De EU-richtlijn inzake klokkenluiden, die in 2019 van kracht is geworden, moest tegen december 2021 door alle lidstaten worden aangenomen, waarbij een strakke nalevingstermijn wordt gesteld voor bedrijven, overheidsinstanties en gemeenten. Organisaties met 50 of meer werknemers zijn nu verplicht vertrouwelijke interne meldingssystemen voor klokkenluiders te implementeren voor mensen die illegale activiteiten en onethisch gedrag aan het licht brengen tijdens hun werkzaamheden.
De richtlijn heeft als doel ervoor te zorgen dat degenen die met informatie naar voren komen niet worden blootgesteld aan vergelding door de organisatie of hun collega's. Het is ook bedoeld om meldingen door werknemers van schending van het EU-recht te standaardiseren. Laten we enkele voorbeelden van klokkenluiden op de werkplek bekijken en hoe ermee is omgegaan om het melden en de voordelen ervan te verkennen.
1. 4 Voorbeelden van klokkenluiden op de werkplek
1.1 Telia
De Zweedse telecomoperator Telia ontwikkelde in 2014 haar eigen interne meldingssysteem voor klokkenluiders, de Speak-Up lijn. Binnen een jaar ontving het systeem 92 meldingen van "vermeende gevallen van belangenconflicten, corruptie, verduistering, frauduleuze inkoop en HR-zaken."
Het bevorderen van een bedrijfscultuur die gericht is op ethiek en integriteit leverde buitengewone resultaten op voor Telia in haar eerste twaalf maanden. De lijn bracht mogelijk frauduleuze activiteiten aan het licht, waaronder een voormalige senior manager, derde partijen die relaties aangingen voor persoonlijk gewin die "in strijd met de standaard inkoopprocessen waren, mogelijk om verduistering van gelden te ondersteunen", en verschillende schendingen van de Gedrags- en Ethiekcode van het bedrijf.
Michaela Ahlberg, Chief Ethics and Compliance Officer bij Telia, merkte op dat het belangrijk is om werknemers te betrekken om alle voordelen van een klokkenluiderssysteem te kunnen benutten:
"Werknemers en belanghebbenden moeten vertrouwen hebben in het systeem om de melding in te dienen. We vergroten voortdurend het bewustzijn en communiceren transparant om het hoogste niveau van vertrouwen in de organisatie te behouden."
1.2 LuxLeaks
In 2014 lekte Antoine Deltour documenten van zijn werkgever die hielpen bij het blootleggen van ongeveer 340 bedrijven die belasting ontweken door complexe financiële structuren te creëren en belastingvoorwaarden te verkrijgen die het gebruik van deze structuren binnen Luxemburg toestonden. Vervolgens werd miljarden euro's via het groothertogdom geleid, waarbij sommige organisaties minder dan 1% belasting betaalden over hun winst.
Deltour downloadde het bewijsmateriaal en gaf het door aan een Franse journalist, Edouard Perrin, die er op tv over berichtte.
Het accountantskantoor waar Deltour werkzaam was, vervolgde hem voor het lekken van de documenten, wat resulteerde in een voorwaardelijke gevangenisstraf van zes maanden en een boete van €1.500 in 2014. Hij ontving echter in 2015 de European Citizens Award van het Europees Parlement als erkenning voor zijn onthullingen. In 2018 werd hij vrijgesproken van zijn veroordeling en officieel erkend als klokkenluider.
De LuxLeaks-zaak is een duidelijk voorbeeld van vergelding en was een van de aanleidingen voor de invoering van strengere wetgeving inzake klokkenluiden in de EU en de richtlijn inzake klokkenluiden. Het werd rechtstreeks genoemd door de Europese Commissie als reden waarom degenen die illegale activiteiten aan het licht brengen onder de EU-richtlijn inzake klokkenluiden moeten vallen.
1.3 Slovaks ministerie van buitenlandse zaken EU voorzitterschapsschandaal
In 2016 kwam Zuzana Hlávková, een medewerker van het Slowaakse ministerie van Buitenlandse Zaken, naar buiten met beschuldigingen van fraude bij aanbestedingen. Ze meldde dat ze onder druk werd gezet om de juiste procedures voor openbare aanbestedingen te omzeilen bij het organiseren van evenementen ter gelegenheid van het Slowaakse voorzitterschap van de EU.
