11 wesentliche Compliance-KPIs + Beispiele (und warum Sie diese verfolgen sollten)

Wenn es jemals eine Zeit gab, in der Menschen akzeptierten, dass Unternehmen berechtigt waren, sich so zu verhalten, wie es ihnen gefiel, solange sie Geld verdienten, so sind diese Tage längst vorbei. Angesichts von Ereignissen wie der globalen Finanzkrise, dem Libor-Skandal sowie der Klimakrise und den Me Too und Black Lives Matter Bewegungen haben Regulierungsbehörden ihre Gesetzgebung kontinuierlich verfeinert, um Fehlverhalten zu reduzieren. Dieser Artikel behandelt Beispiele für Compliance-KPIs, die Ihrem Unternehmen dabei helfen, sich auf der rechten Seite des Gesetzes zu halten.

Sie erfahren, warum Compliance-KPIs wichtig sind, was einen nützlichen KPI ausmacht und welche KPIs Sie für Ihre Compliance-Maßnahmen verfolgen sollten. 

1. Was sind Compliance-KPIs? 

Compliance-Key Performance Indicators (KPIs) sind Metriken, die Ihnen dabei helfen, den Erfolg Ihrer Compliance-Leistung im Verhältnis zu Ihren strategischen Zielen zu messen. Dazu gehören die Einhaltung interner und externer Richtlinien und Vorschriften sowie des regulatorischen Umfelds, in dem Sie tätig sind. 

Mit KPIs können Sie die Wirksamkeit Ihrer Compliance-Programme messen und Sie können sie auch als Überwachungsinstrument einsetzen, um frühzeitig Anzeichen von Non-Compliance zu erkennen und zu beheben. 

In einer datengetriebenen Geschäftswelt bieten KPIs die Informationen, die Sie benötigen, um zu quantifizieren, wie gut Sie auf die strategischen Ziele des Unternehmens zusteuern. 

2. Warum sind Compliance-KPIs wichtig?

2.1 Verbesserung der Compliance-Effektivität

Ihr Ziel ist die vollständige Einhaltung, aber dieses abstrakte Konzept reicht allein nicht aus, um eine kohärente und effektive Strategie zu entwickeln. Mit KPIs zerlegen Sie den Weg zu diesem Ziel in überschaubare Elemente und verfolgen Ihren Fortschritt zur Erreichung derselben. 

Dadurch erhalten Sie einen besseren Überblick darüber, wie gut Ihre Compliance-Programme voranschreiten, und können Ihre Prozesse optimieren und vereinfachen, um die Compliance-Effektivität zu steigern. 

2.2 Identifizierung und Behebung von Lücken

Durch die direkte Verfolgung dieser Daten erhalten Sie Einblicke in die Bereiche Ihrer Compliance-Strategie, in denen es derzeit Defizite gibt. Die Identifizierung von Lücken in Ihren Prozessen ermöglicht es Ihnen, diese zu optimieren oder bei Bedarf von der ursprünglichen Vorgehensweise abzuweichen. 

Wenn das Verfolgen Ihrer KPIs zeigt, dass ein Ansatz Ihr Unternehmen nicht vor Non-Compliance schützt, handelt es sich um eine Compliance-Lücke. Dies hilft Ihnen zu wissen, wo Sie Verbesserungen vornehmen müssen. Darüber hinaus können Sie Ihre aktuellen Prozesse analysieren, um festzustellen, ob Mitarbeiter zusätzliche Schulungen, andere Technologien oder andere Maßnahmen benötigen. 

Dies verhindert, dass das Unternehmen mit einem Plan fortfährt, der nicht funktioniert, und ermöglicht es, damit verbundene Kosten zu reduzieren. 

