11 KPI di conformità chiave + Esempi (E perché dovresti monitorarli)
Se c'è mai stato un momento in cui le persone accettavano che le aziende fossero giustificate nel comportarsi come preferivano purché facessero soldi, quei giorni sono ormai lontani. Alla luce di eventi come la crisi finanziaria globale e lo scandalo Libor, così come la crisi climatica, i movimenti Me Too e Black Lives Matter, i regolatori hanno cercato costantemente di perfezionare la loro legislazione per ridurre il comportamento illecito. Questo articolo discute degli esempi di KPI di conformità per aiutare la tua azienda a restare dalla parte giusta della legge.
Scoprirai perché i KPI di conformità sono importanti, cosa rende un KPI utile e quali KPI dovresti monitorare per i tuoi sforzi di conformità.
1. Cosa sono i KPI di conformità?
Gli indicatori chiave di prestazione della conformità, o KPI, sono metriche che ti aiutano a misurare quanto successo hai nel raggiungimento degli obiettivi strategici di conformità. Questi includono il grado di conformità della tua organizzazione alle sue politiche interne ed esterne, nonché al panorama normativo in cui operi.
Puoi misurare l'efficacia dei tuoi programmi di conformità con i KPI, utilizzandoli anche come strumento di monitoraggio per individuare e correggere i primi segni di non conformità.
In un mondo aziendale basato sui dati, i KPI offrono le informazioni di cui hai bisogno per quantificare il tuo progresso verso gli obiettivi strategici dell'azienda.
2. Perché i KPI di conformità sono importanti?
2.1 Migliorare l'efficacia della conformità
Il tuo obiettivo è una conformità completa, ma è un concetto troppo astratto per informare una strategia coesa ed efficace da solo. Con i KPI, suddividi il percorso verso questo obiettivo in elementi gestibili e monitori i tuoi progressi nel raggiungerli.
In questo modo, ottieni una migliore panoramica su come stanno progredendo i tuoi programmi di conformità, consentendoti di apportare modifiche e ottimizzare i tuoi processi per aumentare l'efficacia della conformità.
2.2 Identificare e affrontare le lacune
Come risultato diretto del monitoraggio di questi dati, puoi acquisire una visione delle aree della tua strategia di conformità in cui attualmente manchi. Identificare le lacune nei tuoi processi ti consente di ottimizzarli o di cambiare rotta rispetto al flusso di lavoro iniziale, quando necessario.
Se il monitoraggio dei tuoi KPI mostra che un approccio non sta proteggendo la tua azienda dalla non conformità, ciò viene considerato una lacuna di conformità. Ciò ti aiuta a capire dove devi migliorare. Inoltre, puoi analizzare i tuoi processi attuali per capire se i dipendenti hanno bisogno di ulteriori formazioni, di tecnologie diverse o di qualsiasi altro rimedio.
Ciò impedisce all'azienda di proseguire con un piano che non funziona e consente di ridurre i costi correlati.
2.3 Tenere il passo con le richieste normative
L'Unione Europea introduce regolarmente nuove normative e direttive, oltre a aggiornare vecchie legislazioni. Ciascuna di queste richiede alle aziende di implementare procedure specifiche di conformità nelle proprie operazioni. Per questo motivo, è opportuno monitorare regolarmente i siti web sia dell'UE che dei governi nazionali per conoscere i prossimi cambiamenti normativi, oltre a leggere pubblicazioni settoriali e partecipare a conferenze pertinenti al tuo settore.
Impostare i KPI in base ai risultati del tuo monitoraggio aiuta a mantenere l'azienda sulla giusta strada. Ti consente anche di mettere in atto canali di segnalazione delle violazioni, procedure di registrazione delle comunicazioni commercialie altre misure in tempo e secondo gli standard richiesti.
2.4 Fornire prove degli sforzi compiuti
Il monitoraggio dei KPI fornisce prove dei tuoi sforzi per rimanere conformi alle politiche e alle legislazioni pertinenti. Nel caso di un problema di conformità all'interno della tua organizzazione, è probabile che un'azienda che può dimostrare di aver preso provvedimenti per ridurre il rischio di comportamenti illeciti sia trattata con maggiore clemenza. Al contrario, un'organizzazione che non ha una chiara strategia di conformità e ha permesso a comportamenti illeciti di prosperare sarà probabilmente più suscettibile a sanzioni da parte delle autorità competenti.
3. Cosa rende un KPI utile?
Secondo Hubspot,i KPI utili dipendono da “i tuoi obiettivi e il tuo team... le prestazioni storiche e gli standard del settore”tra gli altri fattori. Di seguito sono elencate tutte le qualità degli indicatori utili delle prestazioni.Anche se i tuoi KPI potrebbero non possedere tutte queste qualità, sicuramente ne avranno una o più.
