11 Viktiga Compliance-KPI:er + Exempel (Och Varför Du Bör Följa Dem)

Om det någonsin fanns en tid då människor accepterade att företag hade rätt att agera som de ville så länge de tjänade pengar, så är de dagarna sedan länge förbi. Efter händelser som den globala finanskrisen, Libor-skandalen, klimatkrisen samt Me Too- och Black Lives Matter-rörelserna har regleringsorgan strävat efter att ständigt förbättra sin lagstiftning för att minska oegentligheter. Den här artikeln diskuterar exempel på compliance-KPI:er för att hjälpa ditt företag att hålla sig på rätt sida om lagen.

Du kommer att få reda på varför compliance-KPI:er är viktiga, vad som gör en användbar KPI och vilka KPI:er du bör följa för dina compliance-insatser.

1. Vad är compliance-KPI:er? 

Compliance-nyckeltal, eller KPI:er, är mätvärden som hjälper dig att mäta hur framgångsrik din compliance-prestation är i förhållande till dina strategiska mål. Dessa inkluderar hur i linje din organisation är med sina interna och externa policys samt i termer av den regleringsmiljö där du verkar. 

Du kan mäta effektiviteten i dina compliance-program med KPI:er och använda dem som ett övervakningsverktyg för att identifiera och åtgärda tidiga tecken på non-compliance. 

I en datadriven affärsvärld ger KPI:er den information du behöver för att kvantifiera hur du fortskrider mot företagets strategiska mål. 

2. Varför är compliance-KPI:er viktiga?

2.1 Förbättra efterlevnaden

Ditt mål är fullständig efterlevnad, men det är för abstrakt för att följa upp som en sammanhängande och effektiv strategi. Med KPI:er bryter du ned vägen mot detta mål i hanterbara delar och följer din framsteg mot att uppnå dem.

Genom att göra detta får du bättre överblick över hur väl dina compliance-program framskrider, vilket gör att du kan justera och effektivisera dina processer för att öka efterlevnaden. 

2.2 Identifiera och åtgärda brister

Genom att följa dessa data kan du få insikt i de områden i din compliance-strategi där du för närvarande ser brister. Genom att identifiera brister i dina processer kan du optimera dem eller ändra arbetsflödet vid behov.

Om spårningen av dina KPI:er visar att en strategi inte skyddar ditt företag från non-compliance, betraktas detta som en compliance-brist. Detta hjälper dig att veta var du behöver förbättra. Dessutom kan du analysera dina nuvarande processer för att förstå om anställda behöver ytterligare utbildning, annan teknik eller något annat åtgärd.

Detta förhindrar att företaget fortsätter med en plan som inte fungerar och gör det möjligt att minska relaterade kostnader.

2.3 Häng med i regleringskraven

Europeiska unionen inför kontinuerligt nya regler och direktiv samt uppdaterar äldre lagstiftning. Varje ny regel kräver att företag implementerar specifika compliance-förfaranden i sin verksamhet. Av denna anledning bör du regelbundet övervaka både EU och nationella regeringswebbplatser för kommande lagstiftningsändringar, samt läsa branschpublikationer och delta i relevanta konferenser för din bransch.

Att sätta KPI:er baserat på resultaten av din övervakning hjälper till att hålla företaget på rätt spår. Det möjliggör också införandet av kanaler för att rapportera missförhållanden, procedurer för inspelning av handelskommunikation och andra åtgärder i tid och enligt kraven

2.4 Tillhandahålla bevis på ansträngningar

Att följa KPI:er ger dig bevis på att dina ansträngningar förblir i enlighet med relevanta policys och lagstiftning. Vid en compliance-incident inom din organisation är det troligt att ett företag som kan bevisa att det vidtagit åtgärder för att minska risken för oegentligheter kommer att behandlas mildare. Å andra sidan kommer en organisation som saknar en tydlig compliance-strategi och har tillåtit oegentligheter att frodas förmodligen vara mer mottaglig för sanktioner från behöriga myndigheter.

3. Vad gör en användbar KPI?

Hubspot säger att användbara KPI:er beror på "dina mål och ditt team... historisk prestation och branschstandarder" bland andra faktorer. Följande är alla egenskaper hos användbara prestationsindikatorer. Även om dina KPI:er kanske inte har alla dessa egenskaper, kommer de säkerligen att ha en eller flera.

4. De viktigaste compliance-KPI:erna att följa + exempel

Här är några av de viktigaste nyckeltalen för compliance som du bör följa för att säkerställa att dina compliance-policys driver företaget åt rätt håll.

4.1 Snitt-tid för att upptäcka problem

Tiden det tar att upptäcka en compliance-incident är uppenbart avgörande för att undersöka och lösa problem inom en rimlig tidsram. Genom att beräkna detta tal kan du förstå om företaget förbättras när det gäller att  avslöja överträdelser eller om de tillåts fortgå längre. Ju kortare snitt-tid för att upptäcka problem, desto effektivare blir dina compliance-insatser.

4.2 Snitt-tid för att lösa problem

Detta KPI kan analyseras enskilt och i förhållande till snitt-tiden för att upptäcka problem. Du vill se att du löser problem snabbare, och det är huvudtalet. Men om du blir snabbare på att upptäcka men lösningen står stilla eller tar till och med längre tid, har du en bättre uppfattning om var blockeringarna finns i processen.