2.3 Schritt halten mit regulatorischen Anforderungen

Die Europäische Union führt regelmäßig neue Vorschriften und Richtlinien ein und aktualisiert alte Gesetzgebung. Jede dieser Vorschriften erfordert von Unternehmen die Implementierung spezifischer Compliance-Verfahren in ihren Betrieb. Aus diesem Grund sollten Sie sowohl die Websites der EU als auch der nationalen Regierungen regelmäßig auf bevorstehende gesetzliche Änderungen überwachen, Branchenpublikationen lesen und relevante Konferenzen in Ihrem Sektor besuchen. 

Das Festlegen von KPIs basierend auf den Ergebnissen Ihrer Überwachung hilft dabei, das Unternehmen auf Kurs zu halten. Es ermöglicht Ihnen auch, rechtzeitig Meldewege für Whistleblower, Verfahren zur Aufzeichnung des Handelskommunikation und andere Maßnahmen einzuführen und die erforderlichen Standards einzuhalten. 

2.4 Nachweis der Bemühungen erbringen

Die Verfolgung von KPIs liefert Ihnen den Nachweis Ihrer Bemühungen, die relevanten Richtlinien und Gesetze einzuhalten. Im Falle eines Compliance-Problems innerhalb Ihrer Organisation ist es wahrscheinlich, dass ein Unternehmen, das nachweisen kann, dass es Schritte unternommen hat, um das Risiko von Fehlverhalten zu verringern, mit größerer Nachsicht behandelt wird. Im Gegensatz dazu wird eine Organisation, die keine klare Compliance-Strategie hat und Fehlverhalten gedeihen lässt, wahrscheinlich anfälliger für Sanktionen durch zuständige Behörden sein. 

3. Was macht einen nützlichen KPI aus?

HubSpot sagt, dass nützliche KPIs von "Ihren Zielen und Ihrem Team...historischer Leistung und branchenüblichen Standards" abhängen. Die folgenden Eigenschaften sind alle Anforderungen nützlicher Leistungsindikatoren. Obwohl Ihre KPIs möglicherweise nicht alle diese Anforderungen aufweisen, werden sie sicherlich eine oder mehrere besitzen. 

4. Die wichtigsten Compliance-KPIs zur Verfolgung + Beispiele

Im Folgenden finden Sie einige der wichtigsten Compliance-Key Performance Indicators, die Sie verfolgen sollten, um sicherzustellen, dass Ihre Compliance-Richtlinien das Unternehmen in die richtige Richtung lenken. 

4.1 Durchschnittliche Zeit bis zur Entdeckung eines Verstoßes

Die Zeit, die benötigt wird, um einen Compliance-Verstoß zu entdecken, ist offensichtlich entscheidend für die Untersuchung und Behebung von Problemen innerhalb eines angemessenen Zeitrahmens. Indem Sie diese Zahl berechnen, können Sie verstehen, ob das Unternehmen dabei ist, Verstöße aufzudecken oder ob Verstöße länger unentdeckt bleiben. Je kürzer die durchschnittliche Zeit bis zur Entdeckung eines Verstoßes, desto effektiver sind Ihre Compliance-Bemühungen. 

4.2 Durchschnittliche Zeit bis zur Behebung eines Verstoßes

Dieser KPI kann sowohl eigenständig und als auch in Bezug auf die durchschnittliche Zeit bis zur Entdeckung eines Verstoßes analysiert werden. Sie möchten sehen, dass Sie Probleme schneller lösen, und das ist die Hauptaussage. Wenn Sie schneller bei der Entdeckung werden, aber die Behebung stagniert oder sogar länger dauert, haben Sie eine bessere Vorstellung davon, wo die Blockaden im Ablauf liegen.

4.3 Compliance-Kosten pro Verstoß

Was sind die durchschnittlichen Kosten eines Compliance-Verstoßes für die Organisation? Betrachten Sie die insgesamt erhaltenen Geldstrafen für Verstöße gegen Gesetze, geteilt durch die Anzahl der von der Compliance-Abteilung behandelten Fälle. Wenn dieser Wert im Laufe der Zeit sinkt, ist es wahrscheinlich, dass Sie schwerwiegende Verstöße erfolgreich behoben haben und Sie können dann daran arbeiten, die übrigen Probleme anzugehen.