Qualità
Spiegazione
Semplice
Quando complichi i KPI, rendi più difficile per i dipendenti capire cosa devono fare per raggiungere l'obiettivo desiderato. I KPI semplici concentrano gli sforzi e stimolano le decisioni anziché confondere le questioni.
Misurabile
I tuoi KPI devono essere dati numerici che puoi monitorare, come il numero di dipendenti che partecipano a sessioni di formazione sulla conformità o il volume di segnalazioni inviate attraverso i canali di segnalazione delle violazioni.
Qualitativo
Un buon KPI misura l'efficacia di un elemento della tua strategia di conformità. Ciò potrebbe includere, ad esempio, i dati provenienti dai moduli di feedback dei dipendenti relativi all'utilità delle sessioni di formazione sulla conformità o alla facilità di segnalazione di comportamenti scorretti.
Pertinente
Il KPI deve essere correlato al dipendente o al dipartimento pertinente per consentire loro di prendere in carico il processo di raggiungimento degli obiettivi richiesti. Piuttosto che utilizzare semplicemente KPI generici per la conformità, è buona pratica renderli specifici al ruolo delle persone coinvolte. È inoltre importante comprendere che settori e industrie diverse richiederanno una varietà di KPI, a seconda del livello di regolamentazione applicabile.
Direzionale
La metrica dovrebbe mostrarti se la tua azienda sta migliorando in determinati elementi degli sforzi di conformità. Comprendere la direzione dei tuoi processi ti aiuta a decidere quando è necessario ripensare e adattare le tue procedure.
Specifico
Più specifico è il KPI, più probabile è che venga raggiunto. Piuttosto che stabilire un obiettivo di "migliorare la conformità", pensa a un obiettivo concreto, ad esempio chiedere al tuo team di aumentare del 10% il numero di audit interni completati entro i tempi previsti. Ciò consente una risposta più efficace.
4. I KPI di conformità più importanti da monitorare + esempi
Ecco alcuni dei KPI di conformità più importanti che dovresti monitorare per garantire che le tue politiche di conformità stiano spingendo l'azienda nella giusta direzione.
4.1 Tempo medio per scoprire un problema
Il tempo impiegato per scoprire un problema di conformità è ovviamente cruciale per indagare e risolvere i problemi entro un periodo di tempo ragionevole. Calcolando questo valore, puoi capire se l'azienda sta migliorando nel rilevare le violazioni o se vengono lasciate proliferare più a lungo. Più breve è il tempo medio per scoprire un problema, più efficaci saranno i tuoi sforzi di conformità.
4.2 Tempo medio per risolvere un problema
Questo KPI può essere analizzato da solo e in relazione al tempo medio per scoprire un problema. Ti interessa vedere che stai risolvendo i problemi più velocemente, ed è questo il dato principale. Tuttavia, se stai diventando più rapido nel rilevare ma la risoluzione è stagnante o richiede ancora più tempo, hai una migliore idea di dove si trovano gli ostacoli nel processo.
4.3 Spesa di conformità per problema
Qual è il costo medio di un problema di conformità per l'organizzazione? Considera l'importo totale delle multe per violazioni di legislazioni diviso per il numero di problemi trattati dal dipartimento di conformità. Se questo valore diminuisce nel tempo, è probabile che tu abbia affrontato con successo le violazioni più gravi e puoi poi lavorare verso il basso per affrontare il resto dei problemi.
4.4 Costo medio delle cause legate alla conformità
Si ottiene dividendo la somma di tutte le spese pagate in relazione alle cause legali promosse contro l'organizzazione per il numero di cause legali. Anche in questo caso, questo KPI può mostrarti se sei riuscito a contrastare il comportamento etico di alto livello all'interno dell'azienda. Se il valore rimane stabile o aumenta, è necessario rivalutare il tuo approccio.
4.5 Spesa totale di conformità normativa
L'importo totale di denaro speso per multe relative a problemi di conformità in un determinato periodo di tempo. Questo è ovviamente un dato di alto livello e non tiene conto di eventi straordinari che giustificherebbero il livello di spesa, ma è comunque utile per comprendere la direzione di questo KPI.
4.6 Gap di gravità del rischio
Si tratta di analizzare la differenza tra i rischi di conformità previsti che influenzano l'azienda e i rischi che si sono effettivamente manifestati durante un determinato periodo di tempo. Se scopri di essere stato eccessivamente cauto, hai la possibilità di sostituire le risorse destinate a rischi che non si sono verificati e ridistribuirle. Se non sei stato abbastanza cauto, ciò ti aiuta a capire dove devi essere più attento.
4.7 Indice di rischio composito
Questo è un modo per capire quanto probabile sia che si verifichi un rischio e l'impatto che avrebbe se si verificasse. Assegni a ciascun rischio potenziale un punteggio da uno a cinque per l'impatto che potrebbe avere e un altro punteggio da uno a cinque per la sua probabilità. Ciò può influenzare le priorità del tuo programma di conformità. Un rischio con basso impatto e bassa probabilità è meno importante di uno con alto impatto e alta probabilità.