4.3 Kostnad per compliance-incident

Vad är den genomsnittliga kostnaden för en compliance-incident för organisationen? Du tittar på den totala summan mottagen i böter för överträdelser av lagstiftningen delat med antalet incidenter som hanteras av compliance-avdelningen. Om detta tal minskar över tid är det troligt att du framgångsrikt har hanterat de allvarligaste oegentligheterna, och du kan sedan arbeta nedåt för att ta itu med resten av problemen.

4.4 Genomsnittlig kostnad för compliance-relaterade rättsfall

Genom att lägga ihop alla utgifter som har betalats i samband med rättsfall som väckts mot organisationen och dela det med antalet rättsfall. Även detta KPI kan visa om du lyckas hantera den högsta nivån av oetiskt beteende inom företaget. Om siffran förblir stabil eller ökar måste du ompröva din strategi.

4.5 Totala utgifter för regeluppfyllelse

Den totala summan pengar som spenderas på böter för compliance-incidenter under en given tidsperiod. Detta är självklart en övergripande siffra och tar inte hänsyn till extraordinära händelser som kan förklara nivån på utgifterna, men det är fortfarande användbart att förstå riktningen för detta KPI.

4.6 Riskgap i allvarlighet

Detta hänvisar till skillnaden mellan de förutsedda compliance-risker som påverkar företaget och de risker som faktiskt har uppstått under en given tidsperiod. Om du finner att du har varit för försiktig har du utrymme att byta ut resurser som var riktade mot risker som inte inträffade och omfördela dem. Om du inte har varit tillräckligt försiktig hjälper detta dig att förstå var du behöver vara mer robust.

4.7 Sammanlagd riskindex

Detta är ett sätt att förstå hur sannolik en risk är att inträffa och vilken påverkan det skulle ha om den inträffade. Du ger varje potentiell risk ett betyg mellan ett och fem för den påverkan den kan ha och ett annat betyg mellan ett och fem för dess sannolikhet. Detta kan informera prioriteringarna i ditt compliance-program. En risk med låg påverkan och låg sannolikhet är mindre viktig än en med hög påverkan och hög sannolikhet.

4.8 HR-utgifter för regeltillämpning

De totala utgifterna från personalavdelningen relaterade till regelöverensstämmelse. När detta belopp delas med företagets totala intäkter under samma tidsperiod kan du bedöma om dina compliance-förfaranden är effektiva eller inte när det gäller att förhindra oegentligheter inom organisationen.

4.9 Kostnad för compliance-utbildning

Den totala summan pengar som spenderas på compliance-utbildning för din organisation delat med antalet anställda. För att visa att du tar non-compliance på allvar inom ditt företag måste du visa att du gör tillräckliga investeringar och ökar den investeringen från år till år för att kontinuerligt förbättra din compliance-kultur.

4.10 Antal anställda som genomgår compliance-utbildning

Det handlar inte bara om att spendera pengar på compliance-utbildning. Att övervaka antalet anställda som genomgår compliance-utbildning under en viss tidsperiod är ett sätt att visa att du tillhandahåller den information som behövs för att dina anställda ska kunna utföra sitt arbete på ett i linje med reglerna. Genom att öka antalet som genomgår utbildning visar du att du är engagerad i att sprida budskapet.

4.11 Antal rapporter om oegentligheter

Att ange antalet rapporter om oegentligheter du tar emot är viktigt för att förstå hur dina compliance-processer fungerar. Men du måste vara försiktig vid analys av data. En ökning av antalet rapporter om missförhållanden kan verka som en negativ händelse, men det kan också vara ett tecken på att dina kollegor känner sig mer bekväma med att säga ifrån. När du har den kvantitativa datan kan du utforska den kvalitativa datan från dina anställdas feedback om attityder till din compliance-kultur.

5. Vanliga frågor

5.1 Hur mäter man efterlevnadsgraden?

Du tar antalet anställda som har bedömts ha agerat på ett icke-efterlevande sätt och drar bort dem från det totala antalet anställda. Dela det talet med det totala antalet anställda och multiplicera med 100 för att hitta andelen efterlevande anställda, eller med andra ord din efterlevnadsgrad.

5.2 Vad gör en bra compliance-funktion?

En bra compliance-funktion är en som implementerar effektiva KPI:er för att övervaka sin framgång mot sina strategiska mål. Ett effektivt compliance-team har också överblick över compliance-landskapet och uppmuntrar till öppenhet genom att få stöd från högre ledare för att visa att compliance är värderat inom verksamheten.

5.3 Hur hjälper compliance-verktyg till?

Compliance-verktyg automatiserar processer som annars skulle genomföras manuellt. Detta sparar tid för compliance-avdelningen och frigör personal för att fokusera på övervakning och analys av resultaten av deras insatser.

6. Slutsats

Dessa exempel på compliance-KPI:er visar vilken typ av indikatorer du bör följa för att säkerställa att din compliance-strategi fungerar på ett effektivt sätt. Konsekvenserna av att misslyckas med att inrätta en compliance-kultur, såsom ekonomiska förluster, skadat rykte och nedsatt personalmoral, kan påverka ett företag påtagligt Att se till att du kontinuerligt förbättrar dina insatser för att eliminera oegentligheter är till fördel för företaget.

ComplyLog erbjuder en svit av verktyg som hjälper dig att uppfylla viktiga lagkrav och effektivisera dina processer:

• IntegrityLog gör att du kan uppfylla kraven i EU:s direktiv om visselblåsning.
• InsiderLog hjälper dig att automatisera hanteringen av din insiderslista enligt MAR.
• TradeLog gör det enklare och snabbare att hantera anställdas handel i värdepapper.

Du kan efterfråga en gratis demo av varje verktyg genom att klicka på länkarna ovan.

7. References and Further Reading