11 KPI de conformité clés + Exemples (et pourquoi vous devriez les suivre)

S'il y a déjà eu un moment où les gens acceptaient que les entreprises se comportent comme elles le souhaitaient tant qu'elles gagnaient de l'argent, ces jours sont révolus. À la suite d'événements tels que la crise financière mondiale, le scandale du Libor ainsi que la crise climatique, les mouvements Me Too et Black Lives Matter, les organismes de réglementation ont cherché à perfectionner en permanence leur législation pour réduire les comportements répréhensibles. Cet article aborde les exemples de KPI de conformité pour aider votre entreprise à rester du bon côté de la loi.  

Vous découvrirez pourquoi les KPI de conformité sont importants, ce qui rend un KPI utile et quels KPI vous devriez suivre pour vos efforts de conformité. 

1. Qu'est-ce que les KPI de conformité ? 

Les indicateurs clés de performance de conformité, ou KPI, sont des métriques qui vous aident à mesurer le succès de votre performance en matière de conformité par rapport à vos objectifs stratégiques. Cela inclut la conformité de votre organisation en termes de politiques internes et externes, ainsi que par rapport au paysage réglementaire dans lequel vous travaillez. 

Vous pouvez mesurer l'efficacité de vos programmes de conformité avec des KPI, ainsi que les utiliser comme outil de surveillance pour repérer et remédier aux premiers signes de non-conformité. 

Dans un monde des affaires axé sur les données, les KPI fournissent les informations dont vous avez besoin pour quantifier vos progrès vers les objectifs stratégiques de l'entreprise. 

2. Pourquoi les KPI de conformité sont-ils importants ?

2.1 Améliorer l'efficacité de la conformité

Votre objectif est une conformité totale, mais c'est un concept trop abstrait pour guider une stratégie cohérente et efficace par lui-même. Avec des KPI, vous décomposez le chemin vers cet objectif en éléments gérables et suivez vos progrès pour les atteindre. 

En procédant ainsi, vous obtenez une meilleure vision de l'évolution de vos programmes de conformité, ce qui vous permet d'ajuster et d'optimiser vos processus pour augmenter votre efficacité en matière de conformité. 

2.2 Identifier et combler les lacunes

En suivant ces données, vous pouvez identifier les domaines de votre stratégie de conformité où vous rencontrez des lacunes. L'identification des lacunes dans vos processus vous permet de les optimiser ou de les modifier si nécessaire. 

Si le suivi de vos KPI montre qu'une approche ne parvient pas à protéger votre entreprise contre la non-conformité, cela indique un écart de conformité. Cela vous aide à savoir où vous devez vous améliorer. De plus, vous pouvez analyser vos processus actuels pour déterminer si vos employés ont besoin d'une formation supplémentaire, de technologies différentes ou de tout autre remède. 

Cela permet d'éviter à l'entreprise de poursuivre un plan qui ne fonctionne pas et lui permet de réduire les coûts associés. 

2.3 Suivre les exigences réglementaires

L'Union européenne introduit régulièrement de nouvelles réglementations et directives, en plus de mettre à jour les anciennes législations. Chacune de ces réglementations demande aux entreprises de mettre en place des procédures de conformité spécifiques dans leurs opérations. Pour cette raison, vous devriez surveiller régulièrement les sites web de l'UE et des gouvernements nationaux pour les prochains changements législatifs, ainsi que lire des publications professionnelles et participer à des conférences pertinentes pour votre secteur. 

Établir des KPI basés sur les résultats de votre surveillance aide à maintenir l'entreprise sur la bonne voie. Cela vous permet également de mettre en place des canaux de signalement, des procédures d'enregistrement des communications commerciales et d'autres mesures en temps voulu et selon les normes requises. 