Hlávková beweerde dat haar werd verteld samen te werken met een bureau dat verbonden was met de regerende partij Smer. Bovendien vertelde ze journalisten dat de regering de werkelijke kosten van een concert ter gelegenheid van het begin van het voorzitterschap had overdreven.
Hlávková en haar collega Palo Szalai verlieten daardoor het Slowaakse ministerie van Buitenlandse Zaken, waarbij de Slowaakse regering de onthullingen afschilderde als een aanval op haar voorzitterschap van de Europese Unie. Ze werkt nu samen met Transparency International om klokkenluiders te ondersteunen.
1.4 Danske bank
De Britse bankier Howard Wilkinson ontdekte een witwasoperatie van €200 miljard via het filiaal van Danske Bank in Tallinn, Estland, tussen 2007 en 2015. Het omvatte betalingen via het filiaal van niet-ingezetenenrekeningen in Rusland, Cyprus en het Verenigd Koninkrijk. Veel van de transacties werden uitgevoerd door schijnbedrijven en werden vervolgens doorgestuurd naar ontvangers in meer dan 150 verschillende landen.
Wilkinson, destijds hoofd handel bij Danske Bank in de Baltische staten, ontdekte dat rekeningen die als inactief werden gelabeld, dagelijks miljoenen euro's verwerkten en trok in 2014 aan de bel zodra hij ontdekte wat er binnen de organisatie gebeurde. Hij beweert echter dat de bank hem negeerde en dat het schandaal pas vier jaar later bekend werd toen Wilkinson's naam tegen zijn wil in een Estse krant werd gelekt.
In 2018 getuigde hij voor het Deense parlement als onderdeel van een onderzoek dat resulteerde in de sluiting van het filiaal in Tallinn en de arrestatie van tien medewerkers.
Wilkinson vertelde het Europees Parlement dat “omdat de bank geen adequate corrigerende maatregelen nam naar aanleiding van mijn goed gedocumenteerde en geverifieerde zorgen, beschouw ik mijn ontslag als gedwongen. Mij is verteld dat dit bekend staat als een 'constructief ontslag'."
Bovendien beweert hij dat de "zeer beperkende" geheimhoudingsovereenkomst (NDA) die hij heeft ondertekend, zijn gesprekken met wetshandhavingsinstanties beperkte, en hij beschuldigde Danske Bank van discriminatie:
"Het lekken van mijn identiteit en het verlies van mijn privacy zijn vergelding. De bank wist wie ik was op basis van mijn interne meldingen. De bank was verplicht om ervoor te zorgen dat mijn identiteit werd beschermd."
2. Hoe om te gaan met meldingen van klokkenluiders
De EU-richtlijn inzake klokkenluiden bepaalt hoe individuen hun zorgen moeten uiten, welke meldingskanalen voor klokkenluiders moeten worden gebruikt en hoe organisaties op meldingen moeten reageren.
| Het melden van een zorg |
Klokkenluiders moeten "redelijke gronden hebben om te geloven dat de gemelde schendingen op het moment van de melding waar waren". Ze moeten hun rapport vervolgens delen via een van de beschikbare meldingskanalen binnen hun organisatie, waarbij ze dit zowel schriftelijk als mondeling kunnen doen.
Ze moeten dit vertrouwelijk kunnen doen en zoveel mogelijk details verstrekken om de organisatie volledig onderzoek te laten doen. Dit moet onder andere de aard van de klacht omvatten, bijvoorbeeld fraude, witwassen van geld, veiligheidsproblemen, enzovoort.
Voorbeelden van meldingskanalen zijn onder andere:
- Een toegewijde telefoonlijn
- Een persoonlijk gesprek
- Een postbus op kantoor
- Een toegewijd e-mailadres
- Een online meldingsportaal voor klokkenluiders zoals IntegrityLog
Het gebruik van een online meldingsportaal heeft tal van voordelen. U kunt vertrouwelijkheid waarborgen en anoniem melden mogelijk maken. Het voldoet aan de GDPR op het gebied van gegevensverwerking, het is overal toegankelijk en vereist geen 24/7 bezetting met getrainde professionals zoals een telefoonlijn bijvoorbeeld.
|
| Reactie op een melding |
De organisatie dient ervoor zorgen dat een competente en onpartijdige persoon of afdeling de taak heeft de meldingen te ontvangen en te onderzoeken. Dit kan dezelfde persoon of afdeling zijn of twee aparte partijen.
Ze dienen binnen zeven dagen een ontvangstbevestiging te sturen naar de melder en vervolgens binnen drie maanden feedback te geven over het onderzoek.
