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Una cultura aziendale positiva è essenziale per guidare le organizzazioni verso la sostenibilità delle loro operazioni. Con un ecosistema normativo in evoluzione, le aziende meglio posizionate per rimanere conformi sono quelle con un approccio proattivo alla formazione dei dipendenti, allo sviluppo delle relazioni con la catena di approvvigionamento e all'implementazione di procedure.
Una di queste aziende è NTE Process, una società di ingegneria italiana con sede a Gorgonzola, Milano. L'organizzazione impiega 100 persone e opera in 13 settori, fornendo servizi di movimentazione di materiali business-to-business. La responsabile della sostenibilità aziendale, Mariella Acernese, afferma che l'azienda da tempo sta cercando di essere proattiva e innovativa nel proprio approccio alla Sostenibilità.
Infatti, dal 2020, ha intrapreso un percorso verso il raggiungimento di una maggiore sostenibilità sistemica e una delle aree in cui ha cercato di far avanzare la propria cultura aziendale è stata lo sviluppo di una politica di segnalazione degli illeciti.
1. Quali erano le necessità di NTE Process
Nel cercare di rafforzare l'approccio dell'azienda alla dimensione sociale delle questioni ambientali, sociali e di governance (ESG), Mariella aveva esaminato la possibilità di sviluppare un canale interno di segnalazione degli illeciti. Anche se NTE Process al momento dell’attivazione del canale non rientrava nel campo di applicazione della direttiva dell'Unione Europea sulla segnalazione di illeciti o della sua trasposizione italiana, il decreto legislativo 10 marzo 2023, n. 24, si è ritenuto che l'implementazione di una tale struttura fosse coerente con la missione aziendale e l'impegno verso i suoi stakeholder interni ed esterni oltre che dimostrazione dell’approccio proattivo intrapreso.
Con questo proposito, l'azienda aveva iniziato a cercare una soluzione per aiutarla a creare un processo di segnalazione che funzionasse per accettare e indagare su segnalazioni di illeciti provenienti dalle persone che lavorano all'interno dell'azienda e anche da quelle nella catena di approvvigionamento.
2. La soluzione
NTE Process era già a conoscenza della capogruppo di ComplyLog, Euronext, come parte della rete ELITE. Pertanto, quando aveva effettuato una semplice ricerca web per una soluzione di segnalazione degli illeciti e aveva trovato IntegrityLog, Mariella aveva ritenuto che fosse un'opzione affidabile, con un'azienda di buona reputazione alle spalle.
Inizialmente, NTE Process ha implementato la piattaforma per ricevere segnalazioni interne, con la possibilità che i whistleblower mantenessero l'anonimato se lo desideravano. L'azienda ha organizzato sessioni di formazione per i dipendenti per esaltare i benefici di IntegrityLog e per delineare la procedura per segnalare illeciti e altre preoccupazioni. Il passo successivo è stato informare anche il personale esterno sulla soluzione.
Nelle settimane e nei mesi successivi, l'azienda ha razionalizzato la sua procedura sulla base dei feedback interni e delle nuove misure normative in Italia.
3. Vantaggi di IntegrityLog
Mariella Acernese riferisce che l'azienda ha trovato semplice implementare IntegrityLog, affermando che è "una piattaforma facile da usare sia per gli utenti che per il responsabile della conformità". L'azienda è rimasta impressionata da quanto ComplyLog abbia lavorato a stretto contatto con loro per aiutarli a personalizzare lo strumento di segnalazione degli illeciti per le esigenze uniche di NTE Process.
Ciò includeva un feedback tempestivo su questioni sollevate durante l'onboarding e l'aiuto alla modifica degli argomenti di segnalazione impostati per creare configurazioni che riflettano meglio i tipi di problemi che i suoi stakeholder potrebbero incontrare in un ambiente lavorativo.
Mariella ha scoperto che, con ComplyLog, poteva ricevere risposte chiare alle sue domande in modo tempestivo, il che era un beneficio sostanziale del rapporto tra le aziende.
Inoltre, Mariella ha detto che raccomanderebbe di lavorare con ComplyLog grazie alla professionalità, alla comunicazione e alla chiarezza dell'azienda.
4. Lavorare con ComplyLog
Poiché la direttiva dell'Unione Europea sulla segnalazione di illeciti viene attuata dagli Stati membri in tutta Europa, un canale interno di segnalazione degli illeciti robusto e conforme è essenziale. IntegrityLog consente segnalazioni riservate e, se richiesto, anonime, consentendo comunque ai team preposti alle indagini di interagire con le persone che segnalano per aiutarle a comprendere meglio i problemi in questione. È sicuro, accessibile solo dal personale autorizzato e conforme a tutti i requisiti di gestione dei dati ai sensi del GDPR.
IntegrityLog può essere utilizzato su qualsiasi dispositivo, offrendo comodità sia alle persone che segnalano che ai responsabili della conformità. Dispone di un cruscotto facile da usare per chi gestisce le segnalazioni in arrivo, che aiuta a tenere traccia dei casi e a rispettare le scadenze.
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