2.4 Fournir des preuves d'efforts

Le suivi des KPI vous fournit des preuves de vos efforts pour rester en conformité avec les politiques et législations pertinentes. En cas de problème de conformité au sein de votre organisation, il est probable qu'une entreprise capable de prouver qu'elle a pris des mesures pour réduire les risques de comportement répréhensible sera traitée avec plus de clémence. En revanche, une organisation qui n'a pas de stratégie de conformité claire et qui a permis aux comportements répréhensibles de prospérer sera probablement plus susceptible de faire l'objet de sanctions de la part des autorités compétentes. 

3. Qu'est-ce qui rend un KPI utile ?

Hubspot affirme que des KPI utiles dépendent de « vos objectifs et de votre équipe... de la performance historique et des normes de l'industrie » entre autres facteurs. Les qualités suivantes sont toutes des qualités d'indicateurs de performance utiles. Bien que vos KPI ne présentent pas nécessairement toutes ces qualités, ils en posséderont certainement une ou plusieurs.

4. Les KPI de conformité les plus importants à suivre + exemples

Voici quelques-uns des indicateurs clés de performance de conformité les plus importants que vous devriez suivre pour vous assurer que vos politiques de conformité orientent l'entreprise dans la bonne direction.

4.1 Durée moyenne de découverte des problèmes

Le temps nécessaire pour découvrir un problème de conformité est évidemment crucial pour enquêter sur les problèmes et les résoudre dans un délai raisonnable. En calculant ce nombre, vous pouvez comprendre si l'entreprise s'améliore dans la découverte des violations ou si elles sont autorisées à persister plus longtemps. Plus la durée moyenne de découverte des problèmes est courte, plus vos efforts de conformité sont efficaces. 

4.2 Durée moyenne de résolution des problèmes

Ce KPI peut être analysé indépendamment et en relation avec la durée moyenne de découverte des problèmes. Vous voulez voir que vous résolvez les problèmes plus rapidement, c'est le chiffre clé. Cependant, si vous découvrez plus rapidement mais que la résolution stagne ou prend même plus de temps, vous avez une meilleure idée des blocages dans le processus. 

4.3 Dépense de conformité par problème

Quel est le coût moyen d'un problème de conformité pour l'organisation ? Vous examinez le total des amendes reçues pour les infractions à la législation, divisé par le nombre de problèmes traités par le service de conformité. Si ce chiffre diminue au fil du temps, vous avez probablement réussi à traiter les infractions les plus graves, et vous pouvez ensuite travailler à résoudre les autres problèmes. 

4.4 Coût moyen des poursuites liées à la conformité

En additionnant toutes les dépenses liées aux poursuites intentées contre l'organisation, divisées par le nombre de poursuites. Là encore, ce KPI peut vous montrer si vous réussissez à lutter contre les  comportements éthiques de haut niveau au sein de l'entreprise. Si le chiffre reste stable ou augmente, vous devez revoir votre approche.

4.5 Dépense totale de conformité réglementaire

Le montant total d'argent dépensé en amendes pour des problèmes de conformité sur une période donnée. Il s'agit évidemment d'un chiffre global et ne tient pas compte d'événements extraordinaires expliquant le niveau des dépenses, mais il est tout de même utile de comprendre la direction de ce KPI. 

4.6 Écart de gravité des risques

Cela fait référence à la différence entre les risques de conformité prévus qui affectent l'entreprise et les risques qui se sont effectivement manifestés au cours d'une période donnée. Si vous constatez que vous avez été trop prudent, vous avez la possibilité de réaffecter les ressources destinées aux risques qui ne se sont pas produits. Si vous n'avez pas été assez prudent, cela vous aide à comprendre où vous devez être plus rigoureux.

4.7 Indice de risque pondéré

C'est une façon de comprendre la probabilité qu'un risque se produise et l'impact qu'il aurait s'il se produisait. Vous attribuez à chaque risque potentiel un score de un à cinq pour l'impact qu'il pourrait avoir, et un autre score de un à cinq pour sa probabilité. Cela peut influencer les priorités de votre programme de conformité. Un risque avec un faible impact et une faible probabilité est moins important qu'un risque avec un impact élevé et une probabilité élevée. 