4.4 Durchschnittliche Kosten von Compliance-bezogenen Klagen

Addieren Sie alle Ausgaben im Zusammenhang mit Klagen gegen die Organisation und teilen Sie sie durch die Anzahl der Klagen. Auch dieser KPI kann Ihnen zeigen, ob Sie erfolgreich darin sind, das oberste Niveau unethischen Verhaltens im Unternehmen anzugehen. Wenn die Zahl konstant bleibt oder wächst, müssen Sie Ihre Vorgehensweise überdenken.

4.5 Gesamte regulatorische Compliance-Kosten

Die Gesamtsumme des Geldes, das für Geldstrafen aus Compliance-Problemen über einen festgelegten Zeitraum ausgegeben wurde. Dies ist offensichtlich eine Gesamtzahl und berücksichtigt keine außergewöhnlichen Ereignisse, um das Ausgabeniveau zu erklären, aber es ist dennoch hilfreich, die Richtung dieses KPIs zu verstehen. 

4.6 Lücke der Risikoschwere

Dies bezieht sich darauf, den Unterschied zwischen den vorhergesagten Compliance-Risiken, die das Unternehmen betreffen, und den tatsächlich aufgetretenen Risiken über einen festgelegten Zeitraum zu betrachten. Wenn Sie feststellen, dass Sie übermäßig vorsichtig waren, haben Sie Spielraum, Ressourcen zu ersetzen, die auf Risiken abzielen, die nicht aufgetreten sind, und sie neu zuzuweisen. Wenn Sie nicht vorsichtig genug waren, hilft Ihnen dies zu verstehen, wo Sie robuster sein müssen. 

4.7 Zusammengesetzter Risikoindex

Dies ist eine Methode, um zu verstehen, wie wahrscheinlich ein Risiko ist, aufzutreten, und welchen Einfluss es haben würde, wenn es tatsächlich auftritt. Sie geben jedem potenziellen Risiko eine Punktzahl von fünf für den möglichen Einfluss und eine weitere Punktzahl von fünf für die Wahrscheinlichkeit. Dies kann die Prioritäten Ihres Compliance-Programms bestimmen. Ein Risiko mit geringem Einfluss und geringer Wahrscheinlichkeit ist weniger wichtig als eines mit hohem Einfluss und hoher Wahrscheinlichkeit.

4.8 Aufwand für die Einhaltung von HR-Vorschriften

Die Gesamtausgaben der Personalabteilung im Zusammenhang mit regulatorischen Compliance-Problemen. Wenn Sie diese Zahl durch den Gesamtumsatz des Unternehmens im selben Zeitraum teilen, können Sie beurteilen, ob Ihre Compliance-Verfahren im Bezug auf HR-Vorschriften effektiv sind oder nicht, um Fehlverhalten innerhalb der Organisation zu verhindern. 

4.9 Aufwand für Compliance-Schulungen

Die Gesamtsumme des Geldes, das für Compliance-Schulungen in Ihrer Organisation ausgegeben wurde, geteilt durch die Anzahl der Mitarbeiter. Um zu zeigen, dass Sie dem Kampf gegen Nichteinhaltung in Ihrem Unternehmen ernsthaft gegenübertreten, müssen Sie nachweisen, dass Sie angemessene Investitionen tätigen und diese Investitionen von Jahr zu Jahr steigern, um Ihre Compliance-Kultur kontinuierlich zu verbessern.