4.8 Spesa di conformità regolamentare del dipartimento delle risorse umane
La spesa totale del dipartimento delle risorse umane relativa a problemi di conformità normativa. Dividendo tale valore per il totale dei ricavi dell'azienda nello stesso periodo di tempo, puoi valutare l'efficacia delle tue procedure di conformità nel prevenire comportamenti illeciti all'interno dell'organizzazione.
4.9 Spesa per la formazione sulla conformità
L'importo totale di denaro speso per la formazione sulla conformità per la tua organizzazione diviso per il numero di dipendenti. Per dimostrare che stai affrontando seriamente la non conformità all'interno della tua azienda, devi mostrare che stai facendo un investimento adeguato e aumentandolo di anno in anno per migliorare continuamente la cultura della conformità.
4.10 Conteggio dei dipendenti formati sulla conformità
Non si tratta solo di spendere denaro per la formazione sulla conformità. Monitorare il numero di dipendenti che partecipano alla formazione sulla conformità nel corso del tempo è un modo per dimostrare che stai fornendo le informazioni necessarie ai tuoi dipendenti per svolgere il loro lavoro in modo conforme. Aumentando il numero di dipendenti formati, mostri di essere impegnato nella diffusione della cultura della conformità.
4.11 Numero di segnalazioni di comportamento scorretto
Dettagliare il numero di segnalazioni di comportamento scorretto che ricevi è importante per capire come stanno funzionando i tuoi processi di conformità. Tuttavia, devi fare attenzione nell'analizzare i dati. Un aumento nel numero di segnalazioni di violazioni potrebbe sembrare un evento negativo, ma può anche essere un segno che i tuoi colleghi si sentono più a loro agio nel parlare. Una volta ottenuti i dati quantitativi, esplora i dati qualitativi dai feedback dei dipendenti sulle loro opinioni sulla cultura della conformità.
5. Domande frequenti
5.1 Come si misura il tasso di conformità?
Si prende il numero di dipendenti che sono stati trovati a comportarsi in modo non conforme e si sottrae dal numero totale di dipendenti. Si divide tale valore per il numero totale di dipendenti e si moltiplica per 100 per trovare la percentuale di dipendenti conformi o, in altre parole, il tuo tasso di conformità.
5.2 Cosa rende una buona funzione di conformità?
Una buona funzione di conformità è quella che implementa KPI efficaci per monitorare i progressi verso gli obiettivi strategici. Un team di conformità efficace mantiene anche un'ampia panoramica del panorama della conformità e incoraggia a parlare, ottenendo il coinvolgimento dei leader senior per mostrare che la conformità è valorizzata all'interno dell'azienda.
5.3 In che modo gli strumenti di conformità aiutano?
Gli strumenti di conformità automatizzano processi che altrimenti dovrebbero essere eseguiti manualmente. Ciò risparmia tempo al dipartimento di conformità e libera il personale per concentrarsi sul monitoraggio e l'analisi dei risultati dei loro sforzi.
6. Conclusione
Questi esempi di KPI di conformità mostrano il tipo di indicatori che dovresti monitorare per garantire che la tua strategia di conformità stia funzionando in modo efficace. Le conseguenze di non instaurare una cultura della conformità, come la perdita finanziaria, il danno reputazionale e la riduzione del morale dei dipendenti, possono avere un impatto significativo sull'azienda. Pertanto, assicurarsi di migliorare costantemente gli sforzi per eliminare comportamenti illeciti è nell'interesse dell'azienda.
ComplyLog offre una serie di strumenti per aiutarti a rimanere conformi alle principali normative e semplificare i tuoi processi:
IntegrityLogti consente di soddisfare i requisiti della Direttiva UE sulla segnalazione delle violazioni.
InsiderLog ti aiuta ad automatizzare la gestione delle liste degli insider secondo il MAR.
TradeLog semplifica e velocizza la gestione delle operazioni di trading personali dei dipendenti.
Puoi richiedere una demo gratuita di ciascuno di questi strumenti cliccando sui link sopra.
Iscrivetevi alla Compliance Alliance newsletter per rimanere aggiornati
ISCRIVETEVI
Navigare nella compliance con facilità
Iscrivetevi alla Compliance Alliance newsletter per rimanere aggiornati
Hai effettuato la sottoscrizione con successo!
Questa è la tua conferma ufficiale. Grazie per esserti unito alla newsletter di ComplyLog. Nel frattempo, dai un'occhiata agli ultimi articoli e riferimenti.
Come stabilire obiettivi di un piano di conformità che portano risultati
In un ambiente normativo costantemente in evoluzione, essere in grado di condurre valutazioni dei rischi non è sufficiente. Le organizzazioni devono...