4.8 Dépense de conformité réglementaire des ressources humaines

Les dépenses totales du service des ressources humaines liées aux problèmes de conformité réglementaire. Lorsqu'elles sont divisées par le revenu total de l'entreprise sur la même période, vous pouvez évaluer si vos procédures de conformité sont efficaces ou non pour prévenir les comportements répréhensibles au sein de l'organisation. 

4.9 Dépense de formation en matière de conformité

Le montant total d'argent dépensé pour la formation en matière de conformité au sein de votre organisation, divisé par le nombre d'employés. Pour montrer que vous prenez au sérieux la lutte contre la non-conformité au sein de votre entreprise, vous devez démontrer que vous investissez suffisamment et augmentez cet investissement d'année en année pour continuer à renforcer votre culture de conformité.

4.10 Effectif de formation en matière de conformité

Il ne s'agit pas seulement de dépenser de l'argent pour la formation en matière de conformité. Suivre le nombre d'employés qui suivent une formation en matière de conformité sur une période donnée permet de montrer que vous fournissez les informations nécessaires à votre personnel pour effectuer leur travail de manière conforme. En augmentant le nombre de personnes formées, vous montrez votre engagement à diffuser le message. 

4.11 Nombre de rapports de comportement répréhensible

Détailler le nombre de rapports de comportement répréhensible que vous recevez est important pour comprendre le fonctionnement de vos processus de conformité. Cependant, vous devez être prudent lors de l'analyse des données. Une augmentation du nombre de rapports de signalement peut sembler être un événement négatif, mais cela peut également être le signe que vos collègues se sentent plus à l'aise pour s'exprimer. Une fois que vous disposez des données quantitatives, explorez les données qualitatives provenant des feedbacks des employés sur leurs attitudes à l'égard de votre culture de conformité. 

5. FAQ

5.1 Comment mesurez-vous le taux de conformité ?

Vous prenez le nombre d'employés ayant été trouvés non conformes et vous le soustrayez du nombre total d'employés. Divisez ce nombre par le nombre total d'employés et multipliez par 100 pour trouver le pourcentage d'employés conformes, ou en d'autres termes, votre taux de conformité. 

5.2 Qu'est-ce qui fait une bonne fonction de conformité ?

Une bonne fonction de conformité est celle qui met en œuvre des KPI efficaces pour surveiller ses progrès vers ses objectifs stratégiques. Une équipe de conformité efficace maintient également une surveillance du paysage de conformité et encourage l'expression en obtenant l'adhésion des dirigeants supérieurs pour montrer que la conformité est valorisée au sein de l'entreprise.

5.3 Comment les outils de conformité aident-ils ?

Les outils de conformité automatisent des processus qui seraient autrement effectués manuellement. Cela permet de gagner du temps pour le service de conformité et libère le personnel pour se concentrer sur la surveillance et l'analyse des résultats de leurs efforts. 

6. Conclusion

Ces exemples de KPI de conformité montrent les types d'indicateurs que vous devriez suivre pour vous assurer que votre stratégie de conformité fonctionne de manière efficace. Les conséquences de ne pas instaurer une culture de conformité, telles que les pertes financières, les dommages à la réputation et la baisse du moral des employés, peuvent avoir un impact sur une entreprise. Ainsi, veiller à améliorer continuellement vos efforts pour éliminer les comportements répréhensibles est dans l'intérêt de l'entreprise. 

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• IntegrityLog vous permet de répondre aux exigences de la directive de l’UE sur les lanceurs d’alertes.
• InsiderLog vous aide à automatiser la gestion de vos listes d’initiés conformément au réglement MAR.
• TradeLog facilite la gestion des transactions personelles de vos collaborateurs.

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7. Références et lectures complémentaires