4 Esempi interessanti di whistleblowing sul posto di lavoro

La Direttiva dell'Unione Europea sul whistleblowing, entrata in vigore nel 2019, sarà adottata da tutti gli Stati membri entro dicembre 2021, fissando una scadenza rigorosa per l'adempimento da parte delle imprese, degli enti governativi e dei comuni. Le organizzazioni con 50 o più dipendenti sono ora obbligate a istituire sistemi interni di segnalazione riservata per le persone che scoprono attività illegali e comportamenti non etici nell'ambito del proprio lavoro.

La direttiva mira a garantire che coloro che presentano informazioni non siano soggetti a ritorsioni da parte dell'organizzazione o dei colleghi. È inoltre intesa a standardizzare la segnalazione delle violazioni del diritto dell'UE da parte dei dipendenti. Per esplorare la denuncia e i suoi benefici, analizziamo alcuni esempi di segnalazioni sul posto di lavoro e come sono stati gestiti.

1. 4 esempi di whistleblowing sul posto di lavoro

1.1 Telia

L’operatore di telecomunicazioni svedese Telia ha sviluppato il proprio sistema interno di segnalazione riservata, la linea "Speak-Up", nel 2014. Nel giro di un anno, il sistema ha ricevuto 92 segnalazioni di "presunti casi di conflitto di interessi, corruzione, appropriazione indebita, frode negli appalti e questioni di risorse umane".

Incentivare una cultura aziendale incentrata sull'etica e sull'integrità ha prodotto risultati straordinari per Telia nei primi dodici mesi. La linea ha scoperto attività potenzialmente fraudolente che coinvolgevano un ex dirigente di alto livello, rapporti con terze parti legati a vantaggi personali che erano stati stipulati "in violazione dei normali processi di approvvigionamento, forse per sostenere l'appropriazione indebita di fondi" e diverse violazioni del Codice di Etica e Condotta dell'azienda.

Michaela Ahlberg, Chief Ethics and Compliance Officer di Telia, ha sottolineato l'importanza di coinvolgere i dipendenti per poter sfruttare tutti i benefici di un sistema di segnalazione:

“I dipendenti e gli stakeholder devono fidarsi del sistema di invio delle segnalazioni. Siamo costantemente impegnati a sensibilizzare e a essere trasparenti nella nostra comunicazione per mantenere il massimo livello di fiducia nell'organizzazione."

1.2 LuxLeaks

Nel 2014, Antoine Deltour ha divulgato documenti del suo datore di lavoro che hanno contribuito a mettere in luce circa 340 imprese che evitavano di pagare le tasse, creando complesse strutture finanziarie e ottenendo decisioni fiscali che consentivano l'utilizzo di tali strutture in Lussemburgo. Successivamente, queste imprese hanno fatto transitare miliardi di euro attraverso il Granducato, con alcune di esse che pagavano meno dell'1% di tasse sui loro profitti.

Deltour ha scaricato le prove e le ha consegnate a un giornalista francese, Edouard Perrin, che ha riportato le rivelazioni in televisione.

Lo studio di consulenza che aveva assunto Deltour lo ha perseguito per la divulgazione dei documenti, il che ha comportato per lui una condanna sospesa di sei mesi e una multa di 1.500 euro nel 2014. Tuttavia, nel 2015, il Parlamento europeo gli ha assegnato il premio Cittadino europeo in riconoscimento delle sue rivelazioni. Nel 2018, è stato assolto dalla sua condanna e ufficialmente riconosciuto come un informatore.

Il caso LuxLeaks è un esempio emblematico di ritorsione ed è stato uno dei motivi che hanno spinto alla creazione di leggi sulla denuncia più rigorose nell'UE e alla Direttiva sulla Denuncia. È stato citato direttamente dalla Commissione europea come motivo per cui coloro che scoprono attività illegali dovrebbero essere tutelati dalla Direttiva sull'UE in materia di denuncia.

1.3 Scandalo della Presidenza dell'UE del Ministero degli Affari Esteri Slovacco

Nel 2016, Zuzana Hlávková, dipendente del ministero degli Affari Esteri slovacco ha reso pubbliche accuse di frode negli appalti. Ha riferito di essere stata costretta a non seguire le corrette procedure di appalto pubblico nel suo ruolo di organizzazione degli eventi per celebrare la presidenza slovacca dell'UE.