Het gebruik van een online systeem zoals IntegrityLog stelt u in staat om in één oogopslag de voortgang van alle gevallen op het gebruiksvriendelijke dashboard, te zien, en om meldingen te ontvangen wanneer deadlines naderen. Dit helpt u te allen tijde te voldoen aan de vereisten.
De onderzoekende afdeling moet contact blijven houden met de melder voor het geval er meer informatie nodig is. Ze moeten ook de identiteit van de klokkenluider vertrouwelijk houden, evenals de identiteit van iedereen die in het rapport wordt genoemd, of ze nu supporters zijn van de melder of het onderwerp zijn van klachten over het wangedrag.
Er moeten ook trainingen en andere maatregelen worden genomen om de klokkenluider, diens familie en supporters te beschermen tegen vergelding als gevolg van hun melding.
|
3. Wat kan worden beschouwd als 'vergelding'?
De EU-richtlijn inzake klokkenluiden verplicht lidstaten om afschrikkende straffen op te leggen om organisaties of individuen te ontmoedigen wraak te nemen tegen klokkenluiders. De richtlijn geeft een lijst van acties die als vergelding kunnen worden beschouwd.
Ze omvatten onder andere:
- Ontslag, schorsing, ontslag, degradatie, voorbijgaan aan promotie of het niet omzetten van een tijdelijk contract in een vast contract, waarbij de verwachting was dat dit zou gebeuren
- Niet vernieuwen of verkorten van een tijdelijk contract van een uitzendkracht, bijvoorbeeld, of andere contracten voor goederen of diensten
- Veranderingen in arbeidsvoorwaarden, zoals de locatie van het werk, verandering in werktijden, taken of een salarisverlaging
- Disciplinaire maatregelen, berispingen of het opleggen van enige vorm van straf
- Het geven van een negatieve beoordeling of referentie voor de werkgelegenheid
- Het onthouden van toegang tot training
- Elke vorm van intimidatie, uitsluiting, dwang of manipulatie
- Oneerlijke behandeling, discriminatie of het slachtoffer worden van persoonlijke grieven
- Enige vorm van schade aan reputatie, goede naam, financiën of toekomstige carrièrekansen
- Zwarte lijst binnen een organisatie, sector of branche
- Intrekken van vergunningen of licenties
- Doorverwijzing naar psychiatrische of medische hulpverlening
4. Veelgestelde vragen
4.1 Is klokkenluiden vertrouwelijk?
U dient de vertrouwelijkheid van de melder te handhaven, evenals die van iedereen die in zijn of haar rapport wordt genoemd. Dit kunnen collega's zijn die hem of haar hebben geholpen of gesteund bij het doen van de melding. Het kan ook de naam zijn van iedereen die in het rapport wordt beschuldigd van enige wetsovertredingen.
4.2 Moet u klokkenluiden aanmoedigen in uw organisatie?
Een bedrijfscultuur die klokkenluiden aanmoedigt, de volksgezondheid, de medewerkers en dat het voortdurend wil groeien en zijn systemen wil verbeteren. Het beschermt tegen wettelijke overtredingen en veiligheidsrisico's die kunnen leiden tot onveilige omstandigheden en schade aan de moraal. Er is geen reden om bang te zijn om je uit te spreken, omdat het management belooft te luisteren, actie te ondernemen en degenen te beschermen die criminaliteit binnen de organisatie aan het licht brengen.
5. Conclusie
Er zijn helaas veel voorbeelden geweest van klokkenluiden op de werkplek die voor de melder moeilijk bleken te zijn. Dit zijn de soort incidenten die de EU-richtlijn inzake klokkenluiden hebben geïnspireerd, die tot doel heeft degenen te beschermen die het juiste doen en mensen in machtsposities op de hoogte stellen van wangedrag. Zoals te zien is in het voorbeeld van Telia, wanneer een bedrijf opkomt en actief klokkenluiden aanmoedigt, kan het onmiddellijk actie ondernemen en de werkplek veiliger en gelukkiger maken voor iedereen.
Het gebruik van een online meldingsportaal voor klokkenluiders zoals IntegrityLog helpt dit proces soepel, efficiënt en in overeenstemming met de wet te laten verlopen. Vraag vandaag nog een demo aan of test het 14 dagen gratis en ontdek hoe IntegrityLog uw organisatie kan transformeren.
6. Referenties en aanvullende literatuur
