk geen specifieke maatregelen nemen tegen de medewerker. Het kan van invloed zijn op hun proeftijd of toekomstige promotiekansen, maar het zou moeilijk zijn om hen te ontslaan op basis van de ethische code tenzij ze ook een misdrijf hebben gepleegd door die leugen te vertellen. 

Wat de ethische code wel doet, is laten zien aan autoriteiten dat het bedrijf er alles aan heeft gedaan om ethisch gedrag te bevorderen en te begeleiden, en zo de juiste bedrijfscultuur te creëren. IIn geval van niet-naleving kan dit worden gebruikt om een opgelegde boete op het bedrijf te proberen te verminderen. 

3.4 Effect

Het effect van een gedragscode is waarschijnlijk een afname van mensen die regels overtreden die zijn opgesteld om te voorkomen dat het bedrijf aan nalevingsvereisten voldoet. 

Het effect van een ethische code heeft over het algemeen te maken met het bevorderen van een positieve cultuur waarin mensen beslissingen nemen op basis van ethische principes. Dit kan op zijn beurt ook leiden tot een meer compliant bedrijf met minder wangedrag. 

4. Vergelijkingstabel: gedragscode vs ethische code 

5. Veelgestelde vragen

5.1 Kan ik de gedragscode en ethische code van mijn bedrijf combineren?

Veel bedrijven combineren hun gedragscode en ethische code in één document, omdat dit het voor medewerkers gemakkelijker maakt om de informatie te lezen en te begrijpen zonder de verwarring van twee afzonderlijke beleidsregels. Deze twee documenten vullen elkaar aan, wat betekent dat het zinvol is voor sommige bedrijven om ze samen te publiceren. Een voorbeeld hiervan is Euronext.

5.2 Hoe lijken de ethische code en gedragscode op elkaar?

Ethische en gedragscodes zijn gericht op vergelijkbare doelgroepen wat betreft degenen die verplicht zijn om actie te ondernemen op basis van de inhoud ervan. Dit zijn doorgaans interne belanghebbenden, zoals medewerkers en leidinggevenden. Beide documenten hebben ook betrekking op gedrag, zij het vanuit verschillende invalshoeken. 

5.3 Hebben kleine bedrijven deze twee documenten nodig?

Bedrijven van alle groottes hebben gedragscodes en ethische codes nodig, omdat dit effectieve manieren zijn om het gedrag van medewerkers in een conforme en ethische richting te sturen. Zelfs als uw risiconiveau laag is, is het een goed idee om uw verwachtingen vast te leggen, ongeacht hoeveel medewerkers u heeft, zodat het bedrijf op de juiste manier wordt uitgevoerd.

6. Conclusie

Er zijn veel verschillen tussen een gedragscode en een ethische code, en het is belangrijk om beide te behandelen in uw communicatie met interne belanghebbenden. Door de specifieke nalevingsrisico's samen met de waarden waarvan u verwacht dat uw medewerkers deze naleven tijdens hun werkzaamheden uiteen te zetten, creëert u het soort bedrijfscultuur dat ervoor zorgt dat uw bedrijf op het juiste spoor blijft.

Om medewerkers in staat te stellen zich in te zetten voor een spreekcultuur, biedt IntegrityLog een GDPR-conform meldingskanaal voor klokkenluiders waarmee u wangedrag en onethisch gedrag op de werkvloer kunt onderzoeken. Vraag nu een demo van IntegrityLog aan om te ontdekken hoe het uw bedrijf kan helpen.

7. References and Further Reading