Hlávková ha sostenuto che le era stato detto di lavorare con un'agenzia legata al partito Smer al potere. Inoltre, ha riferito ai giornalisti che il governo aveva riportato un costo superiore rispetto a quello effettivo di un concerto tenuto per segnare l'inizio della presidenza.

Hlávková e il suo collega Palo Szalai hanno lasciato il ministero degli Affari Esteri slovacco a causa di questa vicenda, con il governo slovacco che ha presentato le rivelazioni come un attacco alla sua presidenza dell'Unione europea. Ora lavora con Transparency International per sostenere gli informatori.

1.4 Danske Bank

Il banchiere britannico Howard Wilkinson ha scoperto un sistema di riciclaggio di denaro da 200 miliardi di euro che coinvolgeva la filiale estone della Danske Bank tra il 2007 e il 2015. Coinvolgeva pagamenti effettuati attraverso la filiale da conti di non residenti con sede in Russia, Cipro e Regno Unito. Molti dei trasferimenti venivano effettuati da società fantasma e poi inviati a destinatari in oltre 150 paesi diversi.

Wilkinson, che era capo del trading della Danske Bank nei Paesi Baltici, ha scoperto che i conti etichettati come dormienti stavano effettuando transazioni di milioni di euro ogni giorno e ha denunciato l'accaduto nel 2014 una volta scoperto cosa stava accadendo all'interno dell'organizzazione. Tuttavia, sostiene che la banca lo ha ignorato e lo scandalo non è diventato di dominio pubblico per quattro anni, quando il nome di Wilkinson è stato illegalmente divulgato a un giornale estone contro la sua volontà.

Wilkinson ha testimoniato al parlamento danese nel 2018 nel quadro di un’indagine che ha portato alla chiusura della filiale di Tallinn e all’arresto di dieci dipendenti.

Wilkinson ha dichiarato al Parlamento europeo che "poiché la banca non ha adottato adeguati provvedimenti correttivi alla luce delle mie preoccupazioni ben documentate e verificate, ritengo di essere stato costretto a rassegnare le dimissioni. Mi è stato comunicato che ciò viene definito un 'licenziamento costruttivo'."

Inoltre, sostiene che il "contratto di riservatezza" (NDA) estremamente restrittivo che ha firmato ha limitato le sue conversazioni con le forze dell'ordine e ha accusato la Danske Bank di discriminazione:

"La divulgazione della mia identità e la perdita della mia privacy costituiscono una ritorsione. La banca sapeva chi ero in base alle mie segnalazioni interne. La banca era obbligata a garantire la protezione della mia identità."

2. Come gestire le segnalazioni

La direttiva dell'UE sulla denuncia stabilisce come le persone dovrebbero esprimere le loro preoccupazioni, quali canali di segnalazione impiegare e come le organizzazioni dovrebbero rispondere alle segnalazioni.

Effettuare una segnalazione

CI denuncianti dovrebbero avere "ragionevoli motivi per ritenere che le informazioni sulle violazioni segnalate fossero vere al momento della segnalazione". Dovrebbero quindi condividere la loro segnalazione attraverso uno dei canali di segnalazione disponibili all'interno dell'organizzazione, che dovrebbe consentire loro di farlo per iscritto, oralmente o entrambi.

Dovrebbero essere in grado di farlo in modo riservato, fornendo il maggior numero di dettagli possibile per consentire all'organizzazione di condurre un'indagine completa. Ciò dovrebbe includere la natura del reclamo, ad esempio frode, riciclaggio di denaro, segnalazioni sulla sicurezza, ecc.

Gli esempi di canali di segnalazione includono:

Una linea telefonica dedicata
Un incontro faccia a faccia
Una cassetta postale in ufficio
Un indirizzo email dedicato
Whistleblowing software come IntegrityLog

I benefici dell'utilizzo di un portale online per la segnalazione delle denunce sono numerosi. È possibile garantire riservatezza e anonimato se necessario. È conforme al GDPR in termini di gestione dei dati, è accessibile da qualsiasi luogo e non richiede un personale formato disponibile 24 ore su 24 come una linea telefonica, ad esempio.

Rispondere ad una segnalazione

L'organizzazione deve assicurarsi che una persona o un dipartimento competente e imparziale sia incaricato di ricevere le segnalazioni e di investigare. Questo potrebbe essere la stessa persona, il medesimo dipartimento o due aree separate.

Si dovrebbe rispondere per confermare la ricezione della segnalazione entro sette giorni e quindi fornire un riscontro sull'indagine entro tre mesi da quella conferma.