4.10 Anzahl der Mitarbeiter für Compliance-Schulungen

Es geht nicht nur darum, Geld für Compliance-Schulungen auszugeben. Ein weiterer KPI kann die Anzahl der Mitarbeiter sein, die über einen bestimmten Zeitraum an Compliance-Schulungen teilnehmen. Dies ist eine Möglichkeit aufzuzeigen, dass Sie Ihren Mitarbeitern die Informationen zur Verfügung stellen, die sie benötigen, um ihre Arbeit in einer regelkonform auszuführen. Durch das Erhöhen der Anzahl an Mitarbeitern, die an Schulungen teilnehmen, zeigen Sie, dass Sie sich für die Verbreitung des Themas einsetzen. 

4.11 Anzahl der Meldungen über Fehlverhalten

Die Anzahl der Meldungen über Fehlverhalten ist wichtig, um zu verstehen, wie Ihre Compliance-Prozesse funktionieren. Sie müssen jedoch vorsichtig sein, wenn Sie die Daten analysieren. Eine Zunahme der Meldungen über Fehlverhalten kann wie ein negatives Ereignis erscheinen, kann jedoch auch ein Zeichen dafür sein, dass Ihre Kollegen sich wohler fühlen, sich zu äußern. Sobald Sie die quantitativen Daten haben, erkunden Sie die qualitativen Daten aus dem Feedback Ihrer Mitarbeiter zu ihrer Einstellung zur Compliance-Kultur. 

5. Häufig gestellte Fragen

5.1 Wie misst man die Compliance-Rate?

Sie nehmen die Anzahl der Mitarbeiter, bei denen festgestellt wurde, dass sie nicht konform gehandelt haben, und ziehen sie von der Gesamtzahl der Mitarbeiter ab. Teilen Sie diese Zahl durch die Gesamtzahl der Mitarbeiter und multiplizieren Sie sie mit 100, um den Prozentsatz konformer Mitarbeiter oder, mit anderen Worten, Ihre Compliance-Rate zu finden. 

5.2 Was macht eine gute Compliance-Funktion aus?

Eine gute Compliance-Funktion ist eine, die effektive KPIs implementiert, um ihren Fortschritt in Richtung ihrer strategischen Ziele zu überwachen. Ein effektives Compliance-Team behält auch den Überblick über die Compliance-Landschaft und fördert das Melden von Verstößen, indem es die Unterstützung von Führungskräften gewinnt und zeigt, dass Compliance im Unternehmen geschätzt wird. 

5.3 Wie helfen Compliance-Tools?

Compliance-Tools automatisieren Prozesse, die sonst manuell durchgeführt werden müssten. Dadurch spart die Compliance-Abteilung Zeit und das Personal kann sich auf die Überwachung und Analyse der Ergebnisse konzentrieren. 

6. Schlussfolgerung

Diese Beispiele für Compliance-KPIs zeigen die Arten von Indikatoren, die Sie verfolgen sollten, um sicherzustellen, dass Ihre Compliance-Strategie effektiv funktioniert. Die Folgen, wenn es nicht gelingt, eine Compliance-Kultur zu etablieren, wie finanzielle Verluste, Reputationsschäden und reduzierte Mitarbeitermoral, können sich auf ein Unternehmen auswirken. Daher ist es im besten Interesse des Unternehmens, sicherzustellen, dass Sie kontinuierlich Ihre Bemühungen verbessern, Fehlverhalten zu beseitigen. 

ComplyLog bietet eine Reihe von Tools, um sicherzustellen, dass Sie die wichtigsten Gesetze einhalten und Ihre Prozesse optimieren:

• IntegrityLog ermöglicht es Ihnen, die Anforderungen der EU-Richtlinie zum Schutz von Whistleblowern zu erfüllen.
• InsiderLog hilft Ihnen dabei, Ihr Insider-Listenmanagement gemäß MAR zu automatisieren.
• TradeLog vereinfacht und beschleunigt das Management der persönlichen Handelsaktivitäten der Mitarbeiter.

Sie können eine kostenlose Demo dieser Tools anfordern, indem Sie auf die obenstehenden Links klicken.

7. Referenzen und weitere Artikel