L'utilizzo di whistleblowing software come IntegrityLog consente di visualizzare in un'unica schermata i progressi di tutti i casi nella dashboard di facile utilizzo, oltre a ricevere notifiche quando sono in scadenza i termini. Ciò aiuta a garantire la conformità in qualsiasi momento.

Chi investiga dovrebbe rimanere in contatto con la persona che ha effettuato la segnalazione, nel caso in cui fossero necessarie ulteriori informazioni. Dovrebbe anche mantenere riservata l'identità del denunciatore, così come le identità di chiunque altro venga menzionato nella segnalazione, che siano sostenitori del denunciatore o siano oggetto di denunce di comportamenti illeciti.

Dovrebbero inoltre essere previste formazione e altre misure per proteggere il denunciatore, la sua famiglia e i suoi sostenitori da ritorsioni a seguito della segnalazione.

3. Cosa può essere considerato "ritorsione"?

La Direttiva dell'UE sulla Denuncia richiede agli Stati membri di introdurre sanzioni dissuasive per aiutare a prevenire ritorsioni da parte delle organizzazioni o degli individui nei confronti dei denuncianti. La direttiva elenca una serie di azioni che potrebbero essere considerate ritorsione.

Queste includono:

Essere licenziati, sospesi, dimessi, retrocessi, trascurati per la promozione o non avere un contratto temporaneo trasformato in uno stabile, quando l'aspettativa era che ciò accadesse
Non rinnovare o interrompere in anticipo un contratto temporaneo di un lavoratore di un'agenzia, ad esempio, o altri contratti per beni o servizi
Cambiamenti delle condizioni di lavoro, ad esempio la sede di lavoro, il cambio di orario, di mansioni o una riduzione del salario
Essere disciplinati, ammoniti o sanzionati in qualsiasi modo
Dare una valutazione o un riferimento di lavoro negativo
Negare l'accesso alla formazione
Ogni forma di molestia o intimidazione, esclusione sociale o coercizione
Essere trattati in modo ingiusto, discriminati o essere vittime di lamentele personali
Ogni forma di danno causato alla reputazione, alle finanze o alle prospettive di lavoro future
L'aggiunta a blacklist all'interno di un'organizzazione, di un settore o di un'industria
Revocare un permesso o una licenza
Rinvii a consulti psichiatrici o medici

4. Domande frequenti

4.1 La segnalazione è riservata?

Dovresti mantenere la riservatezza della persona che presenta la segnalazione, così come di chiunque venga menzionato nella segnalazione. Questo potrebbe includere colleghi che li hanno aiutati o sostenuti nella presentazione della segnalazione. Potrebbe includere anche il nome di chiunque sia accusato di violazioni della legge nella segnalazione stessa.

4.2 Dovresti incoraggiare la segnalazione all'interno della tua organizzazione?

Una cultura aziendale che che incoraggia la segnalazione ispira fiducia nel suo personale. Mostra che l'azienda è impegnata nell'interesse pubblico, nella salute pubblica, nelle persone e desidera crescere e migliorare continuamente i suoi sistemi. Protegge dalle violazioni legali e della sicurezza che potrebbero portare a condizioni insicure e danneggiare il morale. Non c'è bisogno di temere di parlare, perché la dirigenza si impegna ad ascoltare, agire e proteggere coloro che fanno luce su reati criminali all'interno dell'organizzazione.

5. Conclusione

Ogni persona all'interno di un'organizzazione dovrebbe sentirsi al sicuro nel segnalare preoccupazioni, senza preoccuparsi di subire ingiustizie che potrebbero metterli nei guai. Che si tratti di frodi governative o di un'azienda privata che ricicla denaro, ogni lavoratore nell'UE dovrebbe essere trattato allo stesso modo quando vuole segnalare una violazione del diritto dell'Unione.

Sfortunatamente, ci sono stati molti esempi di denuncia sul posto di lavoro che in passato si sono rivelati difficili per il denunciante. Questi sono i tipi di incidenti che hanno ispirato la Direttiva dell'UE sul whistleblowing, che mira a proteggere coloro che fanno la cosa giusta e segnalano gli abusi alle persone che detengono il potere. Come si è visto nell'esempio di Telia, quando un'azienda si impegna attivamente a incoraggiare la segnalazione, può prendere immediatamente provvedimenti e rendere il luogo di lavoro un ambiente più sicuro e felice.

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